L'Etat de Genève suit ses 37 000 actifs informatiques à la trace

Un système de code à barres assure le suivi des ressources logicielles et matérielles sur 300 sites. Une centralisation qui permet une analyse prévisionnelle des investissements et du budget de fonctionnement.

Le Centre des technologies de l'information (CTI) de l'Etat de Genève, créé en 1998, regroupe l'ensemble des équipes informatiques de l'administration cantonale de l'Etat de Genève - qui compte 18 000 personnes. Le CTI gère avec 37 000 actifs, répartis sur 300 sites.

Entre autres missions, le CTI doit prendre en charge la gestion administrative et financière de l'inventaire du patrimoine informatique de l'Etat de Genève. La recherche d'un outil capable de gérer l'ensemble du parc informatique a donc été lancée dès la création du CTI en 1998. "Nous avons travaillé à la définition des besoins. Cela a abouti a la rédaction d'un cahier des charges et au lancement d'un appel d'offres", explique Alain Afsary, responsable du centre d'exploitation au CTI.

Les objectifs du projet étaient de fournir un inventaire précis du parc jusqu'ici morcelé, mettre à disposition les informations et les rapports permettant au CTI de faire des choix technologiques raisonnés et de construire une politique d'acquisition, et enfin de mettre en place une gestion technique, logistique et financière.

La solution PS'Soft Asset Management Suite a été retenue pour sa facilité de mise en œuvre et d'utilisation. "Ps Soft répondait au mieux à ce qui nous avions prévu, et ce tant d'un point de vue budgétaire que sur les critères techniques que nous avions exigés", relate Alain Afsary.

La construction de l'outil s'est faite réellement sur mesure

"La construction de l'outil s'est faite réellement sur mesure. La mise en place de l'outil a duré une année et demi, avec une première étape d'inventaire manuel et de saisie par lot dans l'outil. C'est au cours de ce travail que nous nous sommes rendu compte qu'il était impossible de réaliser cet inventaire à la main. Nous avons alors mis en place un outil d'inventaire automatisé. Il s'agit d'étiquette avec des codes à barres qui sont saisis par une douchette électronique. De cette manière, nous avons inventorié rapidement et avec beaucoup de cohérence le matériel sur à peu près 200 sites", analyse Alain Afsary.

Il est à noter que la mise àjour du référentiel est également assurée par les opérateurs et les intervenants de la cellule d'assistance. Les "supers utilisateurs" quant à eux, assurent également la mise à jour de la base grâce à un accès Web privilégié.

Un premier chantier qui a permis d'étendre l'activité de dénombrement et de gestion à d'autres types de biens, explique le responsable de projet : "Cette première étape nous a permis de prendre conscience de toute l'étendue de notre patrimoine informatique matériel. Nous nous sommes ensuite attaqués au patrimoine des applications, avec comme autre objectif une meilleure gestion de nos licences. Le périmètre de la solution intègre donc désormais les licences, les produits progiciels, les développements internes, les imprimantes ,les serveurs et le mobilier. "Nous inventorions tout le matériel informatique à l'exception des souris que nous considérons comme du consommable."

Au niveau supérieur de gestion, l'intégration de la gestion de parc et du help desk de PS'Soft permet surtout une gestion commune des référentiels, tels que les localisations, les centres de responsabilité, les utilisateurs, les catalogues produits, l'inventaire matériel. Une centralisation qui permet aujourd'hui une analyse prévisionnelle fine des futurs investissements et du budget de fonctionnement à prévoir.

Le tableau de synthèse
Le projet en bref
Source : JDN Solutions
SociétéEtat de Genève
PrestatairePS'Soft
Suivi du projet en interneAlain Afsary
Début du projet1998

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