GED : pour une dématérialisation créatrice de valeur, sinon rien.

Lorsqu'une entreprise dématérialise sans structurer ses données, elle passe à côté d'une exploitation performante et évolutive des informations. Éclairages.

Pourquoi vous interpeler avec un titre aussi radical ? Pour vous éviter de succomber aux charmes du premier modèle de cahier des charges GED venu.

Sans une compréhension fine de l’utilisation de vos données et des enjeux liés au sein de votre organisation, il risque en effet de se révéler incomplet et inefficace...

Le maillon faible dans un cahier des charges GED

 Au commencement d’un projet de dématérialisation existe un piège contre-productif : celui de déplacer les mêmes usages papier sur le digital.

Les supports papier deviennent alors des formats de fichiers bureautiques tels que : PDF, Word ou Excel.

Les utilisateurs s’appliquent alors à entretenir et à archiver un système documentaire qui devient un énorme mastodonte de plus en plus poussif dans le temps.

Lorsqu’un décideur tombe à pieds joints dans cette voie sans issue, il se prive ainsi de tous les avantages qu’offre une réelle transformation numérique.

Celle-ci révolutionne en effet le champ des possibles, aussi bien sur le plan de l’exploitation des données, que sur le plan de la collaboration.

Car le véritable enjeu réside justement dans la manipulation de l’information qui est puisée dans la base de données : leur organisation permet-elle de croiser, d’importer ou d’exporter des flux d’informations spécifiques dans une perspective opérationnelle ou business ?

Données structurées : exemples concrets d’applications

 Vos données sont structurées ?

Vous disposez donc de données précises à la volée !

 Examinons comment votre équipe en tire avantage, dans une optique intégrée à ses processus métiers :

• Monique, la responsable RH, restitue la hausse moyenne de salaire d’un ensemble de salariés ayant le même statut, en prenant en compte les trois années précédentes. Son objectif stratégique : revaloriser les rémunérations pour retenir les talents.
• Stéphane, le directeur commercial, identifie le chiffre d’affaires moyen réalisé par ses clients témoignant de trois années de fidélité. Son objectif de vente : augmenter de 10% sa marge commerciale en lançant une opération « privilège » auprès de ses meilleurs acheteurs.
• André, le responsable des achats, analyse la marge réalisée ces deux derniers trimestres sur un produit en particulier. Son objectif commercial : décider de la continuité de ce produit en constatant sa rentabilité, tout en réduisant les invendus.

Quelle valeur votre dématérialisation doit-elle créer ?

Serait-ce la question à un million ?

Cela dépend de vous : à combien chiffrez-vous les éléments suivants ?

• gain de temps,
• productivité accrue,
• processus métiers optimisés (données intégrées),
• réactivité des équipes,
• développement de l’agilité,
• analyse fine et macro des informations,
• vision globale permettant d’anticiper les enjeux d’un service,
• rentabilité des offres commerciales,
• motivations des collaborateurs,
• relation client au beau fixe,
• augmentation des ventes,
• etc.

Cette liste de bénéfices démontre l’importance de la donnée, et de son intégration au sein de processus collaboratifs sécurisés, qui permettent également de respecter les enjeux de confidentialité.

L’entreprise qui parvient à harmoniser cet équilibre fait de la dématérialisation le maillon fort de sa transformation digitale.