14 malentendus courants concernant la facture électronique

Archivage, sécurisation, législation... Voici 14 malentendus courants qui méritent d'être éclaircis pour mieux informer les entreprises françaises sur la facturation électronique.

Voici une liste de 14 points que j'aimerais éclaircir pour mieux informer les entreprises françaises sur la facturation électronique :

1. La facturation électronique, c'est l'envoi d'une facture par e-mail
S'il est exact que l'e-mail est reconnu comme moyen de transmission électronique, les protocoles e-mails ne constituent pas un moyen de communication sécurisé. Dans la plupart des pays (et en particulier dans l'Union européenne), la facture électronique doit être revêtue d'une signature conforme aux exigences légales. Elle garantit l'authenticité et l'intégrité du document.

2. Seul l'échange d'information est important dans la facturation électronique
Je recommande aux entreprises de vérifier auprès de leurs partenaires commerciaux qu'au-delà du simple échange de factures, le processus de facturation électronique prévoit la transmission sécurisée, la vérification de la signature électronique et l'archivage inaltérable à long terme.

3. L'archivage des factures électroniques consiste à les imprimer et à les classer comme des factures papier
Les factures électroniques doivent être archivées dans leur format original, c'est-à-dire sous une forme électronique. L'état original doit être vérifiable (intégrité des données vis-à-vis de la signature), ce qui signifie que la signature et le résultat de sa vérification doivent aussi être archivés. L'archivage doit être inaltérable (donc complet, non-modifiable et tracé) et accessible en ligne et la facture doit être indexée.

4. Les factures envoyées par fax sont considérées comme des factures papiers (donc pas comme des factures électroniques)
Deux cas doivent être distingués:
- les factures échangées par un télécopieur standard (qui scanne un document papier) sont considérées comme des factures papier ;
- les factures échangées par des télécopieurs informatisés ou des serveurs de fax automatisés sont considérées comme électroniques et nécessitent une signature électronique.

5. Les législations en matière de facture électronique sont immuables
Rien qu'en France depuis 1994, date des premières autorisations de facturation électronique par la Direction Générale des Impôts, le cadre légal a déjà été modifié à plusieurs reprises, dont au moins deux fois au cours des six dernières années. En Allemagne, la facture récapitulative n'est plus obligatoire depuis le 1er janvier 2009. En Espagne le gouvernement exige de la plupart des entreprises qu'elles envoient des factures électroniques aux administrations centrales à compter du 1er janvier 2010... Ces quelques exemples montrent que le contexte légal est en mouvement

6. Les directives européennes garantissent une harmonie des processus au niveau européen
Toutes les directives européennes sont transposées en droit national dans chacun des pays de l'Union mais ces directives peuvent proposer des options que les pays transposent (ou pas) en droit national selon leurs propres critères.
Il existe trois possibilités pour l'échange de données de facturation:
- l'échanges de données électroniques (EDI) sans signature ;
- la facture avec signature électronique ;
- des modèles spécifiques, comme par exemple en Finlande ou au Royaume-Uni.
Au-delà des exigences nationales spécifiques, il existe également des demandes supranationales comme par exemple la conformité au Sarbanes-Oxley Act (SOX) qui concernent toutes les entreprises cotées sur des bourses américaines. Cette loi impacte la gouvernance d'entreprise, la conformité réglementaire et les obligations en matières de rapports d'activités et donc la facturation électronique.

7. Depuis le 28 janvier 2009, la directive sur la réduction des charges administratives dans l'Union européenne est entrée en vigueur
Attention, le 28 janvier 2009, la Commission européenne a seulement publié une proposition visant à modifier la directive 2006/112/CE, dite directive TVA mais cette proposition est encore loin d'avoir une valeur légale. Pour cela, les vingt-sept pays de l'Union européenne devront l'adopter à l'unanimité, ce qui peut prendre beaucoup de temps, d'autant que tous les pays ne sont pas d'accord. Si finalement un consensus est trouvé, les différents pays de l'Union auront encore un délai de deux ans pour transposer la nouvelle directive en droit national. Par conséquent, il ne faut pas s'attendre au moindre changement avant le 1er janvier 2013.

8. L'équivalence légale entre factures papier et électronique, proposée par la Commission européenne, simplifiera beaucoup les choses
Une fois la proposition de la Commission adoptée et transcrite en droits nationaux, d'autres obligations légales resteront en vigueur. Elles concernent aussi bien l'authenticité de la source que l'intégrité des données et plus particulièrement le respect des conditions de stockage. Les entreprises resteront responsables de l'inaltérabilité des factures archivées.
 
9. En France, le recours à une plateforme certifiée par la Direction Générale des Impôts est indispensable
Il est exact que dans les années 1990, pour faciliter le démarrage de la facturation électronique en France, la Direction Générale des Impôts (DGI) a certifié quelques logiciels de dématérialisation. Depuis 1996, l'Administration a abandonné cette approche, estimant qu'il n'était plus de son ressort de réaliser des certifications techniques. Les versions de solutions aujourd'hui certifiées par la DGI sont donc des logiciels datant au mieux de 1996, alors que la législation a changé plusieurs fois au cours des 15 dernières années.

10. Une seule approche suffit pour connecter tous ses partenaires commerciaux dans le monde
Si une entreprise internationale souhaite réaliser sa facturation mondiale, par exemple au moyen de documents PDF signés, elle risque de ne pas respecter la législation locale de certains pays. Différentes instances peuvent influer sur les exigences vis-à-vis d'une telle approche, à commencer par les administrations fiscales, les conseillers juridiques, les départements internes tels que la Finance et l'Informatique et bien sûr les partenaires commerciaux. Une fois la phase pilote passée, tous ces acteurs peuvent encore retarder et entraver le déploiement mondial d'une solution. La solution utilisée joue donc un rôle essentiel. Plus elle est polyvalente, plus les différentes exigences pourront être couvertes rapidement et efficacement.

11. Les partenaires ne posent aucun problème pour passer à la facture électronique
Le succès d'un projet de facturation électronique dépend de la simplicité et de la rapidité de rattachement des partenaires commerciaux. Les entreprises sous-estiment la résistance de certains de leurs partenaires qui se révèleront subitement intransigeants. C'est pourquoi elles doivent avoir une position sans équivoque vis-à-vis de leur projet : les avantages pour les partenaires doivent être communiqués dès le départ, la solution retenue doit fournir tous les composants nécessaires également aux partenaires (par exemple la vérification et l'archivage) pour un coût nul ou très faible. Certaines entreprises introduisent par exemple des règles strictes comme l'acceptation de factures électroniques entrantes uniquement et des pénalités si des factures papier continuent d'être reçues ou demandées.
Les barrières linguistiques peuvent également poser problème. Elles peuvent être levées par un prestataire externe possédant un centre de service international supportant les langues locales.

12. Tous les partenaires commerciaux peuvent être connectés de la même façon
Un partenaire avec lequel on échange une facture par mois est différent de celui avec lequel on en échange plusieurs milliers. Il existe en matière de facturation électronique des solutions adaptables aux besoins des partenaires commerciaux et à leurs évolutions en termes de volumes de facturation. La décision du type d'intégration doit pouvoir être prise individuellement pour ou avec chaque partenaire.

13. La facturation électronique requiert plus ou moins les mêmes exigences à travers le monde
Il existe certes un véritable consensus sur la définition de la facturation électronique comme la transmission de factures sans papier. Cela ne signifie pas pour autant que les règles soient identiques partout dans le monde. Les exigences nationales sont parfois tout à fait différentes. En principe, trois cas de figure sont rencontrés:
- la facture électronique est autorisée et il existe des règles juridiques qui fixent les types de signature, transmission et formats à utiliser. C'est le cas dans l'Union européenne ;
- Pour échanger des données de facturation de façon électronique, une autorisation préalable des autorités compétentes est nécessaire. C'est le cas par exemple au Japon et au Brésil ;
- La facturation électronique n'est pas autorisée. C'est par exemple le cas en Russie, en Inde et en Chine même si pour cette dernière, des prémices sont visibles avec les initiatives récentes du Golden Tax System, mais rien ne sera mis en place avant 2011.

14. On peut difficilement se tromper en matière de facture électronique et une erreur serait sans conséquence

Des règles strictes existent dans la plupart des pays, et des amendes sont prévues en cas de non respect de ces dispositions par une entreprise ou ses partenaires commerciaux. Les entreprises actives dans des pays soumis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) perdent en plus le droit à la déductibilité de cette taxe en cas de facturation non-conforme. Dans ce domaine, il est donc recommandé de suivre de près les exigences légales et, dans le cas du recours à un prestataire externe, de s'assurer de son expertise et de son expérience en la matière au niveau international.

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