La dématérialisation : les bonnes questions pour faire le bon choix
La dématérialisation est aujourd’hui un élément important de réduction de coût pour de nombreux DSI. Les mises en place de solutions de GED sont désormais des projets d’envergure, qui modifient les habitudes de travail en automatisant un ensemble de tâches assez répétitives.
Il existe aujourd'hui sur le marché un grand nombre de solutions, qui toutes mettent en avant un ensemble de fonctionnalités des plus importantes au plus gadgets. Selon une étude d'Yphise, quatre éléments clefs sont à prendre en compte lors d'un choix de solution GED :- L'accessibilité des informations en fonction des besoins métier
Ce n'est pas parce que l'outil de gestion des documents permet de réaliser des recherches simplement que les utilisateurs vont accéder directement à la bonne information.
Une politique efficace de recherche des documents dans le contexte de l'entreprise doit être mise en place. Les documents doivent être catégorisés et ciblés afin que l'information remontée soit la plus pertinente possible. C'est dans ce but que l'information devra être enrichie de métadonnées spécifiques à chaque type de documents.
Pour être accessible, l'information doit également être proche de l'utilisateur et de son outil de travail au quotidien que soit par l'intermédiaire d'un portail intranet/internet ou directement inclus dans ces outils de production de document (dans MS Office par exemple)
- La gestion du risque documentaire
Outre la sécurisation du serveur (backup) et du réseau (disponibilité), il est important qu'une solution de GED puisse limiter l'accès aux documents en fonction des profils utilisateurs.
Autre risque, moins souvent pris en compte, le coût de production (incluant la validation) et de diffusion. Simplifier ces étapes est donc primordiale !
- Optimisation de l'intégration des documents dans les processus métier
Evidement, le but d'un système de GED bien conçu est également d'optimiser l'intégration des documents au sein des processus métier, afin de limiter les coûts, simplifier les échanges, automatiser les circuits de validation et donc de réduire les temps de traitement sur de nombreux postes.
Un peu à l'image du IRCEM qui a mis en place un système de workflow pour gérer ces documents clients, supprimant par la même occasion de fastidieuses opérations manuelles.
Le système de workflow contenu dans la solution de GED doit être proche du métier, mais facile à mettre à jour en cas d'évolution des besoins (dans le meilleur des cas, sans avoir à faire appel à la société de service qui l'a mis en place)
- Le coût du service
Elément pivot de tout choix pour un DSI et le service des achats, il existe aujourd'hui une gamme importante de solutions propriétaires et open-source arrivée à maturité.
Celle-ci pour la plupart se valant fonctionnellement, c'est souvent le prix qui fera la différence. Mais, encore faut-il bien tout prendre en compte : prix des licences, mise en place, formation, matériel requis, mais surtout coût maintenance annuel et d'expansion de la solution (ajout d'utilisateurs supplémentaires par exemple)
A cela, il ne faut pas oublier une dernière spécifiée importante. La capacité du système à archiver et s'épurer lui-même des documents devenus inutiles. Selon IDC, c'est 161 milliards de Go de données qui ont été stockées en 2006 et une prévision bien supérieure pour 2007.
Il est bon d'avoir un système qui archive et détruit automatiquement les documents obsolètes. On obtient ainsi un gain en de place stockage - physique dans les bureaux et virtuelle sur les disques - important (donc, encore une fois, une réduction des coûts).
Pour résumer tout cela, il est évident que chaque entreprise à des besoins bien spécifiques en terme de gestion de documents et de dématérialisation, mais l'accès au donnée, l'enrichissement de l'information par des métadonnées, la gestion de processus par les workflows et l'archivage sont des éléments indispensables à prendre en compte lors du choix d'une solution. Si en plus, vous obtenez tout cela au meilleur prix, que demander de plus ?