La dématérialisation fiscale des factures : des avantages énormes, mais gare aux écueils !

Les avantages attendus d’un projet de dématérialisation des factures sont nombreux, allant du gain de productivité à la réduction des coûts de stockage, en passant par une augmentation de la fiabilité des traitements. Pour atteindre ces objectifs, il est nécessaire de respecter certaines contraintes.

L’affranchissement total de l’édition d’un exemplaire papier constitue très souvent l’objectif principal d’une volonté de dématérialisation des factures. On parle dans ce cas de dématérialisation fiscale.

Différents profils face à la dématérialisation fiscale
La facture est à la fois un document commercial qui indique le coût d’un achat, mais aussi un document fiscal utilisé pour indiquer les montants de la TVA et comme preuve en cas de contrôle.
Les entreprises gérant une relation B to C (Business to Consumer) ne sont pas concernées car elles peuvent se permettre une dématérialisation de factures totale sans grandes contraintes réglementaires.
En revanche, dans une relation B to B (Business to Business), la facture est un document fiscal qui fait office de justificatif, il permet à l’entreprise de récupérer la TVA.

Les contraintes règlementaires 

La dématérialisation fiscale des factures doit être envisagée de manière économique, organisationnelle et légale.

  • Les factures doivent être signées numériquement,
  • Les exemplaires électroniques clients et fournisseurs doivent être conservés dans des environnements distincts,
  • Chaque tiers est responsable de la validité d’archivage de sa facture,
  • Le processus de dématérialisation doit être adopté de manière bilatérale,
  • L’intégrité de la facture doit être garantie.

Les principales difficultés rencontrées

  • Obtenir un consensus global 

La dématérialisation des factures nécessite l’accord des deux parties concernées. Or, les entreprises ayant dans la majorité des cas une multitude de clients et/ou de fournisseurs, il est difficile d’obtenir un consensus global. Dès lors les entreprises doivent maintenir un double flux qui complexifie la gestion de la facturation et ne permet donc pas la dématérialisation fiscale.

  • Sanctions encourues

Les entreprissent encourent des sanctions en cas de non respect de la règlementation en vigueur (voir figure 1).

 Ces différentes contraintes expliquent certainement qu’à la fin 2010, 90% des factures émises en France le sont encore au format papier[1].

La dématérialisation fiscale est l’aboutissement ultime d’une procédure de dématérialisation des factures. L’entreprise doit identifier clairement les différentes attentes, afin de définir le niveau de dématérialisation à mettre en œuvre. Elle doit gravir progressivement les étapes, c’est-à-dire passer par une phase de dématérialisation non fiscale, avant d’en arriver à la phase finale : la dématérialisation fiscale.