Archivage électronique : une démarche qui va s'imposer aux entreprises. Autant s'y préparer.

L’archivage et la sauvegarde, deux notions à ne pas confondre. L’amalgame entre « archivage » et « sauvegarde » de données est souvent fait. Pourtant ces deux notions recouvrent des réalités bien différentes.

Alors que l’objectif de la sauvegarde est de restaurer des données et des systèmes perdus en limitant le risque de « crash » des systèmes et de corruption des données, l’archivage électronique est conçu pour conserver des documents de référence ou probants et de limiter le risque de contentieux tout en garantissant la conformité à la réglementation.

Le système de sécurité mis en place diffère pour les deux modèles. L’accès à la sauvegarde est dédié aux administrateurs du système et au personnel de la DSI (les collaborateurs techniques), par conséquent l’indexation se fait au niveau du système pour permettre une restauration en cas de besoin.
L’accès à l’archivage électronique se fait par le personnel du service en question (les collaborateurs du métier) et l’indexation s’effectue au niveau du document archivé afin d’aider la recherche des collaborateurs. Aussi, alors que la sauvegarde nécessite une conservation à court terme, les copies devant être détruites après remplacement, l’archivage électronique les conserve pendant les durées requises.
La finalité d’une sauvegarde est d’assurer une copie des données afin d’éviter une perte en cas de dysfonctionnement du dispositif sur lequel elles sont enregistrées. L’archivage, lui, doit permettre une conservation beaucoup plus longue voire ad vitam aeternam des données.

Le cadre législatif, facteur de progression de l’archivage électronique

Plusieurs facteurs poussent les entreprises à développer des pratiques d’archivage électronique. L’explosion du volume de données électroniques est une des raisons mais le contexte légal et réglementaire est vraisemblablement l’un des facteurs déclenchant les plus importants. De plus en plus contraignant, il pousse les entreprises à fiabiliser leurs données et à les conserver sur des délais de plus en plus longs. Bien souvent, un simple archivage des documents n’est pas suffisant, les organisations doivent intégrer la notion de valeur probatoire à leurs projets. En tête des contenus pour lesquels un archivage à valeur probatoire est jugé nécessaire figurent les factures clients ou fournisseurs et les bulletins de paie.
Le cadre législatif concernant les archives et l’écrit électronique s’est beaucoup étoffé et a, de fait, contraint les entreprises à prendre de nouvelles dispositions en matière de conservation des données.
Les contraintes juridiques en matière d’archivage et de conservation de données sont variables selon les domaines concernés.

Dans ce contexte juridique complexe, la mise en place de projets d’archivage électronique n’est donc pas aisée puisqu’elle doit répondre à des critères précis. Cependant le lancement de nouveaux projets sera probablement favorisé par la mise en place du nouveau label de l’Organisation Internationale de Normalisation, qui devrait faciliter les démarches d’archivage et de conservation de données.

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Sources :
-   Dématérialisation et archivage électronique, Jean-Marc Rietsch
-   ISO 15489 sur le Records Management.
-   Norme NF Z42-013 sur les Systèmes d’Archivage Électronique