10 conseils pour tirer profit du meilleur de Google Drive for Work en entreprise

Oubliez l’idée reçue que la bureautique ou l’édition de documents en entreprise n’appartiennent qu’à Microsoft Office ! Avec des millions d'utilisateurs dans le monde, Google est un acteur clé des solutions SaaS d’entreprise, avec son offre Google Drive for Work.

Les Documents Google offrent toutes les possibilités d’une suite bureautique classique, mais enrichies de fonctionnalités exclusives. Sa force : collaborer en temps réel, à plusieurs, depuis n’importe quel appareil et de n'importe où.

Retour sur les 10 conseils à ne surtout pas manquer pour profiter du meilleur de la solution de Google

1. Envoyez des pièces jointes de grande taille directement depuis votre e-mail

Directement depuis votre e-mail, vous pouvez aller au-delà de la limite de 25 Mo par e-mail en utilisant Google Drive grâce à l’icône parfaitement intégrée à votre message. Plus question de taille limite de fichier, puisque c’est désormais un lien qui sera proposé dans le mail pour télécharger le fichier en question.

2. “Suggérez” des modifications sans toucher à la forme du document

Sans pour autant donner la possibilité à d’autres collaborateurs de modifier un Document Texte Google (traitement de texte), vous pouvez les autoriser à y proposer des suggestions : aucune modification ne sera faite tant que celle-ci ne sera pas acceptée ou rejetée par les éditeurs du document. Dans le cas où elle est validée, la suggestion met à jour automatiquement le document.

3. Évitez toute erreur en consultant l’historique des révisions de vos documents

Directement dans chaque éditeur de Documents Google (Document Texte, Feuille de calcul, Présentation), vous pouvez accéder à l’historique des révisions dans le cas où vous souhaiteriez revenir à une version antérieure du document ou encore voir plus en détails les modifications faites au document par d’autres collaborateurs.

4.Traduisez vos Documents Google en un clic et sans changer d’interface

En un simple clic, vous pouvez traduire vos Documents Google (Document Texte, Feuille de Calcul et Présentation) dans l’une des 53 langues disponibles. La manipulation est vraiment simple et rapide : en temps réel, Google traduit votre document en créant automatiquement une copie. Un gain de temps considérable !

5. Collectez des données en masse grâce aux Formulaires

Grâce aux Formulaires de Google, collectez rapidement et en temps réel des données qui sont, automatiquement réunies dans une seule et même Feuille de calcul Google. Vous pouvez partager le formulaire très simplement et rapidement en communiquant tout simplement le lien (URL) du formulaire à tout le monde dans votre entreprise ou à l’extérieur. De plus, les formulaires sont tout à fait personnalisables à la charte de votre entreprise : utilisez les couleurs, les fonds et les images que vous souhaitez.

6. Consultez et modifiez vos fichiers Microsoft Word, Excel et PowerPoint stockés sur Google Drive

Une fois l’extension Éditeur Office pour Docs, Sheets et Slides installée, les fichiers Office que vous ouvrez dans Gmail, Google Drive et d'autres applications s'affichent dans Google Drive. Vous pouvez alors les modifier directement sans passer par les éditeurs de Microsoft Office. Formats compatibles : .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx.
Enregistrez chaque fichier sous son format Office d'origine ou convertissez-le au format Google (Document Texte, Feuille de calcul ou Présentation) afin de bénéficier de fonctionnalités supplémentaires qui vous permettent notamment d'inviter d'autres utilisateurs à apporter des modifications, d'insérer des commentaires et d'utiliser la messagerie instantanée. A partir de ce même document, sans passer par votre messagerie, renvoyez ce document à des personnes externes à l’entreprise dans son format Office d’origine.

7. Simplifiez-vous la vie en utilisant des modèles de Documents Google

La galerie des modèles que propose Google Drive vous permet non seulement d’utiliser des modèles très variés mais aussi de proposer des modèles de documents à la charte de votre entreprise pour que vos salariés puissent en bénéficier.

8. Continuez à travailler quoi qu’il arrive, en toute circonstance

Une coupure de connexion Internet ? Un voyage d’affaires ? Ce n’est pas ça qui va vous arrêter de travailler ! Grâce au mode Hors connexion de Google que vous pouvez configurer sur votre ordinateur, vous pouvez consulter vos Documents Google où que vous soyez même si vous n’avez pas de connexion internet. Modifiez vos documents, ceux-ci seront automatiquement mis à jour et synchronisés lorsque vous aurez à nouveau une connexion internet.

9. Restez mobile

Grâce à l’application Drive pour mobile, affichez, partagez, organisez, importez et stockez vos fichiers et Documents Google directement depuis votre tablette ou téléphone.

10. Découvrez l’univers des nombreux add-on Google Apps

De plus en plus d’éditeurs proposent des add-on aux solutions Google for Work et notamment Google Drive afin d’aller plus loin dans la collaboration, de renforcer la sécurité ou encore d’apporter des fonctionnalités de gestion documentaire et de workflows. Alors renseignez-vous et créez vous un Google Drive sur-mesure !

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