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| Le "business case", étape incontournable des projets |
| Cet outil de gestion de projet et d'aide à la décision intervient en amont de toute décision d'investissement technologique. Zoom sur la méthodologie, les acteurs impliqués et les conditions de réussite.
(05/09/2005) |
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Outil majeur - incontournable même - de gestion de projet, le "business case" est aussi un outil d'aide à la décision. Il permet de décider du lancement ou non d'un projet système d'information en quantifiant l'impact des investissements sur l'activité et en hiérarchisant les demandes qui parviennent à la DSI et/ou aux directions métier.
"Chez nous, tous les projets font l'objet d'un business case, c'est-à-dire d'une évaluation et d'une validation économiques. Par exemple, pour un projet lié à la sécurité, nous regardons les coûts et les gains qui y sont associés. Les pressions du marché peuvent également être des justifications", déclare Paul-Henri Carton, DSI du Club Med (lire son interview du 30/08/2005).
"Les business cases sont quasi systématiques, afin de déterminer si l'approche processus à un sens. Nous procédons à un macro-diagnostic des processus, en commençant par déterminer leur coût, en équivalent temps plein et en coûts directs. Les effets induits, nous préfèrons ne pas les quantifier, nous les constatons a posteriori. Ensuite, nous identifions les gains possibles, comme la dématérialisation du processus concerné, l'automatisation des tâches, etc. On obtient ainsi le ROI en nombre de mois, d'années, et une courbe de progression qui nous permet de savoir à quel moment nous allons gagner", ajoute Laurent Corazza, consultant BPM chez Unilog.
Les trois dimensions du business case sont donc les coûts, les bénéfices (ces deux derniers étant financiers et non financiers) et les délais. Même si, la plupart du temps, seuls les bénéfices et coûts directs sont étudiés, il est important de ne pas passer à côté de ceux que l'on qualifie d'indirects ou même d'inchiffrables.
| Les coûts ne se limitent pas aux seuls investissements technologiques |
Ainsi, une satisfaction client améliorée, des salariés plus motivés ou une traçabilité mieux gérée peuvent être des bénéfices non chiffrables mais hautement stratégiques pour l'entreprise. De même pour les coûts qui ne se limitent pas aux seuls investissements technologiques.
"Si vous avez affaire à un gros projet, à savoir un projet qui provoque des ruptures dans l'entreprise - par opposition à une demande d'évolution -, le business case se concentre sur des analyses de risques et de coûts / bénéfices classiques. Il n'y a pas de problème conceptuel. Mais il ne faut pas oublier les coûts d'exploitation. Pour une nouvelle application par exemple, la réflexion doit ainsi porter sur sa construction mais aussi sur son exploitation. Beaucoup d'appels d'offres ne prévoient pas ces coûts", commente Joël Templier, partner chez
CSC.
Mais, qui du client ou du prestataire (SSII, cabinet de conseil...) est censé réaliser le business case d'un projet IT ? "En général, le client ne l'a pas fait. Il a une "reason for change" [une raison de se transformer, ndlr] - comme par exemple des coûts qui montent ou des clients qui s'en vont - mais pas de business case. Notre rôle est de chercher les causes détaillées du problème, de proposer des scenarii alternatifs de changement et - pour les plus sérieux d'entre eux - de calculer les bénéfices que l'on va pouvoir en tirer dans le temps, en regard des coûts nécessaires à la transformation", explique Jean-Marc Deniau, partner au sein de l'activité banque chez Accenture.
Un avis que ne partage pas Bruno de Saint Chamas,
partner chez CSC.
"Tous nos clients ont des business cases quand ils prennent des décisions de partenariat avec nous, dans l'activité 'projets' ou dans l'activité 'outsourcing / service'. L'aide que nous pouvons leur apporter se situe au niveau de la définition, aussi précise que possible, de la nomenclature de services, du niveau de service - SLA - et des références budgétaires. Pour chacune de ces composantes, nous aidons le client à prendre en compte toutes les charges et les bénéfices".
Dès lors, quels outils est-il nécessaire de posséder
pour réaliser un business case en bonne et due forme ? "Pour évaluer les coûts et bénéfices, de simples tableaux Excel et des matrices suffisent. La question n'est pas sur les outils utilisés, mais sur les données que l'on met dedans. La sous-évaluation des coûts est ainsi un vrai piège, les clients en interne ne poussant pas forcément à une approche aussi rigoureuse que possible. Sans parler des pressions commerciale ou politique qui ne tendent pas vers l'estimation des véritables coûts", note Joël Templier.
| Au-delà des outils, il faut aussi une équipe ad hoc pour réaliser un bon business case |
Au-delà des outils, il faut aussi une équipe ad hoc pour réaliser un bon business case : "sont nécessaires des architectes métier, capables de décortiquer les composantes d'un métier ; des profils 'finance', capables d'éplucher des comptes d'exploitation ; et des gens de l'IT, pour évaluer par exemple les coûts de rachat des configurations sans s'appuyer sur les partenaires de la place qui ne seront consultés que plus tard", ajoute Jean-Marc Deniau.
Enfin, pour qu'un business case
"prenne", il lui faut répondre à une série de caractéristiques bien définies. Il faut tout d'abord qu'il ait été formellement approuvé par le client (client d'une SSII ou client interne d'une DSI), c'est-à-dire emporter l'adhésion de toutes les personnes concernées au sein du management.
De plus, une documentation aussi complète et précise que possible doit être laissée au management, de manière à lui permettre de réagir à toute objection ou critique dans le futur. "Nous documentons les hypothèses 'macro' et les confions aux décideurs. Nous documentons aussi le coût à faire et le coût à ne pas faire. Cela leur permet par la suite de répondre à toute question qui pourrait leur être posée", détaille Jean-Marc Deniau.
"Pour
qu'une démarche de business case réussisse, il faut qu'elle ait pris en considération les 4 perspectives traditionnelles de la performance, à savoir le client, la finance, les processus et l'organisation / personnel. Le business case est un outil pour une décision équilibrée entre ces 4 dimensions", conclut Bruno de Saint Chamas.
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