Les avantages de la numérisation de documents dans le Cloud

Les avancées technologiques liées au Cloud offrent de nombreuses perspectives et applications nouvelles aux entreprises.

En plus de pouvoir stocker de très gros fichiers dans le Cloud qui deviennent accessibles partout et à tout moment, les utilisateurs peuvent effectuer des recherches pour retrouver des documents et les imprimer bien plus facilement qu’auparavant.
Mais la diversité des services Cloud proposés peut rebuter ceux qui manquent d’expertise technique, qui n’osent pas s’aventurer à numériser dans le Cloud ou à imprimer depuis le Cloud. L’univers du Cloud peut même apparaître insaisissable pour certains.
Nous avons donc souhaité faire le point des gains d’efficacité et de sécurité, des avantages de coût et même de responsabilité environnementale des solutions d’impression en mode Cloud pour vous informer et vous encourager à adopter ce mode d’impression et de numérisation:

En quoi consistent les applications d’impression et de numérisation de documents en mode Cloud ? Comment fonctionnent-elles ?

Pour faire simple, la numérisation de documents consiste à convertir des documents au format numérique pour les stocker et l’impression dans le Cloud permet d’imprimer des fichiers directement, depuis n’importe quelle application via le Cloud.

Quels sont les avantages de la numérisation et de l’impression dans le Cloud ?

  • Gain d’efficacité sur le lieu de travail
Imprimer depuis le Cloud permet aux  membres d’une équipe de travailler sur le terminal de leur choix, un smartphone ou une tablette, et d’imprimer les documents que lorsqu’ils ont vraiment besoin d’un exemplaire papier.
Il est plus facile d’accéder aux documents à partir de n’importe quel terminal mobile quand ils sont stockés sur le Cloud. En effet, on ne peut imprimer à partir d’un terminal mobile que si l’on trouve une imprimante compatible avec le système d’exploitation de la tablette ou du smartphone, ou s’il existe une application mobile pour l’imprimante. Il est donc probable que les modèles d’imprimantes pas assez récents ne soient pas compatibles avec l’appareil mobile utilisé. L’impression à partir du cloud permet de lever ces barrières
  • Avoir accès aux documents et pouvoir les imprimer partout transforme nos conditions de travail
Le Cloud crée une sorte de bureau virtuel : il connecte les individus indépendamment des distances qui les séparent et leur permet de s’échanger des documents comme s’ils étaient dans la même pièce.
De même, numériser des documents et les enregistrer au format électronique permet de libérer de l’espace dans les bureaux qui ne sont plus encombrés de papier et les systèmes de gestion des documents facilitent les recherches au sein des fichiers d’archives.

Collaboration

La numérisation de documents papiers,dans un système de stockage Cloud permet, à l’aide d’un logiciel OCR de reconnaissance optique des caractères, à des collègues ou des tiers autorisés de travailler ensemble sur un seul et même document, de l’éditer ou le modifier.
Mais la numérisation dans le Cloud peut aussi poser des problèmes car si plusieurs comptes Cloud sont utilisés, il peut être difficile de retrouver les documents sans un système sophistiqué de gestion des documents.
Pour pallier ce problème, il est possible de programmer la conversion automatique du document numérisé en un fichier interrogeable, au format PDF, Word, PowerPoint ou Excel. Si le terminal utilisé permet d’effectuer des recherches dans plusieurs comptes Cloud, alors l’utilisateur pourra rechercher les documents au point d’entrée, ce qui lui fera gagner du temps, surtout si la fonction existe sur un terminal mobile.

Accès à tout moment

Les fichiers stockés dans le Cloud sont accessibles en toutes circonstances à partir du moment que vous avez une connexion à Internet. Vous n’avez donc plus besoin d’emporter partout du matériel supplémentaire, ni votre précieuse clé USB. Le Cloud facilite également les échanges de fichiers et vous permet d’imprimer partout. De plus, la capacité de stockage dans le Cloud est nettement supérieure à ce que proposent généralement les services de messagerie et vous êtes libre d’organiser vos fichiers comme vous l’entendez.

Fiabilité et sécurité

Les garanties de sécurité sont les mêmes pour l’impression Cloud qu’avec les autres formes d’impression, ainsi que pour le stockage de fichiers, à partir du moment où vous avez mis en place des pare-feu et des mesures de protection appropriées.
Veillez, bien entendu, à préserver la confidentialité de vos mots de passe et à sécuriser correctement votre réseau pour protéger votre infrastructure. Il se peut même que les données soient moins exposées aux risques dans le Cloud que sur des dispositifs de stockage mobiles que l’on peut égarer ou se faire voler ou sur des disques durs et des serveurs exposés au risque de panne et donc de perte de données.

Encombrement réduit et pratiques respectueuses de l’environnement

Stocker des données et des fichiers dans le Cloud aide à limiter l’encombrement des bureaux par des périphériques. L’impression occasionnelle à la demande en devient rentable, sans les contraintes de production de masse pour justifier les coûts. Le fait de limiter les tirages et d’éliminer les périphériques superflus aide à réduire la consommation d’énergie et donc l’empreinte carbone.

En quoi l’impression Cloud apporte-t-elle une contribution positive à la stratégie plus globale d’une entreprise ?

Pouvoir imprimer directement à partir d’un appareil mobile offre d’énormes avantages d’efficacité. Si nous pouvons imprimer des fichiers partout, nous sommes plus libres dans nos déplacements et nous avons moins besoin de revenir au bureau. La numérisation de documents aide à instaurer des règles de travail plus flexibles qui stimulent la performance des équipes en dehors du bureau, qui ont accès aux documents de travail pour collaborer en toutes circonstances.

Quelles précautions prendre avant d’adopter une solution de numérisation et d’impression Cloud des documents ?

Les entreprises doivent recenser les applications qui sont utilisées, faire le point sur les besoins d’impression des employés et de leurs conditions d’interaction avec les fichiers. Comment les documents sont-ils stockés ? Pendant combien de temps ? A quelle fréquence devez-vous y avoir accès ? Et toutes les personnes intéressées y ont-elles accès pour collaborer ?

A qui s’adresse la numérisation et l’impression Cloud ?

Toute entreprise qui a besoin de stocker des contenus et d’y avoir accès facilement a intérêt à envisager une stratégie de gestion de la documentation dans le Cloud. Le Cloud offre toute la flexibilité nécessaire pour accéder aux documents et les transférer dans tous vos déplacements et convient ainsi à toutes les entreprises dont le fonctionnement suppose d’avoir accès à distance à un référentiel central de documents. Ajoutez à cela que l’impression Cloud  permet à vos équipes en déplacement sur le terrain de disposer de conditions optimales pour rester productives tout au long de la journée.
Avant de déployer une technologie quelle qu’elle soit, analysez votre infrastructure et prenez le temps de la réflexion pour vérifier l’adéquation entre la solution envisagée et vos projets futurs.
N’oubliez pas que pour être réellement efficace, votre solution de numérisation de documents et d’impression Cloud doit s’inscrire dans une stratégie Cloud de bout-en-bout plus globale.

Stockage / Serveurs