Arlux adapte son ERP aux exigences de l'international

Le choix de la méthode "big bang" ne s'est pas avéré totalement payant, mais au final le projet à été mené à bien grâce à la formation et à la conduite de projet de l'intégrateur.

La société Arlux, spécialiste de l'enseigne lumineuse à destination des banques, des stations services ou encore des concessionnaires automobiles, utilisait depuis longtemps un ERP vieillissant, en mode texte, qui n'intégrait pas les fonctionnalités de comptabilité. Seuls les stocks, la vente et la production étaient pris en compte, ce qui handicapait cette société nantaise qui emploie 220 personnes, et génère un chiffre d'affaires de 40 millions d'euros par an.

"Nous avions également des problèmes de communication avec nos filiales à l'étranger", explique Thomas Scherrer, responsable des services informatiques d'Arlux.  "Nous avons aussi augmenté notre taille, les demandes des clients sont devenues de plus en plus importantes en termes de retour d'information et de délais. Il nous fallait donc de nouveaux outils de reporting, à la place des tableaux Excel que nous utilisions pour compléter l'ancien ERP."

D'où la recherche d'une solution qui permette à la fois de combler ce problème fonctionnel, mais aussi de pouvoir proposer une solution multilingue, capable d'équiper les filiales et partenaires à l'étranger. Mais la démarche d'Arlux va être de s'intéresser en premier lieu à un intégrateur, expert métier, capable de l'appuyer dans la mise en place de la nouvelle solution.

"En 2004, nous avons pris la décision d'améliorer notre outil, soit en passant par une nouvelle solution, soit en améliorant l'existant. Rapidement, nous avons décidé de passer à un nouveau produit, et nous avions l'intuition GFI avait la capacité d'intégrer la solution que nous avions pré retenue. Il s'agissait d'un produit de la société Adonix, qui a depuis été racheté par Sage. GFI proposait une assistance multi-lingue et multi-situation, qui collait bien à ce que nous voulions", précise Thomas Scherrer. Le choix de l'intégrateur repose donc sur des critères avant tout fonctionnels. "Nous voulions que ce soit une réussite groupe et donc une société moins chère n'aurait pas été choisie, car les prestations n'auraient pas été au niveau".

Le mode "big bang" est choisi, de manière à ne pas avoir à opérer deux systèmes pendant la phase de transition

Le contrat est signé au début de 2005, avec un déploiement prévu au mois de septembre, pendant la fermeture annuelle. Le mode "big bang" est choisi, de manière à ne pas avoir à opérer deux systèmes pendant la phase de transition.

Mais la phase de reprise de données ne se passe pas correctement. En fait, le temps imparti pour cette étape à été estimé de manière trop juste.

"On avait les données de base à reprendre avec une nouvelle codification, en texte à la place des nombre. On avait des contraintes de 30 caractères pour les désignations, et puis il fallait reprendre tous les documents ouverts , les livraison et les devis en cours par exemple. On avait aussi tous les devis à reprendre, puisque chez nous le format de devis dépend du client", explicite Thoma Scherrer. Au final, l'avancement du projet est retardé de plusieurs mois, avec la mise en place au final d'un dossier test. La mise en production démarre véritablement en avril 2006.

GFI s'attaque alors à l'aspect formation des utilisateurs. Une formation pyramidale est choisie, avec des sessions organisées pour des experts de domaines, qui correspondent en fait aux chefs de service. Ces derniers redescendent ensuite l'information vers le personnel. Le procédé fonctionne et l'ensemble des utilisateurs sont formés correctement, et rapidement, selon le responsable informatique.

Arlux s'engage ensuite sur un contrat de support de trois ans avec GFI, qui inclut les mises à jour et de la maintenance. Un service qui va s'avérer utile, mais dont le renouvellement est aujourd'hui grandement lié à un point : "si la loi de finance change en septembre prochain, il faudra faire des mises jour au niveau des modules de comptabilité de l'ERP, et le contrat avec GFI sera alors encore d'actualité" termine Thomas Scherrer.