Conférence Web : la mise en œuvre sans les pièges

Ayant acquis ses lettres de noblesse à l'aune des années 2000, la conférence Web tend à devenir aujourd'hui incontournable dans un nombre grandissant d'entreprises. La raison de ce succès ? Il tient quasiment en deux mots : simplicité d'utilisation et attractivité tarifaire.

Utilisée aussi bien dans un contexte de collaboration que de partage de documents synchrone (tableaux blancs, fichiers PowerPoint…) que de maintenance - via la prise de contrôle à distance - la conférence Web nécessite toutefois de rester vigilant sur certains points de mise en œuvre. Points qui se révèleront d'ailleurs tant techniques qu'organisationnels.

"Les solutions hébergées nécessitent moins de moyens et sont une bonne manière de découvrir la conférence Web, tandis que les versions serveurs offrent plus de possibilités et de contrôles aux sociétés même si certaines d'entres elles, basées notamment sur Active X, ne pourront être utilisées par l'ensemble des navigateurs du marché", annonce Emmanuel Freriks, responsable des applications Web chez Premiere Global Services.

Côté infrastructure cette fois, il pourra s'avérer judicieux dans les deux cas de privilégier une connexion SDSL (Symetric Digital Subscriber Line) dédiée afin de garantir un niveau de bande passante suffisant pour répondre à des besoins tant en termes d'envoi que de réception de paquets.

Autre point important à ne pas négliger : parvenir à déterminer la politique de sécurité à adopter vis-à-vis de la conférence Web. Autrement dit, mettre d'accord les acteurs de l'entreprise, mais aussi ceux de son écosystème (partenaires, clients…), sur ce que sont ses données critiques, amenées à transiter par le réseau, notamment dans le cas des solutions hébergées.

Tous n'ont pas nécessairement une interprétation uniforme de ce qui pourra être considéré comme une donnée critique. "Tout recours à une solution externalisée peut soulever un problème de confidentialité, notamment dans le cas où des éléments stratégiques du type préparation de fusion-acquisition, d'entrée en bourse ou de partenariats sont amenés à sortir du périmètre de l'entreprise", prévient ainsi Mourad Bedrani, directeur marketing et juridique au sein d'Hypcom.

Pour autant, d'autres freins organisationnels sont à même d'empêcher l'essor du projet de conférence Web dans l'entreprise, voire même de le faire capoter. Afin de ne pas se retrouver confrontées à ce type de situation, les entreprises devront dès lors engager très en amont de l'implémentation une politique de conduite de changement adaptée.

"Pour obtenir l'adhésion il est fondamental de communiquer, au delà de l'outil, sur les motivation de l'entreprise et plus que jamais d'accompagner le changement lié à de nouveaux modes de travail collaboratif sans non plus négliger l'aspect formation, nécessaire pour utiliser les outils de la meilleure façon possible", analyse François Messager, responsable solutions travail collaboratif au sein de la SSII NextiraOne.

Alors même que la mise sur le devant de la scène par la direction générale d'objectifs spécifiques à atteindre pourront aussi constituer de puissants leviers d'adoption. "L'adhésion des salariés à tout projet de conférence Web doit venir des directives de la direction générale selon des axes forts de réduction des coûts, d'augmentation de la productivité, de la réduction de l'empreinte carbone, des justifications des déplacements", note de son côté Mourad Bedrani.

Une fois les freins techniques et organisationnels levés, les bénéfices de la conférence Web seront dès lors le plus souvent - facilement et rapidement - identifiés. Et ce, indépendamment des caractéristiques intrinsèques des entreprises qui recourent à ce type de solutions.

"Nous observons que les PME travaillant au sein de la sphère des équipementiers automobiles sont tout particulièrement adeptes de cette technologie", fait remarquer Mourad Bedrani.

Et le directeur de conclure : "les entreprises de toutes tailles utilisent la conférence Web car le bilan économique et le retour sur investissement sont immédiats, en moins de 6 mois lors d'une internalisation".