De l’or dans vos PC ! Quelques pistes pour réduire votre facture logicielle

Les PC d'une entreprise recèlent de véritables trésors, on y trouve des fortunes en logiciels installés. Les (mauvaises) habitudes d’installation systématique, la taille quasi infinie des disques, ou encore la standardisation des masters ont poussé à la surenchère dans la mise à disposition des applications aux utilisateurs.

Que ces installations soient simplement superflues et parfaitement en règle, ou que vous soyez trop généreux entre le compte des licences acquises et celui réellement présent sur votre parc, il est temps de remettre les PC au propre pour que votre facture logicielle soit en ligne avec vos besoins. Il y a dans ces installations inutiles une mine d’économies à ne pas négliger en ces temps de vaches maigres.
 
Voici donc quelques pistes pour réduire votre facture logicielle …

Un devoir d’inventaire !

La première des choses est de faire un état objectif des licences en place, de façon neutre. Le but est de disposer d’un état de l’existant, mais la méthode de mesure va dépendre de la manière de dénombrer les licences.

La licence : un mot simple pour un concept qui ne l’est pas

Derrière l’idée de la licence d’utilisation d’un logiciel, il existe de nombreuses définitions qui vont déterminer le mode de facturation qui vous est appliqué.

1) La licence à l’installation

La plus simple à compter en apparence : un poste dispose du produit donc il dispose de la licence. C’est dans le mot « dispose » que réside tout le risque. Autant il est simple de trouver une licence installée localement sur un poste, autant la mise à disposition sur un serveur, un SAN, ou une image applicative rend la licence accessible, du point de vue de l’éditeur, à l’ensemble de l’entreprise avec les conséquences que l’on imagine.

Il faudra compter les installations locales et se garder des installations partagées, sauf être à même de justifier un contrôle d’accès strict et documenté pour être en mesure d’en optimiser le coût.

2) La licence à l’utilisateur déclaré

L’application gère des comptes utilisateurs (comptes nommés), leur nombre fixe la licence. Simple à mettre en œuvre si l’application s’y prête, le compte de licence utilisé et disponible est accessible en permanence. Cette licence manque de finesse quant au temps passé et aux activités de chaque utilisateur : tout le monde est logé à la même enseigne.

Il faut juste veiller à purger les utilisateurs partis et à ne pas doublonner les comptes individuels, seuls facteurs d’économie possible.

3) La licence utilisateurs simultanés

Dans ce cas de figure, un serveur de licence compte les connexions et les déconnexions et attribue les jetons de licences à concurrence du nombre acquis. Évident et juste a priori, ce type de licence n’est pas si répandu car il est confronté à de nombreux problèmes :

- Techniquement, la perte d’une session utilisateur doit libérer la licence mais comment savoir si un utilisateur est inactif ou parti, comment différencier un client web déconnecté d’un utilisateur en pleine réflexion ? Avec comme risque de conserver des licences attribuées trop longtemps ou au contraire d’expulser un utilisateur un peu lent.

- La mesure de l’utilisation n’est pas si simple que cela, un utilisateur en session peut être très difficile à identifier pour peu qu’il soit masqué par un serveur applicatif ou tout simplement un serveur Web

- Au final, du point de vue de l’offre commerciale, ce type de licence a vu son élan coupé net quand une multinationale un peu taquine a additionné ses utilisateurs simultanés parisiens à son équipe de Californie avec comme conséquence un 1+ 1 = 1, dû au décalage horaire, et fort peu apprécié par l’éditeur concerné

3) Les autres licences

Il existe encore de nombreux modes de licence tels que ceux s’appuyant sur une clé matérielle (dongle), une clé d’activation liée au matériel ou à usage unique, ou bien encore fonction du nombre de processeurs ou de core. Mais tous ces types sont directement liés à l’installation du produit et donc requièrent un comptage.

Nettoyer les écuries d’Augias

La première piste d’économies est de supprimer les installations et les comptes inutilisés. Il existe pour cela des logiciels de surveillance de l’usage des logiciels et réconciliation des annuaires applicatifs, qui assurent le contrôle de l’utilisation réelle des logiciels, de l’activité des comptes, et la consolidation des données avec des utilisateurs réels.
Mais il est aussi possible de définir les profils métiers des utilisateurs, éventuellement les formations suivies, et de mettre les données en regard des applications disponibles et accessibles.

Connaître ses actifs

Le droit d’usage d’un logiciel peut s’obtenir de nombreuses manières, qu’il soit par acquisition directe, couplé à un achat de matériel, ou lié à une autre licence mise à jour. La réconciliation des actifs fait souvent apparaître des acquisitions jusqu’alors inconnues et permet de retrouver la trace de licences d’utilisation oubliées. Évidemment, dans chacun des cas il doit être possible de justifier le droit d’usage qui peut être lié à un matériel, à un type d’accès ou à une personne.

Les coûts récurrents

L’acquisition d’une licence n’est pas le seul coût d’un logiciel : ces licences sont souvent assorties d’un contrat de maintenance, ou peuvent éventuellement être utilisées sous une forme locative par le biais d’un contrat SAAS. Autant de points qui impliquent des coûts importants et justifient d’autant plus de maîtriser ses licences.

Alors : agissez, avant que cet or contenu dans vos PC ne fasse la fortune des éditeurs …

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