Les smart-meetings : quand l'IA s'invite dans les salles de réunion

Qui n’a pas déjà ressenti un léger sentiment d’anxiété en connectant à une visioconférence ? Entre des situations techniques parfois complexes, des mauvais réglages et la pression du temps, les salariés font souvent face à des freins empêchant une expérience optimale.

Une nouvelle génération de salles de réunion fait usage de capteurs multimodaux pour détecter et capturer le comportement verbal et non verbal des participants. C’est ce qu’on appelle une salle de réunion intelligente ou “smart meeting room”.

A l’heure où l’intelligence artificielle (IA) investit tous les domaines, que peut-elle offrir aux utilisateurs des salles de réunion intelligentes et quelles sont les perspectives d’évolutions de ces “smart-meetings” ? Quels sont les bénéfices de l’IA lors des trois moments clés de la réunion que sont la connexion, l’échange et la retranscription ?

L’assistant personnalisé, une réponse aux problèmes de connexion ?

Les applications de collaboration telles que Teams, Hangouts Meet ou Zoom, par exemple, proposent des solutions simplifiées pour l’organisation des réunions en visioconférence.

Avec des interfaces légères et rapides, les applications de visioconférence permettent de gérer intelligemment les agendas des participants afin de trouver à la fois le bon créneau et la bonne salle de réunion en évitant les nombreux aller-retours de mails entre l’ensemble des participants, qui sont parfois sur des fuseaux horaires différents.

De nombreuses applications de collaboration vidéo vont proposer l’option de commande vocale pour lancer une conférence vidéo. Afin de gagner un temps précieux et réduire le stress de la connexion, imaginez n’avoir plus qu’à dire : "Hey Assistant, commence la réunion" pour réellement lancer votre visioconférence, sans même avoir à appuyer sur un bouton.

Un assistant intelligent pourrait également assurer un service client irréprochable. En effet, toutes les situations ne nécessitent pas de mobiliser l’aide d’un conseiller humain. Aujourd’hui avec les progrès de l’IA, les machines deviennent de plus en plus qualifiées pour résoudre les problèmes simples.
De ce fait, certaines situations avec un cadre simple seront, à terme, prises en charge par des assistants dopés à l’IA qui pourront, à l’aide de questions simples, résoudre les freins à la connexion. Et pour prévoir l’anxiété ou la réserve que certains ressentent face à la machine, nous imaginons bien ces nouveaux assistants “smart” revêtir un visage humain.

Bien souvent, passer du temps à régler sa caméra de visioconférence et son micro sont des sources de distraction dès le début de l’appel et ne permettent pas une bonne concentration sur ce que dit son interlocuteur. L'utilisateur peut être soit distrait par les réglages ou à l'inverse être si pris par la discussion qu'il ne se rend pas compte que ses réglages sont mauvais. Que ce soit avec le cadrage automatique, la reconnaissance vocale ou le système audio intelligent, les technologies d'IA arrivent rapidement dans la salle de conférence et commencent à avoir un impact sur la qualité et la facilité d'utilisation des systèmes de conférence de manières diverses et inattendues.

Ces technologies automatisent l'équilibre de la lumière et des couleurs, l'audio de la pièce et la clarté vocale, et fournissent un contrôle automatisé de la caméra afin d’offrir une expérience de visioconférence naturelle et engageante pour une collaboration toujours plus efficace. La perspective d’évolution de la prise de son pourrait être la possibilité de soustraire de manière automatisée les bruits “non-humains” tels que, par exemple, les bruits de claviers ou un bourdonnement de ventilateur pour une meilleure qualité audio de l’appel. Il est également possible d’imaginer d’offrir à un coût abordable, une prise de vue dynamique de la salle de visioconférence grâce à plusieurs caméras qui permettraient une plus grande fluidité de mouvement et une réalité augmentée de la perception des réunions.

Certains applicatifs permettent aujourd’hui d’obtenir une transcription en direct du contenu de la réunion et également sa traduction afin d’en faciliter la retranscription après la réunion. Grâce à la prise de notes intelligente, nous pouvons imaginer une analyse approfondie du contenu de l’échange grâce à l’IA mais également une mise en exergue des points d’intérêts qui ont été abordés et faciliter la mise en oeuvre des décisions prises.

Enfin, l’analyse émotionnelle sera un véritable enjeu de l’analyse de la réunion. En effet, grâce aux innovations en matière de systèmes de caméras plus intelligents au sein de l'environnement de travail et notamment les salles de réunion, de nouvelles données pourront être partagées lors des réunions afin d'aider à contextualiser le déroulement d'un rendez-vous - à l'image des analyses de perception émotionnelle pour les centres d'appel.

L’analyse du ton de la voix, des hésitations, mais aussi des mouvements du regard peuvent devenir autant de datas importantes qui permettront une analyse nouvelle des réunions afin que les participants puissent continuer à améliorer la qualité de leurs échanges.