La dématérialisation simplifie la gestion des contrats
La contractualisation dématérialisée a beaucoup évolué lors des deux dernières décennies. Et permet maintenant aux entreprises de rédiger, signer et gérer des contrats en ligne plus facilement et en toute sécurité. Soit un gain d'argent, de temps et de productivité.
Le développement du commerce électronique dans les années 1990 a créé un besoin de contractualisation dématérialisée, ce qui a bouleversé le monde juridique. Les entreprises contractaient sur le net sans sécurisation ni encadrement. Aujourd’hui ce n’est plus le cas.
La création d’un encadrement légal des contrats dématérialisés
Depuis 2000, la loi n°200-230 et son décret d’application n°2001-272 (2001) accordent aux contrats électroniques la même valeur juridique que leur équivalent papier. Cette loi assure la sécurité juridique de tout contrat dématérialisé respectant les conditions qu’elle précise : la personne dont il provient doit pouvoir être identifiée. Il doit aussi être établi et préservé de façon à en garantir l’intégrité. La loi énonce également les conditions d’identification et de conservation nécessaires pour assurer la plénitude du contrat. Par exemple, la mise en place d’une signature électronique, simple ou qualifiée, ou d’un certificat.
Une protection juridique assurée
Un encadrement légal strict a été créé afin d’assurer la protection des utilisateurs. La mise en place de procédures visant à sécuriser la transaction ainsi que l’accès aux conditions générales de vente du prestataire sont requis. De plus, la communication d’informations complètes afin que le consentement soit libre et éclairé est aussi exigé. Ces formalités supplémentaires permettent aux entreprises de contracter en ligne en toute sécurité, facilitant la transition des services contractuels sur le net.
Des gains en temps, en productivité et avec des économies à la clé
Chaque année plus de 150 milliards de dollars dans le monde sont perdus à cause de contrats mal gérés (source : Aberdeen group, du groupe Harte-Hanks). Les nouvelles plateformes de gestion de contrats et de stockage électronique ambitionnent de remédier aux problèmes liés à cette perte. Par exemple, les contrathèques numériques permettent aux utilisateurs de gagner jusqu’à 96% de temps dans la recherche d’un contrat. Un gain important puisque les services juridiques passent 30% de leur temps sur des tâches de secrétariat : archivage, recherche de contrats, copies… Les alertes d’échéances leurs permettent non seulement d’anticiper, mais aussi de renégocier leurs contrats fournisseurs. Ils ne courent ainsi plus le risque de rater une échéance, et peuvent économiser jusqu’à 15% sur leurs services généraux. Finalement, les contrats ne risquent plus d’être perdus car ils sont stockés sur des serveurs fiables. Cela représente un atout majeur supplémentaire.