"Retour vers le Futur" pour la gestion financière

Les directeurs financiers qui comptent encore sur des tableurs "à l’ancienne" doivent se tourner vers l'avenir s'ils espèrent être en mesure de relever les défis de demain. L'enjeu ? Adopter le cloud.

Nous vivons, sans le moindre doute, dans un avenir tout droit sorti du dessin animé futuriste des années 60 et 80, Les Jetson. Des voitures autonomes, aux montres connectées, en passant par les robots aspirateurs, tout est là. Il ne manque plus que le jetpack, ce réacteur dorsal permettant de s’envoler dans les airs, et les vacances sur la lune, pour que la boucle soit bouclée !

Le rêve semble progressivement faire place à la réalité, grâce aux innovations technologiques qui apparaissent quotidiennement. Pourtant, malgré cette multitude d’inventions ingénieuses, de nombreuses équipes au sein des directions financières luttent toujours avec la même problématique de reporting qui, en termes d’exactitude des données, semble, pour sa part, sorti tout droit sorti des Pierrafeu, autre dessin animé des années 60, centré sur…la Préhistoire.

Au quatrième trimestre 2016, plus de la moitié des directeurs financiers interrogés par Adaptive Insights, dans le cadre de l’étude sur les indicateurs financiers, indiquaient produire encore des rapports en exportant les données depuis leur ERP vers Excel. C’est toujours le cas, deux ans plus tard. Bien qu’étant un excellent outil, les tableurs comme Excel ont trois inconvénients majeurs qui les rendent peu fiables : l'erreur humaine, l’hétérogénéité des systèmes sources et le contrôle des versions.

La lutte permanente de la feuille de calcul

Commençons, tout d’abord par le facteur humain. Alors que chacun fait de son mieux, des erreurs sont pour ainsi dire inévitables lorsqu’il est question de copier et de coller des chiffres d'une feuille de calcul à une autre, de saisir manuellement des nombres, ou référencer plusieurs cellules dans des formules complexes. Une faute de frappe suffit à fausser tous les calculs et donc les résultats.

Mais il convient avant tout de se demander pourquoi tant de directions financières en sont arrivées à utiliser un tableur plutôt qu’un outil dédié. Le début de la réponse se situe au niveau de notre deuxième problème : les systèmes sources hétérogènes. Non seulement divers systèmes obligent les équipes à créer leurs propres tableurs, mais ces derniers introduisent également des incohérences dans les métriques, les données et les calculs.

Enfin, une fois que la feuille de calcul est envoyée par e-mail pour collecter des informations et des commentaires, toute notion d’exactitude des données disparait. Comme plusieurs copies sont traitées par différentes personnes et renvoyées ensuite par e-mail, il est impossible de savoir qui a entré quelles données, la provenance des chiffres, ou encore si les utilisateurs ont accidentellement changé quelque chose qu'ils n’auraient pas dû. En résumé, il est souvent impossible de savoir quelle version de la feuille de calcul est la plus à jour.

Tout membre d’une direction financière a déjà été confronté à cette situation ; et ce qui était censé être une simple agrégation de données, devient à présent une demi-journée d'enquête à la Sherlock Holmes pour découvrir qui a brisé la formule et pourquoi la si indispensable « RECHERCHEV » ne fonctionne plus ! Un véritable casse-tête qui s’avère au final aussi chronophage que coûteux.

Le tableur, une solution bien plus chère qu’il n’y parait.

Il suffit donc de multiplier ces problèmes de précision par dizaines pour chaque conseil d’administration, chaque évaluation trimestrielle de la performance, chaque publication annuelle des comptes, chaque arrêté des comptes au niveau d’une division, et pour tout ce qu'un département financier crée chaque année, pour comprendre pourquoi vérifier l'exactitude constitue un véritable problème ; celui du temps. Puisque votre équipe doit produire de plus en plus de rapports, et pour cela récupérer, nettoyer et formater les données d’un nombre grandissant systèmes sources, la précision devrait être une priorité absolue. 

L’éclaircie vient du cloud !

Ainsi, les directeurs financiers qui comptent encore sur des tableurs « à l’ancienne » doivent se tourner vers l'avenir s'ils espèrent être en mesure de relever les défis de demain. 

La première étape est l'automatisation. Plutôt que de saisir les données manuellement dans un tableur qui lui-même sera diffusé par courriel – au cours de nombreuses navettes –, un logiciel basé sur le cloud peut automatiquement extraire des données de toutes les sources afin d’éliminer les erreurs. Cela permettra non seulement à l’équipe financière de gagner du temps, mais elle pourra également vérifier la source des données, s’inscrivant dans une démarche d’audit. La direction financière aura ainsi plus de temps pour analyser plus précisément les données, allant même jusqu'au niveau de la transaction, révélant ainsi alors des informations précieuses. De plus, une fois la collecte de données complètement automatisée et son intégrité garantie, les équipes seront en mesure de créer une vision consolidée mais également adaptée pour être utilisée par chaque division, chaque département, chaque employée. Cela permettra à tous les employés de travailler sur la même réalité et non pas en silo – où chacun utilise ses propres données.

Les organisations qui continuent de se servir de tableurs comme Excel peuvent considérer que de telles solutions ressemblent à l'une des visions les plus folles des Jetson. Pourtant, c’est aussi réaliste que les voitures autonomes, et autres innovations du quotidien qui existent aujourd’hui. En changeant la méthode, les équipes financières auront l’ensemble des données et la précision nécessaires à la planification et à la prédiction de leur avenir ! 

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