Kiloutou dématérialise sa facturation fournisseurs autour d'Oracle eBusiness Suite
Le spécialiste de la location de matériels a couplé la solution de dématérialisation Readsoft au progiciel. Une intégration qui n'a pas coulé de source, mais avec un ROI au rendez-vous.
Fondé en 1980, Kiloutou est spécialisée dans la location de matériels pour particuliers et professionnels. L'entreprise, qui a réalisé en 2009 un chiffre d'affaires de 280 millions d'euros, compte 2 300 collaborateurs répartis dans 270 agences dans toute la France.
En parallèle de son projet de refonte globale de ses applications financières lancé fin 2005, Kiloutou a également souhaité améliorer ses processus d'approvisionnement au paiment (purchase to pay). Objectif visé : mettre en place un nouvel ERP et lui adosser une solution de Lecture automatique de documents (LAD) et dématérialisation des factures fournisseurs. Et par la même occasion mettre un terme à l'hétérogénéité des développements spécifiques existants en s'adossant sur un socle applicatif commun.
"Nous avons démarré le projet du choix d'un ERP en novembre 2005 et avons été amené à consulter SAP, Sage, Generix ou encore Microsoft pour finalement nous tourner vers la solution d'Oracle car elle nous semblait la plus aboutie, répondant le mieux à notre cahier des charge ainsi qu'à beaucoup de nos pans applicatifs, sans compter la stabilité de la maison Oracle", explique Christophe Laloyer, directeur des systèmes d'information.
"En 2009 nous avons traité 137 518 factures pour 9,5 équivalents temps Plein" (Pierre Creusy - Directeur comptable)
Et Christophe Laloyer de préciser : "nous avions besoin d'une solution capable de répondre parfaitement aux spécificités de notre gestion des immobilisations avec un système entièrement intégré avec notre gestion financière, ce qu'était en mesure de proposer Oracle e-Business Suite."
Après les phases de conception générale et détaillée, suivie par un travail de paramétrage spécifique et de recette sur 4 mois jusqu'en octobre 2006, Kiloutou a ensuite mis l'accent sur un travail de reprise de données avant d'opérer la bascule opérationnelle. Une étape qui n'a pas été sans causer quelques soucis.
Alors que le projet ERP aura en tout nécessité 5 500 jours / homme, celui de la mise en œuvre de la solution de dématérialisation des factures fournisseurs, fournie par Readsoft, a en effet été avec le recul quelque peu sous-estimé, n'ayant pas dépassé une centaine de jours / homme.
Malgré des connecteurs natifs pour Oracle, le démarrage avec Readsoft s'est donc avéré plus compliqué que prévu, Kiloutou ayant même dû dépêcher un consultant du Danemark pour venir l'aider sur la partie conseil, faute de compétences disponibles en France.
Un consultant dépêché en renfort du Danemark
"Nous avons essuyé quelques plâtres et raté des paramétrages clés comme celui du workflow mais également celui du type de rapprochement par ligne de factures qui a engorgé notre système comptable, alors que nous aurions dès le départ dû nous orienter vers un rapprochement en pied de factures", raconte Christophe Laloyer.
Trois ans et demi après la mise en œuvre opérationnelle d'avril 2007, la dizaine d'utilisateurs en comptabilité fournisseurs de Kiloutou se montrent toutefois entièrement satisfaits de la solution. Et tout particulièrement du fait de ne plus avoir à scanner des factures et avoir à traiter du papier, source d'erreurs et de litiges avec les fournisseurs. Les gains sont qui plus est loin d'être uniquement qualitatifs, avec un retour sur investissement bel et bien au rendez-vous.
"Nous nous étions fixé un objectif d'absorption de la croissance du nombre de factures traitées tout en parvenant à stabiliser les effectifs équivalents temps plein ce que nous avons réussi à faire puisqu'en 2006 nous traitions 98 989 factures pour 10 équivalents temps plein, et qu'en 2009 nous en avons traité 137 518 pour 9,5 équivalents temps plein", se félicite Pierre Creusy, directeur comptable groupe.
Aujourd'hui, si aucun développement complémentaire ou mise à jour majeure n'est au programme, Kiloutou prévoit cependant de capitaliser sur son outil de supervision et de reporting, mis en place en 2009, afin d'accélérer la cadence du nombre de factures traitées.
| Source : Kiloutou | |
| Organisme | Kiloutou |
| Solutions retenues | Oracle eBusiness Suite et Readsoft Invoice IT |
| Début du projet | Novembre 2005 |
| Impélmentation | Avril 2007 |