Réseaux sociaux en entreprise : de la prohibition à la pédagogie !

Comment accompagner l'utilisation des réseaux sociaux en entreprise ? Pour éviter les écueils de l'interdiction et même au contraire pour permettre aux collaborateurs d'avoir un bon comportement, méthodologie par un spécialiste de la gestion de l'e-réputation.

La disparition progressive des frontières entre vie personnelle et professionnelle,  entre le lien social dans la "vraie vie" (IRL) et sur les communautés ; l'omni-présence des réseaux sociaux, l'hyper-connexion des individus, la multiplication des terminaux (smartphones, tablettes, etc.) imposent aux entreprises de réagir.

Avant de s'intéresser aux problématiques d'e-réputation ou de communication sur les réseaux sociaux, de développement de l'identité numérique, la première volonté des dirigeants c'est de lutter contre la perte de temps réelle ou supposée provoquée par l'accès à Facebook ou autres Linkedin et Viadeo ; d'en limiter les risques.
"Les collaborateurs perdent leur temps sur les réseaux sociaux comme ils en perdent en téléphonant sur leur portable ou en multipliant les pauses cigarettes". Je n'invente pas cette citation, je l'ai entendue très régulièrement dans des assemblées de dirigeants de PME et l'interdiction d'accès par les DSI de nombreuses grandes entreprises répond du même état d'esprit.

Couper l'accès aux réseaux sociaux c'est mener une politique de prohibition, mêmes moyens, mêmes conséquences. 
A Chicago à la fin des années 1920, malgré l'interdiction,  l'alcool de contrebande coulait à flot et provoquait des comportements criminels. Interdire aux salariés "d'aller sur Facebook", cela ne supprime pas les visites pirates sur les réseaux, pendant le temps de travail. Comment ? Qui n'a pas de smartphone aujourd'hui ? (19,4 millions de Smartphones en France selon une étude de CCM Benchmark ).
Le deuxième effet et non des moindres de cette "prohibition du web participatif", c'est d'éloigner considérablement les dirigeants de ces problématiques. "On n'y a pas accès dans l'entreprise donc cela n'existe pas" pourrait-on résumer. Et pourtant, si le sujet, par hasard, revient dans les comités de direction, vous constaterez souvent que le dirigeant (même très âgé) est passé à l'iPad, sans passer par la case ordinateur. On peut donc estimer qu'il sait ce qu'est un réseau social. Et au pire l'affaire du Tweet pendant la campagne présidentiel l'a informé de l'existence d'un réseau où les gens s'expriment, écouté par les journalistes et les personnes influentes.

Ne pas tenter de lutter contre la marée qui monte mais plutôt accompagner la vague. 

Pour cela il est nécessaire de passer par une étape "pédagogie". 
En la matière, il s'agit de construire une charte de bons comportements sur les réseaux sociaux, prétexte en fait pour animer une réflexion dans l'entreprise, pour faire remonter les usages, les craintes ; pour repérer les utilisateurs experts ou réfractaires. Avec le Bon sens numérique, l'association Axa prévention a utilisé les collaborateurs de l'entreprise pour illustrer sa charte. D'autres grandes structures comme La Poste ou le ministère de la Défense proposent elles aussi leur guide pour le bon usage des réseaux sociaux avec des approches différentes.

On peut conduire un travail similaire adapté à une plus petite structure. 

Deux écueils à éviter :
- faire porter le projet par la direction juridique, la DSI et/ou la direction des ressources humaines...Le service communication ou qualité évitera sans doute de transformer ce travail pédagogique en règlement intérieur.
- diffuser "la charte" sans accompagnement et ni explications.

Proposition méthodologique :
-Réunir un groupe de travail composé de plusieurs personnes de l'entreprise, des volontaires même en dehors des fonctions de communication, ressources humaines ou informatique.
-Travailler sur plusieurs chartes existantes, repérer les points incontournables, adapter les exemples aux métiers de l'entreprise ; faire exprimer des situations rencontrées par les personnels.
- Proposer une ligne éditoriale adapté à la culture de l'entreprise (par exemple le Ministère de la Défense insiste dans sa Charte sur les informations diffusées dans les arrières-plans de photos postées sur les réseaux).
- Organiser une conférence sur le sujet dans l'entreprise durant laquelle on permet l'expression d'expérience ou les craintes devant ces nouveaux supports.
- Ne pas oublier de former aussi le comité de direction !

Une démarche à adapter suivant le secteur d'activité et les ressources humaines de l'entreprise.

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