Rachat, fusion, réorganisation... Comment garantir la consolidation de vos environnements Microsoft 365 ?

Suite à un rachat d'entreprise ou à une réorganisation, il n'est pas simple de séparer les environnements Microsoft 365 et/ou de les agréger autrement. Voici les bons réflexes à adopter.

Peut-on sortir un poisson rouge de son bocal, tout en le gardant en vie ? C’est un peu à cette question que l’on répond finalement, lorsqu’on décide d’une « scission de tenants » sur Microsoft 365.

Quand un rachat d’entreprise ou une réorganisation nous amène à séparer les environnements Microsoft 365 et/ou à les agréger autrement, on ne s’attaque pas à une tâche facile. Un exemple, parmi des dizaines d’autres : il est facile d’identifier à qui appartiennent les fichiers d’un OneDrive ou d’une boîte aux lettres, mais comment séparer des données Teams ?

Quand on touche à cette plateforme-là, on touche à tout ! Outils collaboratif, Infras, Sécurité… Au-delà des difficultés techniques qu’il faut résoudre sans perturber l’activité des utilisateurs, le découpage pose des questions de fond : quels critères choisir pour séparer les données ? Sur quelles pratiques faut-il s’aligner ? Vaut-il mieux migrer progressivement ou en mode « big bang » ?

Autrement dit : Qui prendra le bocal ? Qui prendra le poisson rouge ? Et comment assurer sa survie ?

Pour mieux illustrer notre propos, prenons le cas, dans un secteur très concurrentiel, d’une société A qui rachète une partie de l’activité d’une société B, en considérant qu’elles aient une approche différente sur la gouvernance globale de Microsoft 365 et un niveau d’adoption lui aussi très inégal.

Voici quelques bons réflexes à adopter :

1. Cernez précisément les enjeux

Définissez les risques et contraintes juridiques, la date à laquelle les deux systèmes d’information doivent être séparés, les critères de segmentation des données. Ces questions sont extrêmement structurantes pour l’élaboration de la stratégie de migration et le choix des outils. De mauvais choix peuvent entraîner des conséquences juridiques et économiques pour l’une ou l’autre des parties.

2. Communiquez avec franchise.

Adoptez une stratégie de migration réaliste et pragmatique. Tout ne sera pas migré, et même si on cherche évidement à les minimiser, il y aura forcément des impacts pour les utilisateurs. La mise en place d’un plan de communication solide est une condition sine qua non de la réussite du projet

3. Jouez la carte Hybridation

Mettez en place un groupe-projet constitué d’acteur issus des deux sociétés, et capable mener les travaux en toute objectivité, en posant à chaque fois les hypothèses et les contraintes des arbitrages qui doivent être effectués. Le contexte social peut rendre cette tâche difficile : prenez le temps nécessaire pour faire le meilleur casting.

4. Organisez la traçabilité

Portez une attention particulière aux problématiques de sécurité et de suivi des données. En effet, les outils de migration auront accès aux deux environnements (source et destination) avec des droits assez étendus. Cela posera forcément des questions pour les deux sociétés A et B. Il faut s’attendre à devoir être en mesure de fournir une liste exhaustive des données transférées. De ce fait il faut choisir un outillage technique adapté.

5. Attribuez précisément les rôles

Mettez-vous au clair sur les processus et périmètre de support des deux entités concernées lors de la bascule des utilisateurs d’un tenant à l’autre, surtout si celle-ci est désynchronisée du transfert des postes du domaine Active Directory de l’entreprise B vers l’entreprise A.

6. Donnez la priorité aux usages

Alignez les pratiques sur les outils et les usages, qu’ils soit collaboratifs, d’infrastructure ou de sécurité. C’est un gros chantier puisqu’en fonction du travail à effectuer il peut entrainer la mise en place d’un plan d’accompagnement des utilisateurs, ou la remise en cause de certains processus.

7. Vous n’êtes pas concerné ? Anticipez !

Préparez-vous à un scénario de scission en adoptant dès le déploiement de Microsoft 365 une gouvernance sur la segmentation des données, les critères d’identification des groupes Teams, les conditions d’appartenance à tel ou tel groupe, la formalisation des réflexions qui conduisent à l’adoption des pratiques en cours… Il s’agit en somme de gérer l’actif que représente la plateforme Microsoft 365 à l’aune des bonnes pratiques du la construction d’un SI.

En prenant en compte ces points de vigilance, vous devriez d’une part assurer la survie du poisson rouge dans son nouveau bocal… et d’autre part limiter le stress lié à l’exécution de ce type de projet, tant pour vos équipes que pour vous !