Tatex renonce au papier et dématérialise ses preuves de livraison

"En 1995, nous avons souhaité passer à un système de gestion informatisée, afin d'améliorer le temps de traitement et offrir à nos clients un meilleur service, grâce notamment à la possibilité de visualiser les preuves de livraison depuis l'intranet", explique le DSI de Tatex, Jean-Bruno Desmoittier.

La réduction des espaces de stockage et l'accélération de la restitution des documents passaient par la dématérialisation du traitement. Ever, retenu par l'appel d'offres, a ainsi mis en place au siège de Tatex, à Tours, un centre national de numérisation basé sur la plate-forme EverSuite pour traiter l'ensemble des preuves de livraison des 35 agences. Celle-ci se compose d'une brique logicielle et de deux scanners Kodak 500.

La décision prise en avril 1996 par la direction de Tatex, la solution est mise en place dès septembre après une phase de test sur un périmètre réduit durant les mois de juillet et août. Le personnel affecté au processus de dématérialisation est quant à lui soumis à une formation de deux jours.

"Les pièces sont toujours collectées par les agences, mais acheminées par notre réseau de courrier interne vers le siège. Elles sont réceptionnées dès le lendemain de la livraison à partir de 6h du matin, et enfin scannées l'après-midi. Une fois l'image scannée, elle est indexée via le code barre du coli", détaille Jean-bruno Desmoittier.


L'architecture de Tatex est demeurée depuis relativement stable, hormis un changement de version logicielle et de scanner pour un modèle i610 de Kodak, plus moderne. Le deuxième appareil devrait prochainement lui aussi être modernisé pour une raison de simplification du processus. L'opérateur n'a plus en effet à insérer les documents. Seule contrepartie, l'opération de scan s'avère plus lente qu'avec les modèles antérieurs.

"La principale difficulté rencontrée dans ce projet n'était pas d'ordre informatique, mais opérationnel. Il s'agissait de changer les habitudes des agences. Il a fallu les convaincre de correctement renvoyer les preuves de livraison. Nous avons mis en place un système de comptage à l'époque pour nous assurer qu'aucune pièce n'était perdue. Elles étaient comptées à l'envoi par les agences, puis de nouveau à la réception", précise le DSI.

Les clients ont quant à eux rapidement adopté le nouveau système de l'aveu du responsable informatique de Tatex. Ces derniers peuvent ainsi consulter les preuves de livraison sur Internet, mais aussi renseigner un numéro de fax et un email pour se les procurer. Ils peuvent également les afficher sur leur propre site Internet via une redirection d'Url grâce à E-link.