Dans quelles mesures la Web conférence transforme-t-elle les pratiques professionnelles ?
Le marché de la Web conférence connaît une évolution remarquée, passant du statut de curiosité technologique à celle d'une nécessaire adoption.
En effet, il y a 5 ans, la "web conf", entendue comme un outil de travail collaboratif, intéressait les technophiles ou "early adopters" de par sa fonction ludique et bénéficiait d'un effet de mode issu de la sphère privée.
Les premiers échanges de visu par Internet attiraient le grand public pénétrant petit à petit le monde de l'entreprise. Malgré la volonté affichée de sociétés intéressées par ce nouvel outil de collaboration, peu d'entre elles font le pas du déploiement. En dépit des possibilités fonctionnelles, l'engouement de départ s'étiole...
Seule l'activité de formation (interne ou via des prestataires) a adopté l'outil rapidement. Formation bureautique, produits, langues vivantes, ou formation métiers constituent par nature des occasions d'utilisation propice. Le confort des stagiaires est assuré et la capacité d'enregistrement des sessions de formation fort appréciée.
Une nouvelle donne économique qui accélère l'institutionnalisation de la Web conférence
Dans un contexte macro-économique d'augmentation des prix (essence, immobilier, énergies), les entreprises cherchent des solutions pour maintenir leur activité tout en réduisant leurs coûts. Aujourd'hui, nous assistons à un double phénomène qui a pour effet d'accélérer l'adoption de la Web conférence comme une réponse adaptée à cette nouvelle donne :
- D'un côté les dirigeants identifient les coûts de déplacements de leurs collaborateurs incluant les coûts de transport (en voiture, train ou avion) et les coûts immatériels liés aux temps de présence constituant un TCO (Total Cost of Ownership) parfois exorbitant.
- De l'autre les salariés se plaignent de la fatigue liée aux déplacements, pouvant aller jusqu'à des cas de burn-out et se sensibilisent aux problématiques de développement durable.
Ainsi, contexte économique et nouvelle vision poussent les Dirigeants à trouver des alternatives aux réunions dites "présentielle" aidés de leurs DSI ou des directeurs de communication pour modifier les pratiques. La pression de l'adoption de la Web conférence devient plus systématique que jusqu'alors.
Des freins psychologiques mais des leviers économiques et d'adaptabilité bien identifiés
Quelques freins limitent encore l'utilisation massive de cette application. Bien qu'ils ne soient plus techniques, ceux-ci demeurent psychologiques : l'utilisation de la Web conférence touche aux habitudes de travail et aux modes de collaboration, mais également au statut : certains cadres valorisés par leurs déplacements "à l'extérieur" risquent de ne plus bénéficier de ce traitement de faveur.
En revanche, les leviers qui contribuent à sa généralisation sont : son coût compétitif, sa capacité à garder un contact fort (via la voix et la vidéo comme en présentiel), ainsi que sa capacité naturelle d'adéquation à toutes les situations quelque soit le secteur d'activité concerné.
Une (r)évolution des pratiques déjà observée dans certains métiers et secteurs d'activité
Dans le cas du secteur de la santé, plusieurs médecins cancérologues constitués en "comité virtuel" partagent des avis d'experts et prennent des décisions grâce à la consultation des mêmes supports visuels (radios). Le téléphone et la visioconférence ne permettent pas un tel partage global.
La Web conférence modifie donc profondément le diagnostic médical car elle induit davantage d'échanges et de communication entre les spécialistes, qui sont de ce fait, moins isolés et fonctionnent en réseau et en équipe pluridisciplinaire. L'application facilite les prises de décision thérapeutiques rapides et pertinentes pour le plus grand bien du patient.
Pour sa part, le secteur de la grande distribution et en particulier des franchisés, a adopté l'outil pour l'animation de son réseau de professionnels. Tandis qu'une société réunissait ses franchises tous les trimestres dans des hôtels pour présenter ses nouveautés et axes de développement de l'enseigne, elle organise aujourd'hui des web séminaires à 125 personnes, toutes connectées en ligne et pouvant poser des questions pendant et en fin de session.
Autre exemple ? Le cas de sociétés d'ingénierie qui externalisent leurs développements logiciels à des sous-traitants, en France ou à l'étranger. Les chefs de projet contrôlent à distance la qualité des développements en vérifiant les lignes de code à travers l'application. Ainsi, la Web conférence devient un outil de pilotage des sous-traitants.
Encore plus loin dans l'innovation, des sociétés du secteur de l'intérim, déjà utilisatrices de l'outil, ont trouvé pertinent de recruter des experts en leur faisant passer un pré-entretien en ligne. Un véritable gain de temps avant d'envisager un entretien en face à face nécessitant un déplacement.
La Web conférence, un champ des possibles uniquement limité par l'imagination
En conclusion, le décollage du marché de la Web conférence tient non seulement à la sensibilisation des entreprises aux bénéfices apportés par l'outil, mais également à la nécessaire évangélisation des acteurs du marché pour lever les derniers freins.
Les utilisateurs perçoivent, voire anticipent aisément, les usages possibles de l'application dans le cadre de leur métier, de leurs pratiques et de leur secteur d'activité. Il s'agit donc de réfléchir avec eux, aux pistes d'utilisation les plus simples, les plus pertinentes mais également les plus réalistes et de les accompagner au changement.
L'intérêt de notre métier est bien d'imaginer avec les entreprises les usages futurs. Infini, le champ des possibles de l'utilisation de la Web conférence n'en est qu'à ses débuts. Gageons qu'elle deviendra un outil de masse au même titre que la messagerie électronique.