Journal du Net > Management >  L'entretien annuel - Evalué, évaluateur : la FAQ indispensable
     
Vous êtes évaluateur
Vous êtes évalué
Faut-il mettre en place un entretien annuel alors que l'entreprise ne le pratique pas ?   Faut-il demander un entretien annuel à votre supérieur alors que l'entreprise ne le pratique pas ?
Deux possibilités s'offrent à vous : vous pouvez mettre en place un système d'entretien moins formel, qui sera l'occasion de faire le point avec votre équipe. Mais évitez d'évaluer les collaborateurs si ce n'est pas dans la culture ou dans les pratiques de l'entreprise. Seconde possibilité : convaincre la DRH ou votre hiérarchie de mettre en oeuvre une évaluation annuelle, en justifiant de l'intérêt de la démarche. Vous pouvez demander un entretien d'évaluation à votre supérieur, au DRH ou au chef d'entreprise dans une PME. Cela vous permettra de formaliser vos objectifs. Mais attention, agissez avec tact. La personne concernée risque de se sentir accusée. Anticipez également les réactions de vos collaborateurs immédiats, qui ne sont pas systématiquement demandeurs de la mise en oeuvre d'un entretien annuel.
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Faut-il prendre au sérieux l'entretien annuel ?   Faut-il prendre au sérieux l'entretien annuel ?
Oui, l'entretien annuel doit être pris au sérieux. C'est l'occasion d'améliorer ses relations avec son équipe, de motiver les troupes, de préciser les objectifs. Mais il ne faut pas tout attendre de l'entretien, ni lui accorder trop de temps. "Il faut éviter d'organiser des systèmes trop contraignants qui ne seront pas suivis", prévient Christian Malecot, responsable de l'activité recrutement au sein de Demos Consultants. Oui, il doit être pris au sérieux. N'en faites pas non plus une montagne, vous ne jouez pas votre vie. C'est tout le travail que vous avez fait dans l'année qui compte le plus. Néanmoins, il est important de savoir le mettre en valeur. Par ailleurs, le compte-rendu de l'entretien reste en général archivé. Soyez donc vigilant.
 
Quand l'entretien annuel doit-il avoir lieu ?   Peut-on éviter l'entretien annuel ?
Choisissez, si vous en avez la possibilité, une période creuse de l'année. Dans la pratique, les entretiens d'évaluation ont souvent lieu fin décembre ou début janvier afin d'accentuer la notion de bilan annuel et d'arrêter des objectifs pour l'année à venir.

Dans la loi, rien n'oblige le salarié à participer à l'entretien. Néanmoins, refuser de participer à l'entretien annuel n'est pas une approche très constructive, l'entreprise vous offrant la possibilité de vous exprimer. On pourrait facilement vous reprocher une telle attitude.

 
Quand faut-il remettre le questionnaire ?   Faut-il se renseigner avant de remplir le questionnaire ?
Remettez-le à votre équipe dix à quinze jours à l'avance pour qu'elle puisse bien se préparer. "Mais on se focalise trop sur le support. Il doit être le moins lourd possible", soutient Christian Malecot. S'il s'agit de votre premier entretien avec votre manager ou dans votre entreprise, essayez de savoir l'importance accordée à l'évaluation. Quels sont les enjeux ? Une promotion, une augmentation ? Selon le degré d'importance vous saurez adapter votre comportement.
 
Faut-il faire une réunion de présentation ?   Quand faut-il remplir le questionnaire ?
Lorsqu'il s'agit de la première évaluation, il vaut mieux organiser une réunion pour expliquer à l'équipe le but de la démarche et décrire le contenu du support. Par la suite, à chaque changement important dans la méthodologie, il faudra de nouveau réunir les salariés. Remplissez-le au calme, éventuellement chez vous. N'attendez pas la dernière minute. Gardez toujours une copie et relisez vos réponses juste avant l'entretien.
 
Comment prépare-t-on l'entretien individuel ?   Comment prépare-t-on l'entretien individuel ?

Essayez de balayer toute l'année et non d'évaluer le salarié sur ses dernières réalisations. Il peut être intéressant d'être soi-même évalué auparavant afin d'être sensibilisé à la démarche. Cela vous permettra de donner l'exemple et de mieux connaître vos objectifs, un facteur déterminant pour les propres objectifs de votre équipe.

Le questionnaire peut vous aider à bien préparer l'entretien. Avant de répondre aux questions, reprenez les attributions de votre poste, vos missions, vos priorités. Tous ces points vous serviront lors de l'entretien. "Mais le questionnaire n'est pas une fin en soi. Ce qui compte le plus, c'est l'entretien, pas ce qui est écrit", explique Christian Malecot.
 
Faut-il s'en tenir au questionnaire lors de l'entretien individuel ?   Faut-il s'en tenir au questionnaire lors de l'entretien individuel ?

Le questionnaire n'a pas vraiment de valeur en lui-même. "Ce n'est pas un examen noté, insiste Christian Malecot. Il ne s'agit pas de remplir les cases d'un formulaire. Le questionnaire est avant tout un support à la discussion." Afin d'apporter un éclairage pertinent, archivez d'une année sur l'autre les questionnaires afin de voir l'évolution dans le temps de chaque salarié.

 Une fois de plus, ne vous focalisez pas sur le questionnaire, considérez-le avant tout comme un outil de préparation et un support à la discussion. Grâce au questionnaire vous pouvez suggérer des thèmes que vous souhaiteriez lors de l'entretien avec votre manager.
 
Combien de temps faut-il faire durer l'entretien individuel ?   Quel créneau réserver dans son agenda pour l'entretien individuel ?
C'est une question d'organisation. On lui consacre en général entre une heure et une heure et demie par salarié. Le premier entretien annuel dure toujours plus longtemps. Prévoyez large au cas où. Mais ne cherchez pas à faire durer l'exercice. Votre manager a d'autres entretiens à faire passer...
 
Que faut-il faire lors de l'entretien individuel ?   De quoi faut-il se méfier lors de l'entretien individuel ?
Commencez par les aspects positifs. Mais gardez du temps pour développer les points négatifs, c'est le moment où jamais pour le faire. N'oubliez pas que vous êtes en position de force, celle de l'évaluateur. Evitez d'accentuer cette position. La personne que vous évaluez doit se sentir en confiance. Mais attention, l'entretien n'est pas non plus une discussion entre amis. L'entretien individuel n'est pas à piège, c'est l'occasion avant tout de faire le point. Sachez néanmoins que certaines entreprises pratiquent le classement forcé, c'est-à-dire un système de notation qui classe les salariés. Par ailleurs, les compte-rendus peuvent parfois être utilisés par les employeurs devant les prud'hommes dans le cadre d'un licenciement.
 
Comment convaincre lors de l'entretien individuel ?   Comment convaincre lors de l'entretien individuel ?
Appuyez-vous sur des faits précis, si possible chiffrés et datés. Donnez des exemples. Mais le but n'est pas de faire un inventaire qui pourrait être mal ressenti par l'évalué. Par ailleurs, recentrez la discussion dans le contexte de l'entreprise et du secteur d'activité. Utilisez des données précises pour mettre en avant vos réalisations. Parlez aussi au futur en décrivant ce que vous apporterez à l'entreprise l'année prochaine. Montrez-vous réaliste et bien au courant de la situation de l'entreprise et du secteur.
 
Comment négocier les objectifs lors de l'entretien individuel ?   Comment négocier les objectifs lors de l'entretien individuel ?
Mettez en avant les aspects positifs de ces objectifs. Sachez également montrer les compétences nouvelles que permettront d'acquérir ces objectifs. De manière globale, les objectifs se justifient par l'environnement ou encore la stratégie de l'entreprise. En général, l'évalué a peu de marge de manœuvre pour négocier ses objectifs. "En revanche, il peut plus facilement remettre en cause les moyens pour les atteindre", note Christian Malecot.
 
Faut-il parler salaire, formation et promotion ?   Faut-il demander une augmentation ?
Tout dépend de la culture d'entreprise et des augmentations prévues. Quoiqu'il en soit, l'entretien annuel n'a pas pour vocation première la négociation de son salaire, ni l'attribution d'une promotion. Tout dépend de la culture de votre entreprise. La négociation de la rémunération est parfois dissociée de l'entretien annuel. Dans ce cas, évitez d'aborder ce sujet.
 
Faut-il tout dire ? Faut-il mentir ?   Faut-il tout dire ? Faut-il mentir ?
Il vaut mieux s'inscrire dans une relation franche. Attention toutefois, vous évaluez le travail d'un collaborateur, vous ne jugez pas sa personnalité. L'entretien annuel est une bonne occasion de dire ce que vous pensez. Toutefois, n'abordez certains sujets qu'à l'oral, pas sur le questionnaire d'évaluation.
 
Faut-il attribuer une note ?   Peut-on contester sa note ?
"Je déconseille d'attribuer des notes. On n'est pas à l'école !, insiste Christian Malecot. La notation est souvent perçue comme une sanction." Mais tout dépend ici de la culture de l'entreprise. Il est également possible de donner des notes pour chaque point abordé sans préciser de note globale. L'entretien permet effectivement de se défendre. A ce titre, vous pouvez contester la note en refusant de signer le compte-rendu de l'entretien. Mais gardez cette solution pour les cas de force majeur, et parlez-en au service des ressources humaines.
 

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