ArcelorMittal industrialise l'évaluation de ses fournisseurs

Avec l'objectif de bénéficier d'économies d'échelles, ArcelorMittal a mis en place une structure d'achats globaux il y a maintenant 6 ans.

"Nous avons créé une structure d'achats globaux en 2001 pour l'approvisionnement de certains types de produits/services qu'il est préférable d'acheter à une échelle globale plutôt qu'à un niveau local. Nous achetons en central ce qui est globalisable pour l'ensemble des usines du groupe (minerai de fer, charbon, coke, ferraille, certains produits et services industriels…)", explique Claude Jollain, responsable de la mise en place de l'outil SPM (Supplier Performance Management).

Très vite, la question de l'évaluation des fournisseurs sous contrat devient un élément indispensable d'une bonne gestion des fournisseurs. "Lorsque ces fournisseurs livrent les usines du groupe, il faut des éléments pour assurer un retour d'information vers les acheteurs globaux. SPM est un élément qui permet cette remontée d'information", commente le Quality Management Coordinator des Achats Globaux.

La question de la mesure de la performance se pose avant tout en termes de définition. "Cette performance se mesure sur plusieurs critères. Nous prenons en compte le coût, la qualité du produit/service, la réalisation de la livraison, dont les délais de livraison", relate Claude Jollain. Mais la question du volume d'information à traiter est aussi une donnée qu'il a fallu prendre en compte. "Nous avons plusieurs milliers de fournisseurs au niveau du groupe. Nous avons commencé notre travail d'évaluation sur ceux qui font le plus gros chiffre d'affaires."

Une nouveauté technique : "Avant la mise en place de l'outil SPM, nous conduisions des évaluations à l'aide de questionnaires envoyés aux usines. Nous exploitions les résultats des enquêtes avec les moyens de la bureautique traditionnelle." Autant dire que l'existant en matière d'évaluation de la performance des achats globaux était assez faible.

D'où l'idée de dédier un logiciel spécifique à cette tâche et ce, pour des raisons de logique métier, explique le responsable. "Le déclencheur du projet SPM a été la nécessité de mettre au point des questionnaires plus adaptés, unifiés dans l'ensemble de notre périmètre, plus faciles d'emploi et portés par une méthodologie plus rigoureuse pour remplacer la solution traditionnelle évoquée qui ne donnait plus satisfaction."

Dès lors, la recherche du prestataire adéquat commence en 2005. "Nous avons exploré plusieurs voies, et notre priorité a été de trouver un prestataire capable de mettre au point rapidement un outil", note le responsable. Ivalua a été le prestataire qui a répondu le plus favorablement à la demande des Achats Globaux.

Adaptabilité nécessaire

Pour autant, la mise en place de la solution a exigé une adaptabilité conséquente. "Il a fallu adapter le logiciel aux besoins du groupe. Mais cela est compris dans la prestation. Ivalua a utilisé son savoir-faire pour adapter l'outil à nos besoins et ceci avec notre participation active", explique Claude Jollain. Au final, trois mois ont été nécessaires pour mettre au point la solution.

Pour ce faire, la prise en compte du processus métier a forcément été une étape clé. Un questionnaire est établi par les équipes d'acheteurs. Chaque type de produit a un questionnaire dédié. Ce questionnaire comporte une partie renseignée par les utilisateurs des produits dans les usines, qui donnent un retour qualitatif sur le produit livré. La seconde partie du questionnaire est renseignée par l'acheteur lui-même ; elle permet de suivre l'aspect commercial des achats. En fin de cycle, ce sont les acheteurs qui récupèrent les résultats et en font la synthèse.

Dès lors, comment ce nouvel outil a été appréhendé par les utilisateurs ? Claude Jollain nuance sa réponse. "Concernant l'utilisation proprement dite du logiciel, il n'y a pas eu de difficulté particulière pour les utilisateurs des produits achetés. Il suffit en fait d'ouvrir une pièce jointe et de répondre à des questions en choisissant des réponses proposées.

Pour l'acheteur qui lance une campagne d'évaluation, il faut un peu plus de pratique et d'investissement en temps. Il faut par exemple définir dans l'outil d'évaluation les usines livrées et lister les personnes qui vont être contactées et impliquées. Nous avons fonctionné avec une plaquette d'information pour expliquer le fonctionnement du logiciel, puis nous avons effectué une série de formations de 2 à 3 heures pour montrer comment lancer des campagnes d'évaluation", note Claude Jollain.

Le logiciel SPM d'Ivalua Buyer fonctionne depuis maintenant un an et l'évaluation porte sur plus d'une centaine de gros fournisseurs. Au final, le retour d'expérience s'avère positif, selon ArcelorMittal.

Et même si l'objectif du projet a été atteint, des éléments extérieurs sont venus perturber l'agenda prévu. "Au titre des améliorations que nous a apportées cette solution, nous constatons que le retour d'information est plus riche et nous parvient plus complètement. Les acheteurs ont ainsi un retour formalisé et synthétique de la part des usines sur le produit/service acheté, ce qui est appréciable."

Ceci n'empêche pas les quelques difficultés inhérentes à tout projet. "Il faut avouer que les débuts ont été quelque peu fastidieux et la fusion ArcelorMittal, concomitante avec la mise en place du projet, l'a quelque peu retardé. Il y a eu pas mal de dossiers prioritaires à traiter au niveau des achats au cours de la fusion", conclut le responsable de la mise en place de l'outil Supplier Performance Management.