Construire l’environnement de travail en mobilité, une opportunité complexe pour les DSI

Comment accompagner les usages quotidiens en matière de mobilité ? Comment en faire une force pour l’entreprise et relever les enjeux de sécurité, de confiance et d’équipement en découlant ? Le point.

Les « ordonnances Macron » prévoient que d’un commun accord avec son employeur, un salarié puisse désormais travailler occasionnellement de son domicile. Une petite révolution dans le monde du travail, qui encadre une pratique certes répandue mais de plus en plus fréquente : parmi les 26,2 millions d'actifs en France, environ 3 millions travaillent déjà de chez eux une journée par semaine, voire plus. 

De nombreuses études ont montré que le « télétravail » accroît la productivité d’un salarié de 22% en moyenne, tout en permettant à son employeur de réaliser des économies sur son poste de travail et d’intégrer cette pratique dans un volet RSE. Mais comme souvent dans ce type de mutations, le défi est moins idéologique que dans sa mise en œuvre efficace sur les volets organisationnel, technique et managérial. Comment encadrer cette nouvelle mobilité des salariés ? Comment en faire une force pour l’entreprise et relever les enjeux de sécurité, de confiance et d’équipement ? Comment accompagner cette mutation dans les usages quotidiens ?  

Les défis d’un environnement de travail complexifié

Certains métiers comme les commerciaux ou les consultants ont intégré depuis longtemps les principes de la mobilité et les modes de fonctionnement inhérents au travail à distance. A l’heure où le télétravail s’ouvre à de nouvelles catégories de salariés, souvent peu aguerries en la matière, la DSI n’a pas d’autre option que d’accompagner ces dernières dans l’appropriation de ces nouveaux usages. 

Dans l’environnement de travail en mobilité, les utilisateurs se heurtent à une complexité technologique accrue. Chacun maîtrise sa machine et l’espace de travail numérique familier qu’il a construit autour de celle-ci. Dans un contexte de mobilité cependant, dans une gare ou un espace de coworking, dans une salle de réunion chez un client, connectés à distance à cette même salle de réunion par voie téléphonique ou encore contraints d’utiliser la machine d’un collègue pour projeter sa présentation, les utilisateurs sont confrontés à des nuances d’utilisation dans un environnement non-familier. Loin d’être une aide, le numérique représente dans ce cas une perte de temps et d’efficacité et à coup sûr une frustration collective.

Les salariés inégaux face à la mobilité ?

Le défi de la DSI est moins dans la mobilité elle-même que dans les usages liés à la mobilité qu’il faut construire et intégrer dans les modes de fonctionnement collectifs. Contrairement aux idées reçues, le numérique n’est pas une affaire de génération. Les points de friction entraînés par les nouveaux usages ne se résoudront pas dans le remplacement progressif des seniors par les digital natives.

Mieux, une étude que nous avons menée avec le cabinet Vanson Bourne auprès de 1 250 directeurs IT dans 4 pays dont la France montre que les Millenials et Centennials, souvent très à l’aise sur le Web social et avec le mobile, sont en réalité parmi les plus démunis lorsqu’il s’agit par exemple de connecter leur ordinateur à d’autres périphériques (interopérabilité) ou de comprendre le fonctionnement d’une infrastructure réseau. L’étude montre d’ailleurs que les employés les plus jeunes sont les plus demandeurs de soutien informatique sur leur lieu de travail. Habitués à des parcours digitaux fluides et ultra-simplifiés, ils peuvent avoir une appréhension pour les outils informatiques traditionnels, combinée à une exigence de compréhension plus forte. 

Quatre pistes pour faire atterrir ces nouveaux usages en douceur dans le quotidien des collaborateurs

Accompagner l’appropriation des modes de fonctionnement mobiles

On ne transforme pas des habitudes ancrées sans pédagogie et empathie. Pourquoi ne pas créer de nouveaux espaces de travail collaboratifs dans l’entreprise pour assurer la transition entre le sédentarisme d’hier et la mobilité de demain ? Par exemple en mettant à disposition des salariés des environnements collectifs et des outils agiles pour fluidifier la communication.

Utiliser des outils simples et interopérables

Dans leur vie personnelle, les salariés utilisent Facebook, Instagram ou Google. L’environnement de travail devrait être aussi simple et intuitif que ces services. La technologie ne devrait jamais être un frein lors d’une réunion, d’une présentation ou d’une séance de télétravail – elle doit être invisible, s’effacer au profit d’un usage intuitif.

Challenger les modes de fonctionnement

La grande mutation de la mobilité est une opportunité de challenger les manières de faire et les processus métiers pour les rendre plus efficaces, plus agiles. Car informatiser un des manières de faire inefficaces reviendrait inévitablement à les accélérer. La montée en puissance du télétravail est une opportunité inégalée de repenser les modes de fonctionnement collectifs à travers la refonte des outils et du Système d’Information.

Garder la connexion entre les équipes

A l’heure de la mobilité, le travail est vécu individuellement et collectivement au-delà du bureau. S’il accroît la productivité, le télétravail peut cependant affaiblir la culture d’une organisation et les limiter interactions au sein des équipes. Les managers doivent donc redoubler d’inventivité pour conserver des moments collectifs et s’appuyer sur des outils informatiques adaptés aux nouvelles conditions de mobilité.

Mobilité / DSI

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