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| Le monde associatif se structure autour des services Web |
| Pour les plus importantes, les associations n'ont rien à envier aux grandes entreprises en matière d'informatique. Elles misent sur la sous-traitance pour renforcer leurs effectifs et préfèrent les progiciels aux développements spécifiques.
(15/02/2007) |
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A l'image du secteur public, les associations françaises se sont penchées tardivement vers l'outil informatique. Mais, depuis quelques années, l'investissement ne se dément pas dans les plus grandes, où l'informatique sert à la fois à satisfaire les réglementations (audit financier, conservation des documents, sécurité des dossiers), offrir du service à la personne mais aussi proposer des applications métiers.
"Le monde des associations, cela peut aller du club sportif de 3 personnes jusqu'à des entités comme l'Unedic qui auront des problématiques certes différentes des entreprises, mais équivalentes en charge. Si je prends notre exemple, nous sommes une association qui envoie chaque année 150 000 courriers pour à peu près autant de virements bancaires par an. Nous gérons un budget de 500 millions d'euros pour quelque 300 personnes", affirme Yves Nonat, directeur informatique de l'Agefiph - Association nationale pour la gestion du fonds d'insertion professionnelle des handicapés.
Dans le cas de l'Agefiph, le parc informatique ressemble à celui d'une PME : 300 postes informatiques pour une quarantaine de serveurs et un progiciel de gestion métier utilisé pour le traitement des dossiers des demandeurs de subventions, sous Siebel Oracle. Un dispositif complété par une solution de gestion des ressources humaines (CCMX), un logiciel de finance (Agresso et Sage), un intranet collaboratif (Lotus et Knowings) ainsi qu'un outil de BI (Business Objects).
Une problématique d'entreprise qui touche également l'AFPA (Association nationale pour la Formation Professionnelle des Adultes), où la gestion de parc s'avère critique. "Notre parc compte 10 000 postes pour nos salariés, auquel s'ajoutent 30 000 PC mis à disposition des stagiaires dans le cadre de la formation. Ce parc se montre délicat à gérer localement et nous cherchons à l'harmoniser à terme. Ce dispositif est complété par 200 serveurs répartis sur nos sites", déclare Patrick Badard, directeur informatique de l'AFPA.
| Un parc de 10 000 PC à l'AFPA pour le personnel interne |
Avec 150 000 personnes en formation travaillant sur une durée de 6 mois à 1 an, la direction informatique est vite débordée avec seulement 70 salariés. C'est la raison pour laquelle l'exploitation a été confiée à la société Alliance. "Dans mes équipes, je n'ai quasiment que des chefs de projets ou des gens qui assurent le support", ajoute Patrick Badard de l'AFPA.
A l'AFPA, la direction informatique a choisi les solutions Oracle Financial, HR Access ou encore Cognos. Toutes, ou presque, sont gérées sous forme de tierce maintenance applicative, et les deux tiers du budget passent ainsi dans des coûts d'infogérance récurrents. Géographiquement éclatée, à l'image de l'Agefiph, l'AFPA a choisi de centraliser ses serveurs puis de déployer des clients légers connectables par un réseau WAN privé.
A la Croix Rouge française, le constat est le même. L'infogérance, tout comme les réseaux distants, constituent le noyau dur de la direction informatique. "L'informatique est gérée très souvent localement par les structures qui travaillent avec des prestataires locaux. L'exploitation de notre système de paie, de la gestion comptable et financière et notre site Internet sont infogérés. En interne, nous nous occupons de l'intranet, de la base contacts et d'autres systèmes internes moins critiques", souligne Laurent Monnet, le directeur informatique de la Croix Rouge.
Cette centralisation des ressources informatiques marque une étape essentielle pour une association telle que la Croix Rouge qui compte 18 000 salariés pour près de 50 000 bénévoles. Basé sur SQL Server, Qualiac pour la comptabilité et Pléiades pour la paie, le système d'information de la Croix Rouge met à disposition du personnel administratif un poste client en technologies Microsoft. Les applications métiers sont toutes disponibles en mode Web.
| Les réseaux distants constituent l'épine dorsale de la stratégie Web des associations |
"Le déploiement de l'intranet a donné lieu à des choix en matière de réseau. Historiquement, nous nous étions tournés vers des solutions de réseau privé, mais ce projet est vite devenu onéreux pour notre structure. Nous avons mis en place un VPN IPsec à travers une connexion Internet standard. Mais la Croix Rouge se régionalise et met en place des pôles de services régionaux qui, eux, sont reliés par un réseau privé", indique Laurent Monnet de la Croix Rouge.
Mais dans le cas d'associations de cette taille, le contexte est bien souvent réglementé et les directions des systèmes d'information doivent alors s'impliquer dans des projets juridiquement contraignants. De même lors du choix d'un éditeur, où ces trois associations, financées par des fonds publics, doivent respecter le code des marchés publics.
"Nous avons un cadre, qui est celui de la transposition d'une directive européenne nous contraignant à adopter un comportement proche de celui des marchés publics. Cela implique de respecter certaines procédures selon les seuils des appels d'offres. Nous avons également des règles internes avec une commission financière qui statue sur les recommandations d'achats. Compte tenu de notre secteur d'activité, nous bénéficions d'offres particulières de la part des éditeurs", explique Yves Nonat, de l'Agefiph.
Et la manière dont sont dépensés les fonds publics fait l'objet d'une étude de plus en plus sérieuse, de manière à limiter les abus, mais aussi tout simplement pour suivre les actions menées et leur résultat. L'utilisation d'outils comptables, de logiciels décisionnels et de reporting, se multiplie.
| Le décisionnel et la comptabilité désormais incontournables |
"Nous devons montrer comment a été utilisé l'argent de nos financeurs en fournissant des informations complexes. Il faut faire du reporting sur des projets menés par l'Etat et le gouvernement. Par ailleurs, en tant qu'association, nous ne devons ni faire de pertes, ni faire de bénéfices, ce qui exige un pilotage rigoureux de nos coûts. Je considère que nous ne sommes pas subventionnés. L'Etat nous paye pour des prestations. En contrepartie de l'argent accordé, il faut que nous ayons formé un certain nombre de personnes", complète Patrick Badard de l'AFPA.
Dans le cas de la Croix Rouge, un schéma directeur a même été mis au point pour décider des grandes masses du budget informatique et pour servir de base aux discussions budgétaires annuelles. Si le mode de fonctionnement et les objectifs ne diffèrent pas sensiblement d'une entreprise, les responsables informatiques d'associations constatent tout de même quelques spécificités.
"Au niveau du mode de management, nous sommes une association avec un objet social donc nous apportons une grande attention à l'évolution du personnel, à la formation et au dialogue social. Le travail est plus humain et moins désincarné", constate Patrick Badard de l'AFPA.
"Les bénévoles sont une population assez difficile à former puisqu'il faut trouver le temps nécessaire le soir ou le week-end. Mais les gens sont mobilisés et, dans la réussite comme dans les difficultés, ils sont soudés et se retroussent les manches", estime Laurent Monnet de la Croix Rouge.
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