Le secteur public en quête de nouvelles méthodes d'appel d'offres

Couramment utilisée au sein des directions des systèmes d'information, que ce soit dans le public ou dans le privé d'ailleurs, la technique de l'appel d'offres renvoie à une procédure qu'on ne présente plus.

En résumé, elle consiste pour un commanditaire, en l'occurrence un département informatique dans le cas qui nous intéresse, à choisir l'entreprise (fournisseur ou prestataire) idéalement la mieux placée pour réaliser un projet - le déploiement d'une solution ou encore l'externalisation d'un service par exemple.

Ce n'est naturellement pas le cas dans le secteur privé pour lequel aucune obligation légale n'est à appliquer. Les appels d'offres prenant le plus souvent la forme d'une mise en concurrence avec négociations des tarifs et du périmètre d'intervention à la clé. Pour autant des considérations éthiques sont souvent prises en considération pour garantir une certaine équité entre les sociétés contactées.

Jusqu'ici, deux grands types d'appels d'offres étaient de mise dans le domaine public. En premier lieu, l'appel d'offres ouvert qui passe par la diffusion d'un appel à candidatures et l'étude des solutions proposées par l'ensemble des acteurs se présentant (après remise préalable d'un cahier des charges), et ce avant le choix final. En second lieu, l'appel d'offres fermé qui consiste à effectuer une présélection des candidatures avant de transmettre le cahier des charges.

Une directive publiée en 2004 est venue ajouter une nouvelle possibilité d'appel d'offres public à cet arsenal : le dialogue compétitif. Un dispositif qui permet de tenir compte des remarques émises par les participants dans la conception du cahier des charges.

"Les procédures classiques n'étaient pas toujours adaptées aux projets informatiques", souligne Roberto Bollelli, directeur des projets au sein du cabinet de conseil CM International. "Il est en effet souvent difficile pour un donneur d'ordres de définir ses besoins en détails a priori, sachant que la solution sera développée et mise en place par un tiers."

La nouvelle procédure demeure encore assez peu appliquée du fait notamment de la faiblesse de la jurisprudence sur le sujet. Mais quelques projets informatiques ont d'ores et déjà été initiés. C'est le cas de la Chambre de Commerce du Nord-Pas de Calais pour le choix d'une SSII en vue du développement d'un extranet de dématérialisation des procédures administratives (lire l'article du 24/08/2007 : Le Nord-Pas de Calais dématérialise les déclarations agricoles).

Au final, la chambre de commerce a retenu la société de services Sogeti. Un choix qui aurait sans doute était différent si la procédure classique avait été appliquée. "Certes, il ne s'agit pas du candidat le plus expert dans les métiers agricoles, mais nous recherchions un partenaire d'une certaine taille vu le budget du projet. Sans compter qu'ils nous offraient la solution la plus crédible au niveau de la plate-forme", indiquait-on au sein de la Chambre d'Agriculture.

Comment se déroule le processus de dialogue compétitif ? En amont, une ébauche de cahier des charges fonctionnel est communiqué à une sélection de candidats. Une série de deux à trois entretiens est ensuite organisée avec chaque candidat, entretiens à l'occasion des lesquels les participants sont amenés à poser des questions au commanditaire pour lui faire préciser ses besoins et à exposer leur point de vue sur la problématique du projet.

La solution recherchée est ainsi précisée par le donneur d'ordre sur la base des discussions et des éléments avancés par les participants. Suite à cette phase, un cahier des charges plus précis est réalisé, puis soumis aux participants de façon plus traditionnelle.

Force est de constater que cette méthode de dialogue est également exploitée dans le secteur privé, certes de manière beaucoup plus légère, en vue d'affiner le cahier des charges.

"Le dialogue compétitif ne s'applique que si le projet est complexe du point de vue technique, financier ou juridique, et la solution peu évidente de prime abord", ajoute Roberto Bollelli.