Une charte informatique pour préserver les intérêts de l’employeur sans nuire au salarié

C’est certain, les chartes informatiques font désormais partie du paysage réglementaire des entreprises. Elles seront considérées comme une adjonction au règlement intérieur. Décryptage.

C’est certain, les chartes informatiques font désormais partie du paysage réglementaire des entreprises. Pourquoi ? Eh, bien , cela tient à leur destination : organiser la gestion et l’utilisation des systèmes d'information de l'employeur (messagerie électronique et Internet) en établissant des règles opposables  et transparentes aux salariés en évitant d'apporter des restrictions aux droits des personnes, aux libertés individuelles et collectives,  limitations qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché. Décryptage.

La charte Internet de l'entreprise sera donc considérée comme une adjonction au Règlement intérieur puisque ce document  comporte des obligations générales et permanentes.

Comme la gestion de certains aspects de la vie privée du salarié sur son lieu de travail ne peut totalement être évincée, la pratique tend à établir un équilibre entre la préservation naturelle des intérêts de l'employeur et l'utilisation de ce système pour un usage personnel du salarié de manière loyale, raisonnable et proportionnée.

Ainsi, la rédaction d'une charte informatique sera guidée par la préservation :
-      des droits légitimes de l'employeur en matière de confidentialité, de sécurité et d'efficacité de ses systèmes d'informations ;
-      du droit au respect de la vie du salarié et ce, en encadrant les conditions d'exploitation du système informatique, les modalités de contrôle de ceux-ci et les conséquences des manquements.

Remarquons qu'en l'espèce, le principe est le suivant : aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance.

les salariés se verront généralement remettre, contre signature, un exemplaire de la Charte informatique ou "l'accepteront" en ligne (sans préjudice évidemment des consultations préalables du CHSCT et du comité d'entreprise).


C'est pourquoi, de nombreuses chartes informatiques attirent l'attention des salariés sur certains principes à respecter en matière notamment :

-      de protection de contenus disponibles sur Internet (et de l'interdiction de les reproduire sur le matériel informatique de l'employeur sans autorisation expresse et préalable de leur auteur) ;
-      de téléchargement de logiciels tiers sur les postes de travail.

Rappelons, que  les connexions Internet effectuées par un salarié depuis le matériel de l'employeur et pendant l'exercice de ses fonctions sont présumées professionnelles.

Par ailleurs, les chartes informatiques signalent généralement les modalités de communication des identifiants et mots de passe requis pour permettre au salarié d'accéder aux systèmes d'information. Insistons, ici sur la nécessité de prendre soin de préciser les obligations liées à la confidentialité de ces données, en indiquant que ces droits sont, sauf exception,  intransmissibles, inaliénables, temporaires et personnels.

D'un point de vue technique, il est fréquent qu'une charte informatique vise :
-      la taille maximum des messages à envoyer,
-      le type et le volume des pièces jointes aux messages électroniques,
-      des recommandations au sujet des listes de distribution.

Les chartes indiquent  souvent que  les fichiers de connexions au système informatique et à Internet seront conservés par l'employeur à des fins de contrôle, de maintenance et de garantie d'une utilisation normale du système. En effet, les salariés doivent être informés, notamment de la finalité du dispositif de contrôle et de la durée pendant laquelle les données de connexion sont conservées. Observons, que la CNIL considère qu'une durée de conservation de six mois peut être suffisante, dans la plupart des cas, pour dissuader tout usage abusif d'Internet.

Certes, les chartes informatiques ne peuvent régir dans le détail l'ensemble des d'utilisation,  elles stipuleront le plus souvent les lignes directrices à suivre par le salarié en indiquant notamment que l'utilisation personnelle de la messagerie sera tolérée dans des proportions raisonnables en fréquence et en volume.

En effet, un usage raisonnable dans le cadre des nécessités de la vie courante et familiale est toléré, à condition que l'utilisation du courrier électronique n'affecte pas le trafic normal des messages professionnels.

En définitive,  les chartes Internet sont un formidable outil de mangement au service de la direction des ressources humaines.

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