Express Marée achemine électroniquement ses factures
Le spécialiste du transport de produits de la mer dématérialise dès 2001 ses documents internes, puis ses factures. L'ajout dans son outil de GED de la signature électronique dote les factures d'une valeur légale.
Fort de six antennes, sept agences à travers la France et 60 ans d'expérience, Express Marée transporte chaque année 85 000 tonnes de produits de la mer. Le spécialiste de la logistique et du transport s'est épris de la dématérialisation dès le début des années 2000, d'abord pour le traitement interne de ses documents, puis dans ses relations avec ses clients.
Pour une entreprise multi-site, la gestion des documents papiers s'avère en effet rapidement problématique et source de coûts. La dématérialisation est industrialisée au sein d'Express Marée en 2001 grâce à la mise en place d'un logiciel de GED (ici pour gestion électronique des dossiers). Contre une dépense avoisinant les 37 000 euros, le transporteur évalue le retour sur investissement du projet à seulement 2 à 3 mois
"Novaxel était en 2001 le seul prestataire à pouvoir s'interfacer à notre logiciel de transport et aux applicatifs métiers. Toutes les opérations qui risquaient d'être manuelles ont finalement pu être automatisées dans l'application de GED. Ainsi tous les documents scannés en agence sont transférés via des lignes dédiées vers les serveurs du siège et mis à disposition de toute l'entreprise", détaille Stéphane Grignon, directeur financier d'Express Marée.
Dans un premier temps, le transporteur adresse par messagerie électronique des factures à certains de ses clients. Toutefois celles-ci n'ont pas alors de valeur légale. Express Marée décide de remédier à cette lacune en 2007 en dotant son outil de GED d'une fonctionnalité de signature électronique grâce à un certificat délivré par Chambersign.
"Des développements complémentaires sont donc entrepris par Novaxel afin de permettre la signature des factures. Interfacé au logiciel de gestion commerciale, l'application va récupérer le fichier d'édition, le découper en clients, réaliser des tâches de mise en page et signer les éléments grâce à la clef de signature délivrée par l'autorité de certification. Les factures sont ensuite envoyées par email aux clients, au format PDF. Elles sont également stockées sur un serveur pour permettre aux clients de visualiser sur Internet les documents et leur historique", précise Henri-Pierre Cubizolles, directeur technique de Novaxel.
Chaque mois ce sont ainsi 3000 factures qui sont dématérialisées, soit près de 13 000 pages. La gestion électronique des documents et la signature sont donc effectuées depuis Novaxel, installé sur un serveur milieu de gamme sous Windows Server 2003. L'ajout de la signature électronique n'a pas remis en cause l'architecture technique du service.
La visualisation sur Internet de l'historique des factures des cinq dernières années est prise en charge par un serveur Web indépendant. Un batch permet de récupérer automatiquement les factures pour mettre à jour les données sur le portail client. Sur ses 800 clients finaux, 500 ont d'ores et déjà signé la convention leur permettant de recevoir électroniquement leurs factures, et ce dans des délais très brefs.
Les clients reçoivent en effet le document une heure après son émission, contre deux à trois jours sous sa forme papier. Pour Express Marée, les gains sont évidents, notamment en matière d'impression et d'affranchissement. Mais la dématérialisation apparaît également pour le transporteur de plus en plus comme un argument commercial dans sa relation avec sa clientèle.
Stéphane Grignon, qui espère convaincre ses clients les plus réticents, envisage aussi de développer encore l'usage de la dématérialisation, notamment dans ses relations avec les fournisseurs d'Express Marée. "Nous pourrions par exemple mettre en place une interface avec l'application comptable pour permettre aux fournisseurs de suivre leurs paiements", cite le directeur financier.
| Source : JDN Solutions | |
| Organisme | Express Marée |
| Secteur | Transport |
| Solutions retenues | Novaxel et ChamberSign |
| Début du projet | 2001 |