E-signature : quels enjeux légaux ?
Encouragée par les l'essor de la dématérialisation et du travail hybride, la signature électronique s'est généralisée ces dernières années au sein des grandes et petites entreprises.
La signature électronique est rentrée dans les mœurs, symbole de de productivité, d’efficience et de rentabilité. De plus en plus d’entreprises gèrent leurs process de validation et de signature de manière numérique. Si la technologie est largement adoptée et connue, les entreprises ont parfois du mal à se repérer sur ce secteur hautement réglementé et essentiel à la gestion de l’entreprise.
Mieux comprendre les différentes signature
Plusieurs niveaux d'e-signature existent sur le marché et les entreprises doivent faire le bon choix pour assurer la valeur probante de leurs documents.
La signature simple, apposée sur un document PDF par exemple ou un papier scanné, n’a pas de valeur juridique réelle. Vient ensuite la signature avancée, basée sur le concept de double authentification, elle est, de fait, plus sécurisée.
Mais un problème persiste : le signataire n'est pas identifié formellement par un document officiel au moment de la signature, et cela peut poser problème d’un point de vue légal. Il est impossible de démontrer formellement que la personne ayant signée est le bon collaborateur.
La signature qualifiée est la plus sécurisante pour les entreprises, puisqu’en plus de la double authentification, elle comprend la vérification de l’identité via un document officiel (pièce d’identité, passeport, etc.) et une photographie de l’utilisateur par webcam.
Pour faciliter le choix, les entreprises peuvent se référer au RGS (Référentiel Général de Sécurité), attribuant une note de 1 à 3 étoiles, pour témoigner du niveau de sécurisation des technologies de signature électronique. Mais un autre élément, très important pour la sécurisation de sa signature électronique, est parfois négligé : celui de la géolocalisation du tier certificateur.
Le tier certificateur, un rôle crucial
Le tier certificateur est l’organisme permettant de donner sa valeur probante à la signature, en récoltant des preuves formelles via la documentation de plusieurs éléments (horodatage, adresse IP, authentification, etc.). Mais, avec des législations différentes et évolutives, les entreprises ont tout intérêt à se tourner vers des tiers certificateurs français ou européens, en capacité de comprendre et respecter les diverses certifications locales.
Ce point est particulièrement important dans un pays comme la France, qui dispose de réglementations strictes implémentées par la CNIL. Opter pour un prestataire européen n’est pas une obligation, mais il est important de s’intéresser à la compatibilité du tier certificateur avec les législations locales.
La e-signature est devenue pour beaucoup un outil du quotidien, un véritable essentiel du travail hybride ou distanciel. Incontournable dans une logique de contrôle des coûts et de praticité, elle permet de gagner du temps dans la gestion administrative et de contractualiser plus rapidement. Mais elle ne devrait pas être pour autant considérée comme une simple formalité, notamment pour les documents les plus engageants. Comprendre les rouages de la signature électronique et être accompagné par un partenaire de confiance permet de se prémunir face à ces potentiels risques.