Quelles stratégies d’impression pour les petites et moyennes entreprises ?

Quelle que soit la taille de votre entreprise, il est bon d’adopter des stratégies d’impression, pour faire des économies, se conformer aux obligations de sécurité et adopter des usages plus respectueux de l’environnement.

Voici quelques réflexions sur les aspects que doit couvrir une politique d’impression avec à la clé un fonctionnement plus simple, plus sûr et plus respectueux de l’environnement. 
Économies de coûts
Les entreprises qui cherchent à faire des économies réfléchissent aux moyens de mieux contrôler leurs ressources. Or, l’impression est un poste facile à maîtriser, tout comme les consommables, le papier, le toner, etc. C’est tout l’intérêt des stratégies d’impression.  
  • La direction peut encourager ses salariés à n’imprimer que lorsque c’est nécessaire et se doter d’un logiciel de gestion des impressions, qui permet de centraliser la gestion des impressions et de surveiller la consommation des ressources, papier, toner, etc. Ainsi, l’entreprise est certaine de ne pas tomber en panne de consommables sans acheter plus de stock que nécessaire. 
  • Les entreprises peuvent imposer de préférence les paramètres d’impression recto-verso ou noir et blanc, pour limiter les gaspillages de papier, d’encre et de toner. 
  • Il est important également d’utiliser les consommables  que la marque recommande pour la référence de l’imprimante ; vous multipliez ainsi les chances d’obtenir un rendement optimal d’impression et d’utiliser la cartouche au maximum de sa capacité. 
Considérations environnementales 
Les entreprises ayant une forte conscience environnementale peuvent encourager le recyclage et l’impression raisonnée et inviter les salariés à éteindre les appareils électroniques quand ils ne les utilisent pas. 
  • Il existe des logiciels qui mettent automatiquement hors-tension les imprimantes quand les salariés quittent le bureau : en plus d’aider l’environnement, les entreprises apprécieront de recevoir des factures d’électricité moins importantes  à la fin de l’année. Comme le démontrent certaines  études, les factures d’électricité des entreprises ont doublé en dix ans, ce potentiel d’économie n’est donc pas négligeable. 
  • Certaines études révèlent également que 9 personnes sur 10 recycleraient davantage si c’était plus facile,  ce qui incite à adopter des mesures simples : installer des bacs de recyclage juste à côté des imprimantes, par exemple. 
  • Le papier est une matière première extrêmement importante et plus de 60 % du papier et du carton fabriqué industriellement en France est en fait du papier recyclé,  d’où l’importance de prendre l’habitude de recycler. 
  • Il faut que chacun prenne la mesure de sa responsabilité individuelle et soit conscient des avantages du recyclage. Savoir, par exemple, que La fabrication du papier recyclé consomme 6 fois moins d'eau et 4 fois moins d'énergie que la fabrication du papier neuf peut aider à faire appliquer les programmes de recyclage ou, au moins, faire réfléchir à deux fois avant d’imprimer un e-mail 4  .. Publier des affiches de promotion du programme de recyclage juste à côté des imprimantes est une mesure simple qui peut s’avérer très efficace. 
Mesures de sécurité
La médiatisation des cas de cyberattaques et de cybercriminalité fait que les questions de sécurité occupent toujours les discussions IT. 
  • Il existe des technologies pour préserver la sécurité et la confidentialité des documents imprimés. Les imprimantes multifonctions, par exemple, sont équipées de fonctions du type Secure Print qui n’autorisent personne à voir ou imprimer les documents sans avoir tapé le code correspondant. Ces procédures doublées de l’aspect environnemental peuvent encourager les salariés à réfléchir à deux fois avant d’imprimer. 
  • Vous pouvez aussi installer un logiciel de Pull Printing, avec contrôle d’accès par carte, qui permet de stocker les travaux d’impression sur un serveur pour imprimer ensuite, en toute sécurité, sur n’importe quelle imprimante compatible. 
  • Et pour protéger les informations importantes de clients, il existe des outils de chiffrement qui empêchent les intrus ou pirates de lire les informations sensibles et confidentielles qui ne leur sont pas destinées.
C’est un bon début que d’établir des stratégies d’impression, mais encore faut-il en informer les salariés. Ceux-ci doivent être formés pour savoir quelles réglementations observer et pourquoi, afin qu’ils mesurent l’importance d’y adhérer. Pour commencer, rien qu’une courte mention dans la signature des e-mails pour rappeler aux destinataires qu’il n’est peut-être pas nécessaire d’imprimer peut s’avérer très efficace pour lutter contre le gaspillage de papier et de ressources naturelles. Cela prend très peu de temps de créer vos propres politiques d’impression et votre entreprise profitera rapidement des économies réalisées et des avantages de comportements durables. 

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