Comment gérer la transformation de la communication et de la collaboration dans les grandes entreprises ?

En termes simples : une entreprise avec de bons outils de collaboration est une entreprise qui ne passe pas de temps à se soucier de ces outils.

La façon dans les collaborateurs travaillent et communiquent évolue. Leurs outils se doivent de refléter ces changements. L'approche cloisonnée du partage de l'information introduite par le courrier électronique il y a près de vingt ans n'est plus adaptée pour gérer la quantité et la complexité de l'information qui circule au sein des entreprises aujourd'hui. Mais comment choisir le bon outil ?

Vous avez une équipe de 500 personnes et certaines d'entre elles travaillent dans l'entreprise depuis plus de trente ans. Ils sont toujours brillants, tout comme l'entreprise, et, dans l'ensemble, vous vous en sortez très bien. C'est une période prometteuse, mais pas sans défis, parce que les grandes entreprises ne fonctionnent plus de la même façon qu'avant. 
L'un des défis les plus importants, mais souvent négligé pour les grandes entreprises, est de savoir comment collaborer efficacement à grande échelle et comment sortir des anciens systèmes. Si vous cherchez à constituer de nouvelles équipes ou à améliorer les anciennes, vous ne prenez pas toujours en compte la façon dont vous pouvez les aider à travailler efficacement avec d'autres entités de l'entreprise. Cependant, si vous transformez intelligemment vos communications, cela ne sera même plus nécessaire.

Les outils de collaboration doivent être discrets et être capable de réunir les bonnes personnes avec la bonne information et leur donner les moyens de collaborer efficacement. En termes simples : une entreprise avec de bons outils de collaboration est une entreprise qui ne passe pas de temps à se soucier de ces outils. Mais comment y arriver ?

Si vous voulez mettre en place un outil de collaboration d'entreprise efficace, il y a trois questions simples que vous devriez vous poser :

1. Avez-vous l’outil de collaboration adapté à votre taille ? Si votre équipe est composée de dix personnes, il est relativement simple de bien communiquer et de collaborer efficacement. Cependant, si vous êtes une grande entreprise, il est clair que vous avez besoin d’une solution qui peut s'adapter à vos besoins, et éliminer les longues chaînes d’emails dus aux "répondre à tous". Tout le monde n'a pas besoin de voir toutes les conversations qui ont lieu, mais il se peut qu'ils aient besoin d'être capables de trouver rapidement et facilement des informations à partir de cette conversation à un moment ultérieur. C'est pourquoi les gens s'éloignent de plus en plus des systèmes existants pour se tourner vers la communication en canal - ou chaîne - et les messagerie électroniques. Les canaux sont l'endroit où la majorité de la communication d'une équipe peut avoir lieu. Chaque chaîne est une conversation séparée qui peut être configurée pour être publique ou privée, avec des membres simplement ajoutés ou supprimés si nécessaire. Par rapport au courrier électronique, la communication par canal/chaîne fournit une plus grande transparence et des réponses plus efficaces (par exemple, en utilisant des emojis pour réduire la taille des messages). Cela permet une collaboration plus simple. L'utilisation de notifications dans les canaux permet de créer instantanément des priorités, des indicateurs d’affectation et d'actions. 
2. Est-ce que tout le monde pourra utiliser l'outil correctement ? Tout le monde dans votre entreprise n'est pas un expert en nouvelles technologies et, à ce titre, les outils doivent être accessibles et intuitifs. Indépendamment de l'ancienneté, de la titularisation ou de la fonction, l'ensemble du personnel doit être en mesure d'apprendre à utiliser rapidement l'outil de collaboration sélectionné. L'introduction de ces outils devrait aider à faciliter le travail de vos collaborateurs, et non à leur en rajouter. De même, les administrateurs informatiques sont très occupés - s'assurer qu’il est à la fois puissant et fonctionnel leur fera gagner un temps précieux. 
3. L'outil s'intégrera-t-il facilement aux applications dont vous avez besoin ? Enfin, vous devez simplement aider les gens à accomplir leur travail. Si vous devez changer d'application pour connaître les dernières statistiques de vente d'un client ou le contrat qu'il a signé il y a un an, vous perdez du temps. Plus votre outil de collaboration peut servir de plaque tournante pour vos communications et d’intégrer des données, des conversations et des applications externes, plus les gains de productivité seront importants. Les bots et les assistants virtuels représentent l’étape suivante. Choisir des outils qui ont un écosystème ouvert et agnostique vous aidera à assurer la pérennité de l’expansion de votre entreprise. 

La façon dans les collaborateurs travaillent et communiquent évolue. Leurs outils se doivent de refléter ces changements. L'approche cloisonnée du partage de l'information introduite par le courrier électronique il y a près de vingt ans n'est plus adaptée pour gérer la quantité et la complexité de l'information qui circule au sein des entreprises aujourd'hui. Les anciens systèmes comme le courrier électronique finissent par brider la  productivité et la collaboration. Comme toute infrastructure, elle doit évoluer.

Aujourd'hui, les entreprises évoluent au même rythme. Nous travaillons ensemble, à travers le monde, en temps réel. Et pour y parvenir efficacement, un centre de collaboration est nécessaire. Fondamentalement, cela signifie qu'il faut relier la bonne information aux bonnes personnes, au bon moment. Les entreprises qui prennent cet élément en compte sont celles qui réussiront dans la prochaine ère de travail.