Les douze commandements d'un projet de Business Intelligence mobile

Le développement rapide de l’utilisation de systèmes mobiles, tels que le BlackBerry, l’iPhone, les téléphones sous Android et l’iPad, révolutionne l’informatique mais aussi la Business Intelligence (BI).

Selon l’étude Mobile Business Intelligence Market Study de Dresner Advisory Services (Howard Dresner,Mobile Business Intelligence Market Study, Dresner Advisory Services, 2011), 33 % des entreprises déclarent qu’elles proposeront des fonctionnalités de Business Intelligence mobile à au moins 40 % de leurs employés au cours des deux prochaines années. 4 % seulement ont déclaré que la Business Intelligence mobile « n’était pas importante ». Gartner (“Gartner Says New Relationships Will Change Business Intelligence and Analytics”, Gartner, 2011) abonde en ce sens, prévoyant qu’à fin 2013, près d’un tiers du contenu décisionnel sera accédé depuis des systèmes nomades, et que l’évolution du reporting mobile et des fonctionnalités d’analyse permettra d’accroître le nombre d’utilisateurs de solutions de Business Intelligence.
Certaines entreprises, débutant dans la Business Intelligence mobile, peuvent trouver ce processus complexe et déroutant. En effet, les offres sont nombreuses et chaque acteur affirme détenir la meilleure plateforme d’analyse et de reporting mobile. Ces allégations sont souvent trompeuses, car la plupart des outils disponibles n’assurent qu’un simple accès à l’information.
Le choix d’une solution de Business Intelligence mobile adéquate exige bien des recherches. Pour simplifier le processus de décision, il faut savoir exactement ce qui est nécessaire et ce qu’il faut étudier lors de l’évaluation et de la sélection.
Avant de débuter le processus, et même s’il est déjà en cours, il convient de considérer les 12 points suivants :

1.La plateforme de Business Intelligence mobile s’appuie-t-elle sur l’existant ?
Depuis des années, les entreprises proposent à leurs employés sur site des fonctionnalités d’analyse et de reporting sur leurs ordinateurs de bureau ou portables.
Cependant, dans un contexte où davantage d’employés deviennent nomades, ces organisations reconnaissent l’importance d’accorder la même possibilité d’accéder et d’interagir avec les données en dehors du lieu de travail.
Néanmoins, certaines organisations hésitent à se lancer dans de tels projets car elles ne veulent pas engager de frais supplémentaires dans l’acquisition de logiciel ou de matériel, ni courir les risques associés à l’implémentation d’une nouvelle solution. De plus, elles ne souhaitent pas que les solutions de BI dans lesquelles elles ont investi de manière substantielle ne deviennent obsolètes. La mise en place d’une architecture totalement indépendante de leurs systèmes pour disposer d’un accès nomade à leurs informations ne constitue donc pas une option envisageable.
Certaines plateformes de BI proposent des fonctionnalités de BI mobile qui s’appuient entièrement sur le navigateur Web (architecture client léger) afin de fournir des applications mobiles. Elles réutilisent les solutions mises en œuvre au sein de l’entreprise pour la création et la diffusion de rapports, optimisent l’accès du reporting sur équipements mobiles et permettent de réduire le coût total de possession (TCO) de l’environnement. Ainsi, l’entreprise peut rapidement mettre à la disposition des systèmes mobiles, un nombre d’applications et un contenu plus importants. Il est donc inutile d’acheter un serveur, ou tout autre matériel, dédié aux mobiles, d’utiliser de nouveaux outils de développement et de diffusion, ou de modifier l’infrastructure sous-jacente.

2.La plateforme est-elle compatible avec tous les équipements ?
Certaines solutions de BI mobile ne sont pas réellement indépendantes de l’équipement (smartphone, tablette…) et contraignent les entreprises à créer des applications natives de reporting pour chaque appareil. Du fait de la variété des systèmes mobiles utilisés, beaucoup d’organisations craignent d’être obligées de désigner un équipement mobile comme le standard de l’entreprise ou de consacrer la majeure partie de leur temps à réaliser des applications d’analyse et de reporting pour les adapter à chaque type d’équipement.
Pour être efficace et économique, une plateforme de BI mobile doit pouvoir être utilisée par le plus grand nombre d’équipements possible, sans entraîner de dépenses ou de développements supplémentaires. Certaines proposent ainsi une véritable Business Intelligence mobile, sans aucune contrainte quant à l’utilisation des équipements. Elles s’appuient sur un modèle web qui rend le contenu décisionnel directement accessible depuis n’importe quel type de système mobile, tout simplement en diffusant des rapports,
des tableaux de bord et des applications web au navigateur web de l’équipement. Cela, afin d’éviter de créer et de maintenir une multitude de versions du capital décisionnel de l’entreprise pour chaque type de système mobile. Elles transforment alors automatiquement le contenu décisionnel dans le format adapté et le rend accessible via les systèmes mobiles les plus répandus.
En outre, l’évolution des technologies nomades conduit la plupart des utilisateurs à mettre à jour fréquemment le logiciel ou à changer d’appareil. L’utilisateur de Business Intelligence reste indépendant de l’équipement, et évite aux programmeurs la lourde charge de personnaliser les rapports en fonction de celui-ci.

3.Un utilisateur peut-il disposer de l’ensemble des fonctionnalités en mode déconnecté ?
De nombreux outils de BI mobile ne donnent accès qu’à des données et des rapports statiques.
L’utilisateur n’a que peu de possibilités d’interactions avec les informations, voire pas du tout. D’autres solutions lui offrent quelques fonctionnalités d’analyse lorsqu’il est connecté à l’application de BI mobile, mais aucune en mode déconnecté. Il lui est donc impossible d’analyser les informations en l’absence d’une connexion avec le Web, et un tel environnement de BI mobile ne peut garantir des informations accessibles « en tout temps et à tout moment ».
Avec certaines plateformes, l’utilisateur accède sans aucune contrainte aux applications de BI, qu’il soit connecté ou non. En mode connecté, il peut aisément générer des rapports et interagir avec les informations de l’entreprise. Hors ligne, il peut toujours déclencher l’envoi dynamique en pièce jointe de rapports susceptibles d’être consultés et utilisés.
Ces solutions proposent également des fonctionnalités avancées d’analyse des données, accessibles en mode connecté ou en mode déconnecté. Les données et les fonctionnalités d’interaction sont associées dans un même fichier HTML, envoyé au système mobile. Ainsi, le contenu reste consultable hors connexion et il est toujours possible d’effectuer des tris, des filtres, des calculs, des cumuls, des graphiques, etc.

4.Les documents en mode déconnecté sont-ils sécurisés ?
La BI mobile améliore l’accès et le partage des informations pour les employés nomades ainsi que pour les clients et les partenaires externes à l’entreprise. Cependant, pour travailler en mode déconnecté, le système mobile doit conserver en local les documents pouvant être des informations sensibles ou confidentielles.
La sécurité est donc une préoccupation majeure, et 40 % des entreprises consultées lors de l’enquête du Dresner soulignent qu’elles n’autoriseraient le stockage des données que sur leurs serveurs sécurisés, à l’exclusion de tout appareil mobile (Howard Dresner, Mobile Business Intelligence Market Study, Dresner Advisory Services, 2011). Ceci interdit bien entendu tout travail hors ligne.
C’est pourquoi la sécurité d’une solution de BI mobile doit être la plus performante possible. Si les droits des utilisateurs de BI de consulter certaines applications, certains rapports et certaines données ont été définis, il sera aisé de les étendre à leurs systèmes mobiles. Des plateformes proposent également une connexion sécurisée pour tous les systèmes mobiles et les réseaux privés virtuels (VPN). En outre, elles permettent d’intégrer la sécurité et la protection par mot de passe directement dans les rapports actifs et les tableaux de bord.

5.Les fonctionnalités natives des systèmes mobiles sont-elles exploitables ?
Peu d’entreprises ont standardisé leur système mobile. Par exemple, les techniciens peuvent être équipés de BlackBerry, alors que les commerciaux utiliseront des iPhones ou des appareils sous Android. À défaut de mettre en place la solution de BI mobile adéquate, on s’expose à des difficultés importantes.
Si l’environnement est incapable d’exploiter dynamiquement les fonctionnalités natives de plusieurs types d’appareil, il faudra adapter manuellement le contenu de BI à chaque format natif : un processus long et coûteux. Certains utilisateurs risquent ainsi de ne pas disposer de toutes les informations du fait de leur appareil qui n’est pas pleinement géré par la plateforme.
Des solutions permettent la mise à disposition d’un contenu vers n’importe quel appareil mobile, donc de créer une application Web unique capable de transformer dynamiquement le contenu décisionnel dans le format approprié (par exemple HTML5), tout en tirant parti des caractéristiques de chaque appareil (gestes de commande, animation et interactivité). Contrairement à d’autres solutions, elles n’imposent pas non plus de créer et de maintenir une version différente du contenu décisionnel pour chaque type de système mobile.
La Business Intelligence est ainsi facilement accessible, de manière économique, via tout système mobile.
En outre, elles permettent la mise à disposition d’un contenu vers n’importe quel appareil mobile, donc de créer une application Web unique capable de transformer dynamiquement le contenu décisionnel dans le format approprié, tout en tirant parti des caractéristiques de chaque appareil (comme les gestes de commande, l’animation et l’interactivité).

6.La Business Intelligence peut-elle s’intégrer aisément à d’autres applications mobiles ?
Les possibilités de réaliser un reporting et des analyses sur un système mobile de manière autonome s’avèrent souvent limitées. Or, le déploiement des applications mobiles s’accroît et de nombreuses entreprises ont désormais besoin d’étendre et d’enrichir ces solutions mobiles par des fonctionnalités de BI plus avancées.
Les plateformes de BI mobile permettent d’intégrer un contenu et des fonctionnalités avancées de Business Intelligence à n’importe quel type d’application mobile, portail ou autre solution, tout en minimisant l’effort et les coûts liés au développement. Certaines peuvent également s’intégrer à des sites web, des applications natives, des boutiques mobiles, etc…

7.L’environnement de Business Intelligence mobile peut-il être enrichi de fonctionnalités transactionnelles ?
De nombreux employés nomades ont besoin d’accéder aux données de l’entreprise, de les analyser depuis leur système mobile et de les modifier. Par exemple, un commercial pourra actualiser les informations d’un contact ou modifier une commande directement depuis le site du client. Un technicien de maintenance mettra à jour l’inventaire suite à l’utilisation d’une pièce détachée dans le cadre de son travail. Un médecin aura la possibilité d’ajouter des informations au dossier d’un patient au fur et à mesure qu’il recevra les résultats d’examens ou qu’il effectuera un diagnostic. Enfin, un livreur notera les stocks en cours pendant sa livraison aux magasins.
Les experts conviennent que la possibilité de mise à jour est essentielle au succès de beaucoup de déploiements d’environnements de BI mobile. L’analyste Boris Evelson de Forrester Research présente les « formulaires de saisie de données » comme l’un des critères de base pour l’évaluation d’une solution de BI mobile (« Mobile Tablet PCs, Not Phones, Will Create Critical Mass for Enterprise BI Adoption », Forrester, 2011). Et Dresner souligne que « des fonctionnalités plus sophistiquées comme l’écriture différée… ne sont pas courantes en 2011 », donnant à ceux qui les proposent un avantage notable (« Mobile Business Intelligence Market Stud y », Dresner Advisory Services, 2011).
Des modules permettent de bâtir et de déployer efficacement des applications de transaction en ligne. N’importe quel contenu de BI mobile peut être étendu et enrichi par des fonctionnalités de modification.
Cette approche facilite la BI mobile en boucle fermée, permettant de récupérer et de consulter les données mais aussi de les modifier, de les supprimer ou d’en ajouter en cas de besoin.

8.L’administration est-elle centralisée, avec un certain contrôle de l’utilisateur ?
Une solution de BI mobile qui obligera l’équipe informatique à gérer une deuxième infrastructure (comme des outils spécialisés de développement ou des serveurs dédiés aux systèmes mobiles) sera plus coûteuse et bien plus lourde à administrer. Pour que la BI mobile apporte toute sa valeur, l’utilisateur doit pouvoir personnaliser son environnement en fonction de ses besoins en analyse et en reporting.
Certaines plateformes disposent d’outils complets de gestion et d’administration qui rendent la mise à disposition des informations aisée et sûre pour tous les utilisateurs, nomades ou non. Les administrateurs peuvent rendre disponibles certains rapports et fonctionnalités à certains utilisateurs, suivre l’utilisation, assigner des groupes d’utilisateurs, définir les droits d’accès, planifier la distribution, activer des alertes en fonction des événements, définir les droits de sécurité, etc.
L’utilisateur peut alors contrôler également les informations qui lui sont diffusées, le moment de cette diffusion et la manière. Par exemple, il pourra lancer « à la demande » des rapports paramétrés et explorer plus avant les détails de ces derniers. Il choisira le format des informations (comme Excel, PDF ou HTML) et ne sera limité que par les capacités de son appareil. Il pourra aussi personnaliser sa façon de gérer le contenu en ajoutant ou en supprimant des rapports et d’autres documents dans son dossier en quelques clics.

9.Les utilisateurs peuvent-ils s’abonner ?
La Business Intelligence est d’autant plus efficace qu’elle est flexible. Que l’utilisateur soit dans un environnement de BI mobile ou travaille depuis un poste fixe, il doit pouvoir extraire les informations « à la demande » et les recevoir automatiquement, en fonction d’un planning ou de certains événements.
En fait, l’envoi d’alarmes est considéré comme une fonctionnalité incontournable pour une plateforme de BI mobile.
L’utilisateur doit pouvoir recevoir dynamiquement des informations par e-mail et ce, de plusieurs façons :
*
En s’abonnant à un contenu (comme une liste de clients ou des rapports de production) qui sera généré automatiquement et déposé dans son dossier.
* En définissant des alarmes par e-mail pour être averti lorsque le contenu de son dossier sera modifié.

* En déclenchant la génération de rapports et leur envoi par e-mail en pièce jointe pour qu’il puisse travailler sur ces derniers en mode déconnecté.

10.L’utilisateur nomade peut-il aisément gérer de nombreux rapports ?
Avec un nombre croissant d’employés utilisant la BI mobile au quotidien, le nombre de rapports générés et enregistrés augmente considérablement. Une plateforme de BI mobile doit donc disposer de fonctionnalités complètes de gestion de documents.
Lorsqu’un utilisateur génère des rapports et des tableaux de bord, des documents PDF, des feuilles Excel ou toute autre type de contenu BI, la solution se charge de les enregistrer, de les gérer et de les organiser dans un référentiel simple d’emploi, de type catalogue.
Des commentaires ou des descriptions peuvent être ajoutés aux rapports afin d’accélérer une recherche, et une fonction intégrée permet de retrouver rapidement ces rapports par leur nom ou par mot clé. L’utilisateur peut également s’abonner à certains types de contenus BI qui lui sont envoyés régulièrement.

11.Les documents de Business Intelligence peuvent-ils être capturés puis transmis par e-mail ?
La possibilité de retransmettre les informations en renforce considérablement la valeur. Lorsqu’un utilisateur nomade découvre une nouvelle information suite à l’étude d’un contenu décisionnel, il peut vouloir partager celle-ci immédiatement avec ses collègues, ses responsables, ses partenaires, éventuellement sur d’autres types de systèmes mobiles. Les solutions de BI mobile doivent donc proposer des options pour renvoyer par e-mail des rapports et d’autres documents.
Tout utilisateur nomade peut retransmettre des rapports actifs à n’importe quel autre utilisateur, sans aucune contrainte de réseau ou d’équipement.

12.   L’utilisation est-elle intuitive ?
L’étude de Dresner montre que fin 2013, dans la plupart des entreprises, au moins un quart des utilisateurs de Business Intelligence n’y accèderont que depuis des systèmes mobiles. Il est donc essentiel que l’interface soit intuitive, conviviale et facile d’emploi, avec un minimum de formation.
Les solutions de BI mobile doivent être conçues dans ce but et ne demander aucune formation de l’utilisateur.

La possibilité d’accorder aux employés nomades l’accès immédiat à des données vitales de l’organisation sera essentielle au succès des entreprises dans les prochaines années. Dans l’ensemble des secteurs, des entreprises de toutes tailles utilisent chaque jour ces solutions pour apporter à leurs employés les informations nécessaires à une productivité optimale, où qu’ils soient.

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