Les 10 fondamentaux de la gestion de contenu d’entreprise (ECM)

La plupart des entreprises sont aujourd’hui encore confrontées aux enjeux de la gestion de contenu. Malheureusement, le partage réseau reste encore le biais le plus couramment utilisé pour gérer son contenu.

Bon nombre d’entreprises gèrent seules leurs documents critiques, les stockant sur le disque dur de leurs ordinateurs ou sur un réseau partagé, pour ensuite les partager entre différents collaborateurs ou les diffuser par e-mail au sein de leur structure.
Mais ces systèmes n’offrent rien de plus qu’un moyen de stocker des fichiers.

Valeur réelle de l’ECM

Si les outils de partage de fichiers comme Google Docs et Dropbox sont parvenus dans une certaine mesure à simplifier le partage de documents, ils ne résolvent qu’une partie du problème. Contrairement à une solution de gestion de contenu d’entreprise (ECM), ces outils ne fournissent pas le contexte propre aux documents. En fin de compte, ils ne sont pas plus performants qu’un simple système de messagerie électronique. Une véritable solution de gestion de contenu fournit non seulement le document lui-même, mais également toutes les informations qui lui sont associées : nom, sujet, auteur, historique des révisions et approbations, numéro de contrat, numéro de facture, ID client et bien plus.

Voici les 10 fonctionnalités que l’on est en droit d’attendre d’une solution ECM performante

1) Bibliothèque

Disposer d’un référentiel dans lequel les documents sont stockés et organisés de manière logique, afin de pouvoir effectuer des recherches et localiser facilement les informations nécessaires.

2) Recherche 

Un critère déterminant quant à la manière dont le contenu est organisé. Dans un système ECM, le contenu est généralement classé par dossiers et/ou sites et peut être parcouru par dossier, par tag, par catégorie ou en fonction de filtres spécifiques. Le contenu recherché doit être facile à trouver, via une recherche simple ou une recherche avancée, et les utilisateurs doivent avoir la possibilité de créer en toute simplicité leurs propres formulaires de recherche. 

3) Contexte

Des propriétés particulières, appelées métadonnées, doivent permettre de capturer aisément du contexte. Ce sont les informations incorporées dans le document telles que le nom, le titre, l’auteur, la date de modification, le statut (version intermédiaire ou approuvée), les données client (ID client, numéro de facture), etc. De documents professionnels et groupes de propriétés, on doit pouvoir extraire des informations. Les utilisateurs peuvent, en outre, effectuer des recherches à partir de ces propriétés/tags.

4) Contrôle de version

Pouvoir déterminer si le document a été modifié. Le contrôle de version permet de connaître l’historique des mises à jour et de s’assurer qu’il s’agit de la version adéquate du document.

5) Workflow

Pour s’assurer de disposer des informations les plus récentes, un système proactif et automatique de diffusion des mises à jour doit exister. Les solutions ECM les plus performantes intègrent des mises à jour automatiques dès qu’un document a été revu, modifié et approuvé.

6) Collaboration

Le système ECM doit également intégrer une fonction de validation permettant aux utilisateurs de revoir un document, d’y ajouter des commentaires et de discuter de son contenu avec les intervenants concernés. Chaque document a un cycle de vie. Le contenu est créé, révisé, approuvé, publié, puis de nouveau révisé, et ainsi de suite.

7) Accès sécurisé

Il faut pouvoir accéder en toute sécurité à son contenu, que ce soit depuis une chambre d’hôtel, de l’aéroport ou du bureau. Le système ECM doit permettre d’accéder au contenu à partir de différents appareils, pour que les informations soient accessibles quel que soit l’endroit où l’on est, dans les mêmes conditions de sécurité que celles qui s’appliquent aux contenus les plus sensibles.

8) Règles et actions

Il s’agit de définir un critère (objet du message, par ex.), puis de l’associer à une action spécifique (classement à cet emplacement, par ex.) et d’automatiser le processus.

9) Facilité d’utilisation

Le critère essentiel d’évaluation d’une solution de gestion de contenu d’entreprise est sa capacité à faciliter réellement la gestion de contenu ! Les systèmes ECM les plus performants utilisent des formats courants afin que l’utilisateur puisse rapidement s’y adapter et utiliser sans difficulté la nouvelle interface.

10) L’entreprise étendue

De plus en plus souvent, à un moment de leur cycle de vie, les contenus de l’entreprise sont susceptibles d’être partagés avec des partenaires externes (consultants, partenaires, clients, fournisseurs, etc.). Le système d’ECM doit permettre à ces contenus d’être accessibles uniquement aux salariés de l’entreprise quand cela est la règle, mais également aux partenaires externes quand cela s’avère nécessaire. Ce passage du contenu de l’entreprise au sens strict vers l’entreprise étendue doit se faire de la manière la plus fluide qui soit, en toute simplicité pour l’utilisateur final.

Une solution ECM doit donc comporter des fonctionnalités indispensables pour permettre à une équipe de travailler en exploitant pleinement le contenu de l’entreprise.

Google Docs / Disque dur