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| Les limites
à l'externalisation de la fonction RH |
| Faire
le choix de l'externalisation de ses processus dédiés aux ressources
humaines est certes séduisant pour l'entreprise mais comporte aussi, si la vigilance n'est pas au rendez-vous, de mauvaises surprises.
(08/09/2006)
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| S'il est acquis que les entreprises françaises sont particulièrement
friandes de projets d'externalisation de leur fonction ressources humaines (RH),
elles doivent toutefois surmonter plusieurs formes de résistances et de
contraintes, tant techniques et organisationnelles que juridiques.
L'externalisation
de la fonction RH recouvre essentiellement la prise en charge par un prestataire
externe d'un processus tel que celui la paye, de la gestion du temps et des activités,
de la formation, du recrutement et se différencie manifestement d'une prestation
de sous-traitance.
"Par
rapport à un contrat de sous-traitance, le processus d'externalisation
suppose un transfert de personnel, d'actifs matériels ou immatériels ainsi qu'un
transfert d'obligations contractuelles", fait savoir Eric Fimbel, conseiller
scientifique de l'EOA (European Outsourcing Association) et professeur à Reims
management school.
Et à ce petit jeu de chaises musicales, l'externalisation
spécifique du traitement de la paye séduit en masse les entreprises.
Ainsi, selon les derniers chiffres du cabinet d'études Markess International,
la paye arrive en tête des fonctions RH externalisées (62% des entreprises
devraient y recourir d'ici la fin de l'année), dans un marché global
qui devrait atteindre les 960 millions d'euros d'ici à 2008.
"Trois
facteurs principaux interviennent dans la décision d'externalisation :
la réduction et la maîtrise des coûts, la volonté de l'entreprise de se séparer
des tâches sans valeur ajoutée, et le fait de pérenniser la gestion de
la paie en faisant notamment assurer le suivi des contraintes réglementaires par
le prestataire", indique Marie-Christine Moulinet, directeur commercial de
Cegedim SRH.
| "La
gestion des hauts potentiels est une fonction stratégique souvent conservée
en interne " - Julien Pascual (HR Access) |
"Il est important de proposer une haute granularité de l'offre
d'externalisation car des processus comme celui de la gestion des hauts potentiels
dans le domaine du recrutement pourra être conservé en interne du
fait de son caractère stratégique", analyse de son côté
Julien Pascual, responsable des offres d'externalisation France chez HR Access.
Pour
autant, les entreprises qui externalisent et confient tout ou partie de leur système
d'information RH (SIRH) - s'accompagnant ou non d'un transfert de personnel -
à un prestataire, doivent être au fait de plusieurs points de vigilance,
au premier rang duquel celui de veiller aux conséquences d'une mauvaise
sécabilité de leur système d'information (SI).
"Si
l'entreprise fait reposer son SIRH sur un progiciel de gestion intégrée, rien
ne pourra garantir que son prestataire soit en mesure de gérer les automatismes
de traitement des données selon les mêmes processus et en conservant les mêmes
formats, notamment lorsqu'il déverse ou partage des données avec d'autres fonctions
qui elles sont restées à l'intérieur de l'organisation", prévient
Eric Fimbel.
Et le conseiller scientifique de poursuivre : "il s'avère
plus simple d'externaliser une fonction comme celle des ressources humaines dans
le cas où le SI ne repose pas sur une gestion intégrée mais sur des logiciels
monofonctionnels tel que des développements spécifiques ou best of bread,
car il y a déjà une rupture entre les domaines fonctionnels et différentes interfaces,
tant organisationnels que techniques".
| "L'entreprise
ne peut pas licencier sous prétexte d'externalisation" -
Maître Isabelle Reymann-Glaser (Lamy Lexel) |
Un autre écueil à éviter dans le cadre de l'externalisation
de la fonction RH serait de ne pas établir très en amont de ce projet,
un plan de reclassement et de communication vis à vis des salariés
concernés.
"Il est essentiel que l'entreprise sache accompagner
ses salariés en leur proposant une alternative. Elle ne peut pas licencier pour
simple motif d'externalisation et doit s'assurer de leur reclassement, ou engager
une procédure de licenciement, strictement encadrée et justifiable
pour motif économique, mutation technologique ou de sauvegarde de la compétitivité",
fait remarquer Maître Isabelle Reymann-Glaser, avocat associé au cabinet Lamy
Lexel et spécialiste en droit social.
Enfin, la perte potentielle de connaissance
due à l'externalisation de la fonction RH doit ne pas non plus être
sous-estimée, même si elle demeure - sans surprise - minimisée
par les sociétés de services.
"Le fait d'externaliser
peut induire une perte de savoir-faire commun et de connaissance implicite entre
la direction des systèmes d'information et celle des ressources humaines. Très
souvent, dans les départements études des DSI, certains collaborateurs ont une
connaissance des procédures et traitements notamment les batchs, d'alimentation
et de déversement des données d'un système informatique dans un autre. Et c'est
ce type de connaissance qui peut disparaître avec la procédure d'externalisation",
alerte Eric Fimbel.
Pour se prémunir des mauvaises surprises, mieux vaut également
délimiter de façon claire le contrat de prestation qui lie l'entreprise
à son prestataire avec l'inclusion de clauses spécifiques pour s'assurer
de la qualité de la prestation et de son bon déroulement dans le
temps.
"Il est recommandé d'inclure dans le contrat des clauses de
reporting fréquents soit tous les trois à six mois, sans lien de
subordination, tout en prévoyant la réalisation d'enquêtes de satisfaction pour
éventuellement recadrer la prestation, sans aller jusqu'à la dénoncer dans
son ensemble", conclut Maître Isabelle Reymann-Glaser.
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