Quand la gestion commerciale tire profit d'un ERP

La filiale de Suez Environnement, Safege, s'est dotée d'un progiciel de gestion intégrée pour optimiser sa gestion d'affaires. Valorisation des encours et prise en charge des notes de frais ont également été au programme.

Créée en 1919, la Société Auxiliaire Française d'Electricité, Gaz et Eau (Safege) a pour principaux métiers la réalisation d'études ainsi que la maîtrise d'œuvre d'infrastructures dans le domaine de l'eau : barrages, stations d'épurations, usines de traitement des eaux ou encore réseaux d'assainissement font partie de son univers .

C'est dans le cadre de son projet d'harmonisation de ses modes de gestion commerciale, des affaires et d'optimisation de productivité administrative que le groupe de 800 collaborateurs se décide à franchir le pas vers l'implémentation d'un ERP, sous l'impulsion de sa direction administrative et financière.

"En 2006, nous avons lancé une consultation intensive du marché des progiciels de gestion d'affaires à destination des PME, avec le cabinet conseil CXP qui a ensuite donné lieu à la préselection et à l'audition de six éditeurs", déclare Frédéric Martinez, directeur administratif et financier au sein de la Safege

Désireuse d'opter pour une solution souple adaptée à ses problématiques d'affaires et facilement interopérable avec ses infrastructures applicatives existantes et notamment son progiciel comptable Cegid-CCMX et de gestion de la paye et des absences d'ADP-GSI, la Safege fait alors le choix de s'orienter vers l'ERP ASA de l'éditeur Apsylis.

"Plus que la compatibilité avec l'existant, c'est l'harmonisation des pratiques internes qui a demandé le plus d'efforts" (Dominique Poirot - Chef de projet)

A peine la sélection achevée, le groupe embraye par la phase d'étude d'intégration entre les mois de novembre et de décembre 2006, qui sera suivie par une autre de paramétrages et de mise en œuvre du progiciel sur trois sites pilotes entre mars et juin 2007.

Mais ce n'est qu'après avoir procédé fin 2007 à la reprise de l'existant et des données présentes au sein de ses tableurs Excel et de son progiciel comptable Cegid-CCMX que la Safege a été en mesure de procéder à une mise en exploitation complète de son ERP au 1er janvier 2008. Non sans avoir pris soin s'appuyer pour se faire sur une solide équipe projet.

"Le groupe projet au sein de Safege était constitué d'une quinzaine de personnes dont un chef de projet chargé de l'intégration et de l'implantation, des opérationnels, des assistants, ainsi qu'un membre de la DSI et de la direction Internationale qui a veillé à assurer pendant plus d'un an le suivi du projet", note par ailleurs Dominique Poirot, chef de projet Asa chez Safege.

Au final, le progiciel ASA permet de répondre non seulement aux impératifs de gestion commerciale et de facturation du groupe, mais également à la gestion de ses notes de frais, de règlements, et de valorisation d'encours. Et ce, alors même que plusieurs freins techniques ont dû être levés.

"Plus que la compatibilité avec l'existant, c'est l'harmonisation des pratiques internes qui a demandé le plus d'efforts car jusqu'à présent de nombreux outils informatiques étaient utilisés à des fins d'annuaires, de gestion de projet, ou de pratiques de gestion avec un niveau de détail et des principes de fonctionnement variant d'une entité métier à une autre", précise Dominique Poirot.

Alors qu'elle finalise à ce jour certains aspects relatifs à l'interface et à l'ergonomie de la solution, la Safege compte bien également d'ici la fin de l'année intégrer plusieurs développements spécifiques dans le domaine de la qualité.

"Le traçage qualité dans notre ERP ASA est effectif depuis le 1er juillet et nous permettra d'assurer le suivi de la production ou encore le calcul d'indicateurs de gestion d'affaires alors quer nous étudions également la possibilité de l'implanter dans nos filiales Hydracos et Actimar", annonce Emmanuelle Serta, DAF adjointe.

 

Le projet en bref
Source : Safege
OrganismeSafege
Solution retenueASA (Apsylis)
Début du projet2006
Implémentation 1er janvier 2008
Coût500 000 euros (achat des licences, développements spécifiques?)

Note de frais / Cas utilisateur