Loin de la seule transmission, la vidéoconférence peut offrir des services aux salariés

La vidéoconférence se généralise, les chefs d’état se la sont appropriée pour améliorer leur collaboration à l’image des grandes entreprises conscientes de son efficacité dans la prise de décision. Nous assistons à la démocratisation de ces outils longtemps réservés à une élite.

Le cabinet Verdantix évalue pour les Etats-Unis et la Grande-Bretagne, des économies pouvant se chiffrer en millions de tonnes de CO2 et en milliards de dollars d’ici 2020.
Au-delà des économies réalisées, la vidéoconférence apporte aujourd’hui son lot de fonctionnalités, notamment grâce aux solutions de Video as a Service (VaaS), qui vont au-delà de la simple communication vidéo, avec de l’enregistrement, de la supervision, le calcul du retour sur investissement, un secrétariat distant et ceci grâce à des offres de service vidéo allant du matériel jusqu’à la convergence avec les infrastructures et applications clientes existantes. .
Si la visioconférence s’est démocratisée et permet à des individus isolés de s’improviser des réunions vidéos, la Video as a Service va plus loin, avec un service complet, de A à Z, pour les entreprises voulant franchir le pas, avec une solution professionnelle de qualité sans investissement.
La Video as a Service garantit une mise à jour automatique de chaque nouvelle version  logiciels et matériel de vidéoconférence. L’entreprise s’offre un service de vidéoconférence sans les contraintes de maintenance du matériel ou d’obsolescence.
Un service de conciergerie VaaS enregistre les réservations, par téléphone, email ou par le web et assiste chaque participant dans le démarrage de la vidéoconférence. Les participants sont conseillés sur leur positionnement dans la salle et sur le réglage des éclairages pour une image optimale. Le fonctionnement de la télécommande et des fonctions du système sont expliqués (connecter un PC ou un micro, par exemple).
Un numéro de hotline dédié à la réunion peut être fourni pour accompagner les participants. Le service de supervision s’assure que tous les participants restent bien connectés durant la totalité de l’entretien et encadre la réunion qui peut être enregistrée et archivée sous plusieurs formats.
Un secrétariat de réunion apporte une aide au compte-rendu de réunion et de sa traduction. Le résumé et les actions sont envoyés par courrier électronique à l’organisateur de la réunion dans les trois jours.
Le système peut fournir des statistiques sur l’utilisation des différentes infrastructures et services de VaaS, par utilisateur ou de façon globale permettant ainsi une maitrise globale de ses usages. Il est notamment possible de comparer son utilisation avec les frais de déplacement ou ses dépenses carbones.
Tout cela est facilité par une ergonomie simple. Par exemple, le système est connecté avec la base de contacts de l’entreprise, via un annuaire globale et il suffit de cliquer sur un nom pour l’appeler en vidéoconférence dans une salle dédié ou sur son PC (Smartphone, tablettes..).
Les liaisons se font avec des passerelles sécurisées pour assurer la confidentialité des entretiens et ne pas limités l’accessibilité à d’autres types de réseaux.
Sécurité, matériel, logiciels, assistance, formation, tout est assuré par le prestataire de VaaS, même le compte-rendu, le calcul du retour sur investissement et l’augmentation de la productivité!

Autour du même sujet