Facture électronique : opportunité ou contrainte ?

A partir du 1er janvier 2017, l’envoi de factures électronique sera obligatoire pour les fournisseurs de la sphère publique de plus de 5000 employés. D’ici 2020, ce sont tous les fournisseurs de l’Etat, des collectivités territoriales et des établissements publics qui devront passer à l’e-facture.

100 millions – c’est le nombre de factures reçues chaque année par la sphère publique. L’échéance de 2017 représente une préoccupation majeure pour les acteurs du service public et pour les grandes entreprises, mais cette transformation digitale se trouve également au cœur des problématiques des PME qui doivent anticiper le calendrier de déploiement annoncé.

Un agenda de déploiement ambitieux pour les fournisseurs de la sphère publique

En janvier 2012, l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE) annonçait la disponibilité du portail Chorus Factures permettant aux fournisseurs de l’Etat qui le souhaitaient de transmettre leurs factures au format électronique.

La mise à disposition de ce portail faisait suite à la promulgation de la Loi de Modernisation de l’Economie, dite LME, du 4 août 2008 qui obligeait l’État à accepter les factures électroniques émises par ses fournisseurs.

En 2014, seulement 34 000 factures reçues par l’Etat (sur un total de 5 millions) avaient été transmises au format électronique à travers la plateforme Chorus Factures.

Afin de donner une nouvelle impulsion, le décret n°2016-1478 du 2 novembre 2016 définit un calendrier de déploiement pour généraliser l’envoi de factures électroniques vers l’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics entre 2017 et 2020 :

  • 1er janvier 2017 : obligation pour 200 grandes entreprises françaises de plus de 5 000 salariés et les personnes publiques ;
  • 1er janvier 2018 : obligation pour 45 000 entreprises de taille intermédiaire (ETI) de 250 à 5 000 salariés ;
  • 1er janvier 2019 : obligation pour 136 000 petites et moyennes entreprises (PME) de 10 à 250 salariés ;
  • 1er janvier 2020 : obligation pour les très petites entreprises de moins de 10 salariés.

Chorus Pro : l’interconnexion entre 80 000 entités publiques et 1 million de fournisseurs

Cette généralisation concernera à terme près de 100 millions de factures et plus d’1 million d’entreprises. Pour répondre à ce nouvel enjeu, l’AIFE a déployé un nouveau portail, Chorus Pro, qui vient remplacer Chorus Factures.

Ce nouveau portail a été lancé officiellement le 20 septembre 2016 et, pour l’instant, ce dispositif est ouvert à 18 collectivités locales et établissements publics pilotes.

A terme, ce sont 80 000 entités publiques qui sont impliquées dans ce projet de modernisation.

A travers le portail Chorus Pro, l’AIFE met à disposition 3 modes de dépôt des factures :

  • Le mode Portail, destiné aux structures qui envoient un faible volume de factures et qui permet de déposer manuellement une facture PDF ou de saisir les données de cette facture sur un formulaire en ligne ;
  • Le mode Service, destiné aux entreprises ou aux éditeurs de logiciel, permet d’automatiser les envois depuis un logiciel de facturation grâce à une API (Application Programming Interface) documentée ;
  • Le mode EDI (Echange de Données Informatisées) pour avoir recours à un opérateur de factures électroniques déjà raccordé à Chorus Pro.

L’e-facture, un enjeu pour toutes les entreprises

L’objectif de ce dispositif est de faire évoluer la relation client – fournisseur vers des échanges dématérialisés, non seulement entre la sphère publique et ses fournisseurs, mais à terme pour les échanges en B2B (Business to Business) également.

En effet, les bénéfices liés à l’e-facture sont nombreux. Tout d’abord, le passage à la facture électronique permet de réaliser des économies sur le papier et l’affranchissement. Ensuite, la réception chez le destinataire est instantanée et tous les échanges sont tracés et sécurisés. Par exemple, le portail Chorus Pro retourne un accusé de réception au fournisseur à chaque dépôt de factures. De même, le suivi de chaque étape de traitement des factures est accessible en ligne à tout moment.

Ce mode d’échange doit permettre d’optimiser la productivité du secteur public et celle des fournisseurs et de recentrer les collaborateurs sur leur cœur d’activité. Bercy a ainsi chiffré les économies potentielles à près de 710 millions d’euros par an à partir de 2021 : 260 millions d’euros pour les collectivités territoriales, 114 millions pour l’Etat et les établissements publics nationaux et 335 millions pour les fournisseurs.

Enfin, la mise en place de ce portail devrait permettre à la sphère publique d’automatiser l’ensemble de ses processus de traitement et donc de réduire les délais de paiement vis-à-vis de ses fournisseurs. Selon une étude réalisée par les cabinets Compinnov et Teresa Monroe en 2015, 6 fournisseurs sur 10 étaient payés en retard par le secteur public. Cette volonté de réduire les délais de paiement est un élément crucial pour les TPE et les PME, lorsqu’on sait qu’ils sont à l’origine de 25% des faillites d’entreprises.

Il est important pour les fournisseurs de la sphère publique de ne pas attendre l’échéance qui leur est fixée. Anticiper ce passage à l’e-facture peut représenter un fort avantage concurrentiel pour les entreprises, notamment si le marché public prévoit une clause imposant le dépôt des factures sur Chorus Pro.    

La France accuse un retard dans l’adoption de la facture électronique par la sphère publique :

-       2005 : Danemark
-       2008 : Suède
-       2010 : Finlande
-       2012 : Norvège
-       2014 : Autriche, Portugal, Pays-Bas
-       2015 : Italie, Espagne, Slovénie
-       2015-2017 : Belgique
-       2016 : Suisse, Estonie
-       2017-2020 : France

PME / Petites entreprises