Pourquoi les entreprises tardent-elles tant à adopter les communications unifiées ?

Les entreprises françaises sont de plus en plus nombreuses à disposer d'outils qui leur permettront d’opter pour le télétravail dans les années à venir. Toutefois, certaines se montrent encore réticentes.

Fuir le brouhaha de l'open space, éviter le stress des transports en commun et bénéficier d'un meilleur équilibre entre travail et vie privée : les arguments en faveur du télétravail ne manquent pas. Équipées des toutes dernières technologies de communication et de collaboration, les entreprises françaises sont de plus en plus nombreuses à disposer d'outils qui leur permettront d’opter pour le télétravail dans les années à venir. Toutefois, certaines se montrent encore réticentes.

Quels sont les obstacles à l'adoption des communications unifiées ?

Selon les estimations, près d'un milliard de salariés dans le monde travaillent aujourd'hui depuis chez eux, sachant qu'un tiers d'entre eux adoptent ce mode de travail à temps partiel, tandis qu'un dixième le font à temps complet. En parallèle, la tendance du BYOD (Bring Your Own Device) devrait plus que doubler d'ici quatre ans, portant ainsi à 85 % la part d'entreprises recourant à cette pratique. Pourtant, de nombreux dirigeants français ont émis des réticences à l'idée d'adopter le télétravail, croyant toujours, à tort, que ce mode travail est synonyme de baisse de productivité. Or, les salariés peuvent en réalité se révéler bien plus productifs lorsqu'ils travaillent depuis chez eux.

Le magazine Harvard Business Review a évalué la productivité du site de voyage Ctrip. Cette société chinoise a offert à la moitié des salariés de son centre d’appel la possibilité de travailler pendant neuf mois depuis leur domicile, tandis que le restant de l'effectif continuait de se rendre dans les locaux de l'entreprise. Au terme des neuf mois, les données ont démontré que les télétravailleurs étaient non seulement plus productifs que les autres salariés, mais également plus heureux et moins enclins à démissionner. Le groupe de salariés en télétravail a ainsi réalisé 13,5 % d'appels en plus que l'autre groupe, soit l'équivalent d'une journée de travail supplémentaire par semaine.

Les études ont prouvé que près des deux tiers des travailleurs français souhaiteraient bénéficier, de temps à autre, d'une possibilité de télétravail. D'autre part, d'après les études réalisées par Robert Half, un quart des responsables RH des entreprises françaises reconnaissent que le télétravail peut être bénéfique pour la productivité. Cependant, toute entreprise envisageant de proposer des solutions de télétravail à ses salariés doit veiller à mettre en place les outils appropriés afin de bénéficier au maximum des gains de productivité associés au télétravail.

En télétravail, la productivité dépend de la technologie

La collaboration et les communications unifiées (CCU) ne sont pas sans soulever parfois des difficultés pour les entreprises. L'une d'elles tient au fait que ces technologies font appel à un éventail varié et hétérogène d'outils, pourtant censés fonctionner ensemble de manière fluide. Il n'est pas rare qu'une entreprise ait acquis au cours des années plusieurs types de téléphones, de systèmes de conférence et d'outils de messagerie instantanée, un mix technologique dont il est de plus en plus difficile d'assurer la compatibilité.

La situation n'en est que plus complexe lorsqu'une entreprise s'étend à un nouveau marché via l'acquisition d'une autre société, par exemple. En effet, les systèmes de l'entité nouvellement acquise sont parfois totalement incompatibles avec les technologies de la maison mère.

Pour bénéficier d'une plateforme CCU véritablement unifiée qui soit à la fois simple, fluide, intuitive et conviviale, de nombreuses entreprises choisissent désormais de faire migrer ces outils vers le cloud, en adoptant des plateformes Unified Communications as a Service (UCaaS). Ces dernières réduisent les obstacles entre les différents systèmes de communication des entreprises et permettent aux équipes de collaborer efficacement depuis n'importe quel point du globe, ce qui optimise la collaboration et stimule la productivité.

Autre élément à prendre en considération pour les entreprises : lorsqu'ils sont autorisés à travailler depuis chez eux, les salariés deviennent plus dépendants que jamais des réseaux. De plus, le développement de la mobilité chez les salariés va entraîner un véritable bouleversement. D’après les analystes du Cabinet Gartner, d’ici 2019, près d’un tiers des réunions professionnelles seront organisées en vidéo sur des plateformes virtuelles. Par ailleurs, la viabilité des technologies UCC d'une entreprise dépend essentiellement des performances du réseau. C'est pourquoi, à l'ère du télétravail, assurer la qualité et la fiabilité des réseaux est devenu un facteur essentiel.

Le processus de migration vers les communications unifiées est différent pour toutes les entreprises, chacune d'elles partant sur des bases qui lui sont propres et définissant des priorités distinctes. Toutes présentent cependant un point commun : la nécessité, pour les utilisateurs, de disposer immédiatement d'un ensemble complet et interopérable d'outils adaptés. Enfin, il est recommandé aux entreprises d’opter pour une approche modulaire plutôt que pour un déploiement façon « big bang », qui pourrait non seulement s'avérer périlleux et hautement déstabilisant pour l'entreprise, mais risquerait également de ne pas susciter l'adhésion des salariés. Ainsi, en commençant par les domaines assurant le plus fort impact, et en avançant pas à pas dans l'adoption de nouveaux outils, les entreprises pourront transformer les modes de collaboration entre salariés.

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