Avec Real Knowledge, Reef fait de l'ombre à Microsoft

Dans le domaine de la gestion documentaire, l'éditeur franco-belge Reef propose depuis peu sa propre solution. Baptisé Real Knowledge, son produit couvre l'ensemble de la chaîne documentaire, depuis la publication d'un document en passant par sa validation, son indexation et sa consultation. A la base, l'outil est développé par Net Development : une agence Web française dont Reef a annoncé l'acquisition le 18 juin dernier (voir notre article sur le sujet).

Un workflow de publication
En amont, Real Knowledge intègre une solution de workflow, permettant d'assister la publication de tout type de documents (bureautique, fichiers multimédia, liens Internet …). "Il s'agit d'une interface graphique utilisable par des non-techniciens", souligne Clément Egger, directeur des solutions chez Reef. A ce stade, les formulaires d'entrée intègrent également des champs relatifs aux méta données (mots clés, nature du document, etc.). Côté client, cette phase contribue à classer les entrées dans un portail Web structuré en catégories et sous-catégories. "Des droits peuvent également être définis pour qu'un utilisateur donné valide les enregistrements liés à une sous-partie particulière", précise Clément Egger. Pour ce faire, le système s'appuie sur un annuaire LDAP, qui stocke les profils utilisateur.

Verity et SQL Server à la rescousse
Au delà du classement dans l'annuaire, qui permet de structurer une thématique et d'optimiser ainsi la navigation du client final, Real Knowledge intègre également un moteur de recherche. "Nous pensons que l'utilisateur lambda n'est pas prêt à se lancer dans des requêtes avancées", insiste Wanda Kan, responsable produits de Reef. "Nous avons préféré favoriser le mode de recherche en langage naturel". Pour ce faire, l'éditeur fournit deux versions : l'une intégrant le module de recherche de la base de données SQL Server de Microsoft - sur laquelle s'appuie l'application -, la seconde étant basée sur l'outil de Verity. "Les moteurs multi-dimensionnels, tel que celui d'Autonomy, nous paraissent d'une complexité démesurée pour les besoins de la plus part des entreprises", insiste Wanda Kan, tout en précisant que de tels produits sont plutôt destinés au domaine décisionnel. "Nous avons choisi Verity Portal One SE pour sa simplicité de mise en œuvre", poursuit Clément Egger. "Il est vrai que ce moteur affiche des temps d'indexation plutôt lent ; par contre, ces temps de réponses côté client sont excellents".

Des fonctions de recherche améliorées
Au dessus de ces technologies, Reef a choisi d'ajouter une couche d'algorithmes supplémentaires pour affiner les réponses fournies. Une requête sera par exemple traitée en fonction de l'audience des documents ou des notes que leur donneront les visiteurs. Autres ajouts : le calcul du nombre de réponses, qui permet à l'utilisateur d'affiner sa requête avant de lancer une recherche trop large risquant de prendre du temps. Des thésaurus spécialisés peuvent également être ajoutés en fonction de la spécialisation de l'entreprise. "Sans compter que Real Knowledge mémorise les requêtes pour effectuer de nouvelles recherche en cas de mis à jour futures", précise Clément Egger. "Le tout sans se limiter pour autant à SQL Server - il se connecte par exemple à la base d'Oracle".

CFML avant une migration vers Java
Diffusé sous forme d'une solution packagée, Real Knowledge s'installe et se paramètre en une demi journée. "A cela s'ajoute un travail de définition de la structure de la base en amont, pour lequel il faut compter entre 3 et 5 jours environ", complète Clément Egger. Côté technologie, l'application repose à la fois sur CFML (ColdFusion Markup Language) et SQL. "Pour optimiser les performances d'accès, la méthode de cache CFML a été entièrement revue et les requêtes SQL ont été passées en procédures stockées", souligne Wanda Kan. Côté intégration, des API (interfaces de programme d'application) peuvent être intégrées au cas par cas pour connecter l'application aux systèmes de backoffice de l'entreprise (ERP, etc.). Des interfaces sont livrées par défaut pour gérer les documents au format XML. "Nous sommes en train d'effectuer des adaptations afin de migrer les pages CFML vers Java Bean et assurer un portage Java", confie Wanda Kan. Objectif : intégrer Real Knowledge à l'offre Reef en tant qu'offre verticale à part entière.

Un produit 100 % Web
A première vue, la solution de gestion des connaissances de l'éditeur semble très proche du fameux SharePoint Portal Server de Microsoft (voir notre article sur le sujet). Et pourtant, les différences sont nombreuses. Alors que le produit de Microsoft repose sur une technologie propriétaire côté client, Real Knowledge est 100 % Web à tous les niveaux : depuis le portail, en passant par le workflow de publication et le système d'administration. Autre point : Reef accompagne les déploiements en proposant des développements au cas par cas (afin d'affiner la technique de recherche comme on l'a vu). "Notre produit est donc infiniment plus personnalisable, et surtout mieux adaptable aux environnements du client", résume Wanda Kan. Un avantage qui permet à Reef de couvrir des problématiques aussi bien Internet, qu'intranet et extranet. Un système sous Real Knowledge reviendra cependant un peu plus chère qu'une solution SharePoint. Le prix du premier s'élevant à 300 - 350 mille francs, alors que la licence du second affiche environ 25 000 francs - un tarif auquel vient s'ajouter 500 francs par poste client (mais sans prestation de service).