ERP SaaS ou Cloud : les bonnes questions pour y passer

Aujourd’hui, les solutions ERP sur le Cloud ou en mode Saas rencontrent un engouement très fort. L’adoption de services cloud est en constante augmentation tandis que le SaaS est souvent choisi par les PME dans le cadre de leur premier équipement.

La tendance en faveur du cloud pousse l’ensemble des éditeurs d’ERP à proposer désormais d’utiliser leurs solutions de façon externalisée « dans le nuage ». La dernière édition du Salon Solutions ERP a d’ailleurs été centrée sur ces modèles ce qui démontre l’intérêt des équipes métiers et de la DSI pour l’ERP externalisé. Ce qu’atteste régulièrement des cabinets d’analyse tels que le Gartner, Forrester ou IDC. Ce dernier prévoit notamment un doublement des dépenses en services Cloud d’ici 2020 tandis que Synergy Research Group évalue la croissance des ERP en mode SaaS àquasiment 50%.

Tout le monde utilise le SaaS aujourd’hui, dans la sphère professionnelle autant que dans la vie privée. Suivi des comptes en ligne, messagerie, gestion de trésorerie… Nous accédons chaque jour à des solutions basées sur ce modèle.

SaaS / Cloud : quelle différence ?

Le cloud computing fait référence au fait d’externaliser son informatique (en totalité ou partiellement) dans des data centers à distance. On peut parler d’hébergement informatique mais il faut compléter la définition par 3 déclinaisons du cloud :

• Public : les ressources et services sont mutualisés et accessibles à tout le monde.
• Privé : les ressources et services ne sont exploités que par un seul propriétaire privé.
• Hybride : les ressources et services sont composés d’un mélange de solutions en cloud public et privé.

Le SaaS désigne quant à lui un modèle économique dans lequel la solution est hébergée dans le cloud et pour laquelle on paie à l’usage.

Ainsi, le cloud correspond à un choix technique alors que le SaaS relève d’un choix économique et financier qui en fait un « mode de consommation ». Ces deux termes s’opposent donc au « on-premise » qui consiste à acquérir des licences puis à installer les outils informatiques en interne, sur les serveurs de l’entreprise.

L’ERP externalisé : de nombreux avantages.

Utiliser un ERP dans le cloud présente de nombreux avantages :

• En termes de technique, la mutualisation des ressources du cloud Public fait gagner en robustesse et garantit une haute disponibilité (plus de 99%) et par conséquent de meilleures performances. Les interruptions de service sont quasi inexistantes. La « scalabilité » offre des garanties d’évolutivité à l’entreprise.
• Le service est amélioré. C’est le prestataire cloud qui se charge de l’administration (sauvegardes, redondance du stockage, résolution des pannes, mises à jour, sécurité…). L’entreprise se décharge ainsi de ses tâches techniques.
• L’usage est amélioré par une meilleure accessibilité : la mobilité est native, il est possible de travailler en multi-sites sans aucune complexité ce qui simplifie le télétravail et renforce la dimension collaborative.

Un ERP externalisé correspond notamment souvent aux besoins d’entreprises multi-sites ou présentes à l’international. Le modèle va permettre de faciliter le déploiement de nouvelles instances dans le monde entier puisque les fournisseurs d’ERP en mode SaaS sont particulièrement sensibles aux législations des différents pays.

L’ERP en mode SaaS : une question de coûts ?

Si une PME décide d’utiliser un ERP sans avoir déjà investi dans un système d’information interne, elle a tout intérêt à se tourner vers le SaaS dont les avantages financiers sont immédiats puisque les dépenses informatiques vont devenir des dépenses d’exploitation.

Le coût d’un projet ERP en SaaS est en général inférieur de 20 à 25 % par rapport au même projet déployé « one-premise ». L’économie réalisée est issue de la mise en place accélérée de la solution et de la suppression des investissements dans la partie infrastructure serveurs.

Un dernier point permettant de réaliser des économies grâce à l’utilisation d’un ERP en SaaS est lié à la réponse de la solution aux besoins de l’entreprise : s’ils sont plutôt génériques et ne nécessitent pas de grosses personnalisations, ces outils SaaS offriront des avantages financiers rapides. L’entreprise pourra rester dans le cloud public et bénéficier simplement des montées de version.

Le temps pour déployer un ERP dans le cloud ?

Déployer un ERP dans le cloud facilite certains aspects du projet notamment en termes d’infrastructure serveurs puisque celle-ci disparaît ! Mais la rapidité de mise en œuvre est liée à l’adéquation entre les besoins de l’entreprise et les apports de la solution ERP. L’avantage d’utiliser son ERP dans le cloud est que l’éditeur va pouvoir intégrer des mécanismes d’auto-configuration simplement.

Le déploiement d’un ERP dans le cloud n’a que des impacts positifs sur le calendrier de déploiement. Des sociétés en forte croissance qui font le choix du SaaS peuvent ainsi compter sur des délais très courts pour que leur solution soit opérationnelle, à savoir de 4 à 6 mois, ce qui représente la moitié du temps habituel de déploiement d’un ERP.

Est-ce qu’un ERP Saas évolue plus facilement ?

L’ERP en mode SaaS évolue plus facilement et permet de simplifier les mises à jour, d’autant plus si on l’utilise dans un cloud public. Ainsi, le SaaS est particulièrement adapté aux sociétés en forte croissance ou dont les sites sont répartis dans le monde entier. Ces dernières pourront faire évoluer les différentes instances pour toutes leurs entités simultanément.

Cependant, si l’ERP dans le cloud peut techniquement évoluer sans limite, il conserve les contraintes d’application du modèle « on-premise ». S’il a fait l’objet de paramétrages personnalisés, il devra se soumettre à des tests de non-régression fonctionnelle.

Utiliser son propre cloud pour déployer un ERP ?

Il est bien évidemment possible de déployer son ERP sur son propre cloud. L’ERP en Saas sur un cloud public impose une fréquence de mise à jour décidée par l’éditeur et qui se révèle parfois trop rapide. Certaines entreprises ont pourtant besoin d’évoluer à leur rythme. Cela explique pourquoi beaucoup d’entre elles font encore le choix de solutions installées dans des clouds privés où elles vont pouvoir conserver le contrôle des mises à jour.

La question de la dépendance vis-à-vis du prestataire de services cloud se pose également dès lors que l’on y fait évoluer son ERP ou qu’on l’utilise en mode SaaS. La solution est bien souvent indispensable dans le fonctionnement quotidien de l’entreprise et de nombreuses interrogations interviennent quant à la fiabilité et la pérennité du prestataire. Les garanties ou les prévisions d’investissement dans les data centers sont des questions récurrentes. C’est ainsi que les configurations en cloud hybride sont de plus en plus courantes.

Quels critères pour choisir son éditeur ?

Choisir un ERP en mode SaaS repose sur le critère principal de la spécialisation de la solution pour son secteur d’activité. Il faut que l’éditeur dispose d’une réelle avance technologique et ne se contente pas de proposer son offre historique hébergée.

Sur l’aspect cloud, il est nécessaire de prendre en compte les critères suivants :

• Choisir un éditeur qui s’appuie sur les leaders mondiaux du cloud. A défaut, il faudra vérifier ses engagements de haute disponibilité, de redondance de site, de répartition du stockage des données, etc.
• Choisir un éditeur qui propose une réversibilité complète de son offre afin de pouvoir en changer selon l’évolution des besoins dans les prochaines années et ne pas se retrouver bloqué.

Toutefois, il est nécessaire de prendre en compte la valeur apportée en termes de productivité, d’agilité au changement, de développement d’avantages stratégiques, etc.

Dans le contexte économique actuel où les entreprises évoluent rapidement, ces dernières doivent utiliser des solutions informatiques flexibles et faciles d’utilisation. L’agilité au changement est donc assurément l’un des critères de choix les plus importants.