Informatique : 6 conseils personnels pour un dirigeant

Avec la digitalisation des produits et des services, les décisions stratégiques remontent au niveau du dirigeant. Il doit donc être en confiance pour investir sur des projets à forte valeur ajoutée. Cette confiance s’acquérant avec le temps, le dirigeant doit fournir un minimum d’efforts pour appréhender son informatique.

Voici quelques conseils simples qui lui permettront de s’assurer que les projets lui apporteront toute la valeur qu’ils ont promis.

Conseil 1 : s’assurer de la collaboration entre le métier et l’informatique

Quelque soit l’engagement du dirigeant, les projets sont majoritairement menés sous le pilotage d’une direction métier.
Or, les difficultés sur les projets viennent souvent d’une mauvaise gouvernance entre la Direction Générale, les Directions Métiers, la Direction Informatique :
  • Objectifs non partagés,
  • Spécifications pas claires,
  • Plannings « imposés »,
  • Risques non identifiés,
  • Manque d’arbitrages entre les fonctions, les délais, les coûts.
Le dirigeant doit donc formellement s’assurer que les objectifs concrets sont compris et partagés par tous les acteurs.
De plus, il doit vérifier que la gouvernance est efficace, c’est-à-dire que les vraies difficultés sont identifiées, et que les arbitrages sont pris en fonction des objectifs à atteindre.
Une phrase comme « c’est la faute de l’Informatique » doit lui mettre la puce à l’oreille. Elle signifie qu’il n’y a pas de complicité entre les différentes équipes parties prenantes au projet, et que les objectifs sont à risque.
Pour cela, le dirigeant doit s’inviter à certains comités de direction métier-informatique. A cette occasion, il découvrira souvent des problèmes internes complexes qu’il pourra arbitrer.

Conseil 2 : piloter les projets par les indicateurs physiques

Pour s’assurer de la rentabilité des investissements, la meilleure méthode reste encore de rappeler les résultats à atteindre et de mesurer s'ils sont atteints.
Les résultats ne doivent pas seulement se mesurer en termes financiers, car ceux-ci ne sont que la conséquence d’actions opérationnelles. Les résultats doivent surtout se mesurer sous forme d’indicateurs « physiques » : des quantités, des temps.
Les indicateurs se mesurent dès le début du projet. Certains évoluent avant même la mise en œuvre des solutions informatiques. En effet, de nombreux projets sous-entendent une refonte de processus opérationnels qui seront ensuite automatisés par des programmes informatiques. La simple refonte du processus et sa simplification apportent déjà des bénéfices mesurables.
La mesure des indicateurs permet de piloter le projet en fonction des vrais besoins. Un projet n’est jamais figé à l’avance, il y toujours plusieurs façons d’atteindre un objectif. La mesure permet de s’assurer que les équipes sont sur la bonne voie :
  • l’informatique délivre les fonctions attendues,
  • le métier se réorganise comme attendu,
  • la solution technique choisie est la bonne.
Enfin l’atteinte des objectifs opérationnels permet de fiabiliser l’atteinte des gains financiers. Ceux-ci doivent être régulièrement publiés.

Conseil 3 : responsabiliser l’informatique sur la livraison de la solution, et le métier sur la conduite du changement

De façon simplifiée un projet se déroule en 3 phases de délais à peu près équivalents.

Le lancement du projet

Les Métiers et l'informatique sont responsables ensemble de la première phase et des résultats attendus.
Le lancement inclut toutes les phases préparatoires (financières, techniques et opérationnelles) permettant de fixer des objectifs crédibles et partagés. Il est en général aussi long de prendre la décision de lancer un projet, que de réaliser le projet lui-même.

Le développement de la solution

La direction Informatique et ses sous-traitants a, en général, acquis une bonne maîtrise de la conduite des projets de développement.
Elle peut donc pleinement s’engager sur la qualité des délais, des coûts des livrables. A elle de s’assurer de la qualité de l’expression des besoins.

La conduite du changement

Le Métier prend la responsabilité de la conduite du changement. En effet, à quoi sert une solution informatique si les processus opérationnels ne changent pas ?

La conduite du changement inclut : la gestion de l’évolution des processus, la qualification des utilisateurs, l’amélioration continue.
Les employés ont un temps d’adaptation qui est loin d’être immédiat. Tant qu’ils ne sont maîtrisent pas les nouveaux processus et les nouveaux outils, ils sont moins efficaces qu’auparavant.
Or, le changement est toujours compliqué. Pourtant, il existe des règles, des techniques et des outils pour limiter son impact. C’est au métier de les mettre en œuvre, et de restaurer et d’accroitre son efficacité au plus vite.

Conseil 4 : s’intéresser personnellement à un projet

Le dirigeant doit choisir un projet qu’il suivra personnellement.
Il en tirera plusieurs bénéfices :
  • Il se convaincra que l’informatique n’est pas si « technique », et que ses enjeux sont bien au cœur du business de l'entreprise,
  • Il aidera à résoudre certaines difficultés réelles entre métiers et informaticiens,
  • Il établira les règles de gouvernance propres à son entreprise, et applicables à ses projets d’investissement,
  • Il aura un avis éclairé sur son Directeur Informatique, et la vraie valeur ajoutée des services informatiques.

Conseil 5 : mesurer l’usage des applications existantes

Les entreprises ont investi fortement dans des systèmes d’Information pour automatiser leurs processus opérationnels.
Cependant, elles constatent une connaissance et une utilisation médiocre de ces applications, alors que les personnels administratifs passent plus de 50 % de leur temps devant un écran informatique.
A titre d’exemple, les utilisateurs ne connaissent pas plus de 30 % des fonctionnalités des outils Bureautique. Quel gâchis. Mais c’est semblable pour les applications financières, des outils de R&D, les solutions de suivi des clients, …
Dans des périodes d’économies, l’optimisation de l’usage des investissements informatiques est une des façons les plus rentables d’améliorer la profitabilité de l’entreprise.

Conseil 6 : Demander le tableau de bord de l’informatique

Ce tableau de bord doit contenir au moins 3 chiffres.
Le premier indique le pourcentage d’amélioration de la performance des opérations récurrentes informatiques (exploitation et maintenance). A cet égard, les services informatiques peuvent bénéficier largement des investissements dans les nouvelles technologies informatiques.
Le second indique le montant des investissements effectués sur les projets incluant la part informatique et la part métier.
Le troisième est le cumul pluriannuel des gains obtenus sur les projets informatiques.

Conclusion

Les innovations technologiques offrent de fantastiques opportunités de développement pour les entreprises. Pour les transformer en avantage concurrentiels, les dirigeants doivent être convaincus de la rentabilité de ces investissements.
Cette conviction se forgera par l’application de ces quelques conseils qui permettront au dirigeants de prendre confiance en leur Informatique, et à celle-ci de concentrer ses actions sur les bénéfices réels qu’elles apportent.

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