Solvay veut mieux utiliser les outils collaboratifs pour gagner en efficacité

A l'approche de la "Nuit du Directeur Digital", le 16 juin prochain, Fernando Birman, ‎Head of the Digital Office chez Solvay, présente le projet dont il est le plus fier.

Fernando Birman est Head of the Digital Office chez Solvay. © DR

Le 16 juin prochain, la Nuit du Directeur Digital récompensera les meilleurs CDO de l'année. En amont de l'événement, le JDN présente les 20 projets dont sont le plus fiers une sélection de CDO qui n'ont qu'un objectif : mener la transformation numérique de leur entreprise.

Présentation générale du projet

Solvay avait déjà déployé les Google Apps, mais leur utilisation pouvait encore être largement améliorée pour gagner en efficacité et en rapidité. Cela a précisément été la mission confiée par le Comex au Digital Office - qui est chargé d'impulser des projets de transformation numérique au sein du groupe. Un proof of concept a pu être réalisé au sein de la business unit Engineering Plastics à Lyon. Ses résultats ont dépassé les attentes.

Enjeu pour l'entreprise

Dirigé par Fernando Birman, le Digital Office de Solvay a été mis sur pied en 2014 avec pour mission d'améliorer la manière de travailler des salariés du groupe, en leur permettant de mieux exploiter les outils informatiques notamment. L'une de ses idées était ainsi de tirer davantage profit des Google Apps utilisées en interne, afin de changer la manière de travailler des salariés, et même leur culture.

Le projet, étape par étape

Les Google Apps sont déployées chez Solvay en 2013. En 2015, lorsque le projet de mieux les utiliser est lancé au sein de la business unit Engineering Plastics, les équipes les utilisent comme des applications traditionnelles, sans pleinement profiter de leur dimension collaborative. Il s'agissait de changer ces habitudes. "C'est moins une question d'outil que de façon de travailler, car ce que fait Google avec les Google Apps, d'autres comme Microsoft peuvent aussi le faire", fait remarquer Fernando Birman, ‎Head of the Digital Office chez Solvay.

La formation traditionnelle apparaît alors comme insuffisante en raison du changement à réaliser en matière d'habitude de travail. Un coaching plus personnalisé a été mis en place, avec l'aide d'un cabinet de conseil. Les consultants spécialisés de ce dernier ont ainsi pu observer attentivement les manières de travailler, et réaliser de nombreux entretiens avec les salariés. Ils ont pu cerner les situations typiques, récurrentes, à travers lesquelles une meilleure utilisation des Google Apps pouvait améliorer l'efficacité de la manière de travailler. Par exemple : les outils de Google permettent d'organiser une réunion, puis de rédiger, d'éditer et diffuser son compte rendu, mais tous les salariés ne le savent pas forcément, et certains peuvent perdre du temps en jonglant avec plusieurs autres outils. De même, des informations logistiques ou économiques liées à la business unit Engineering Plastics peuvent être éditées et partagées, avec des collaborateurs se trouvant sur toute la planète.

Les consultants devaient montrer ainsi comment adopter de meilleures pratiques. En tout, une vingtaine de situations typiques, communes à tout l'effectif, ont été identifiées comme pouvant profiter d'une meilleure utilisation des Google Apps.

L'opération s'est déroulée sur le premier semestre 2015. "Par rapport aux autres projets qui ont pu être lancés par le Digital Office en 2015, c'est celui-là, résolument centré sur le collaboratif, qui a eu le plus d'impact", constate Fernando Birman.

Pourquoi j'en suis fier

"Peu d'entreprises se lancent dans ce genre de projets, qui sont souvent très chers, mais les bénéfices nous ont surpris. Certains salariés ont pu gagner jusqu'à 4 heures par semaine, le minimum observé étant une demi-heure. Nous n'imaginions pas de tels résultats. C'est aussi une satisfaction, car ce projet a été l'un des premiers grands succès du Digital Office", s'enthousiasme son responsable. Les missions de ce Digital Office se limitent cependant aux projets pionniers, c'est ensuite au groupe de s'en inspirer pour éventuellement procéder à un déploiement plus massif. Une mise en œuvre plus large n'avait pas été encore décidée à l'heure d'écrire ces lignes.

  • Entreprise : Solvay
  • Nombre de salariés : 28 000
  • Nombre de salariés concernés : 1000
  • Coût du projet : 500 000 euros (projet pilote)
  • Économies générées : Jusqu'à 4 heures gagnées par semaine pour certains utilisateurs.
  • Voir le site de la Nuit du Directeur Digital

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SOLVAY / Google Apps