L'IUT de Colmar met en place une plate-forme de fax centralisée

L'IUT de Colmar, placée sous la direction de l'Université de Haute Alsace, comporte 1600 étudiants répartis dans 5 domaines : réseaux et télécommunications, carrière juridique, génie biologique, technique de commercialisation et hygiène, sécurité et environnement.

Son parc informatique est constitué de 400 postes et 40 serveurs répartis sur deux sites géographiques distincts. L'IUT de Colmar est également couvert par un système de téléphonie sur IP distribué. Depuis l'an 2000, l'institut envisage la mise en place d'une solution de fax centralisée.

«En 1999 / 2000 le coût de la solution a été aussi un frein. Mais l'idée ne nous a jamais lâché car elle correspondait à une forte demande de la part des utilisateurs», ajoute le directeur informatique. Pour le département informatique, toute ligne de téléphone devait être susceptible de devenir une ligne de fax. En banalisant la ligne, c'est au système central de faire le tri entre les appels voix et les fax. L'IUT, n'aurait ainsi à gérer qu'un seul numéro pour ses appels entrants.

Pour les appels sortants, le souhait de l'IUT est d'éviter au personnel de l'établissement d'avoir à imprimer les documents au format papier puis de se déplacer pour les envoyer. Il fallait donc que la solution de fax centralisée permette d'envoyer un document directement depuis le poste de travail. Autre critère de choix, la solution devait envoyer un email pour chaque fax entrant reçu.

Enfin, dernier critère, la direction informatique souhaitait pouvoir se connecter à une passerelle GSM pour faire transiter les appels fixes de l'institut vers les postes de la flotte mobile de l'Université de Haute Alsace. En passant par une passerelle GSM propre, les fax devenaient des appels internes gratuits, et ne transitaient plus par un réseau externe payant d'un opérateur.

Pour sélectionner les constructeurs adéquats, l'IUT adopte une démarche originale en confiant à ses étudiants en réseaux et télécommunications l'appel d'offres. «Ils ont travaillé dessus pendant 6 mois, en comparant les différentes solutions. Il y a donc eu la démarche technique, mais aussi la démarche commerciale. C'est intéressant pour eux car ce projet les a amené à travailler sur un cas réel, avec du matériel du marché», estime Alexandre Heck.

A l'issue de cet appel d'offres mené en 2004/2005, la solution du constructeur Quescom ressort. «Nous avions comparé cette solution avec celles d'autres constructeurs comme Cisco, Alcatel, et des solutions du monde libre également. Il y a deux ans, les solutions libres ne nous semblaient pas assez abouties. Nous recherchions aussi des fonctions d'administrations conviviales. Sur la partie technique, Quescom répondait bien à nos exigences. Sur l'administration et la question du coût également», complète Alexandre Heck.

Une autre force du produit concerne sa compatibilité avec les solutions Cisco, déjà utilisées au sein de l'IUT de Colmar pour la téléphonie sur IP. A partir d'un système de gestion unique de marque Cisco, l'IUT a donc la possibilité de contrôler l'ensemble de son infrastructure télécom, y compris la solution de fax centralisée de Quescom.

Une fois l'appel d'offres conclu, la direction informatique s'est donnée le temps de tester les solutions dans leur intégralité avant le déploiement. Deux mois après le choix de Quescom, la solution était mise en production secrétariat après secrétariat.

«En expérimentant la plate forme Quescom, nous nous sommes rendu compte qu'elle disposait d'une fonctionnalité de passerelle SMS. Or, en interne nous avions un besoin de supervision des équipements informatiques lorsque le département est fermé, en congé... La fonction SMS était intéressante car si un équipement tombe en panne, il est possible d'envoyer un message à la personne en astreinte», affirme le directeur informatique de l'IUT de Colmar.

En développant des fonctions de sondes réseaux à partir de technologies libres, la direction informatique de l'IUT surveille désormais des équipements critiques tels que les onduleurs, la température des salles ou certains serveurs. Le bilan, en tout cas est extrêmement positif aujourd'hui.

«Du 9 au 20 juillet, nous allons avoir à gérer le guichet d'inscription unique pour les étudiants. Ce guichet se trouvera dans un lieu déporté par rapport à l'IUT. A l'aide de la solution Quescom, je peux très facilement mettre à disposition des secrétaires un fax. En plus de ce gain de temps en terme de déploiement, les usagers nous ont fait une remontée plutôt positive car ils disposent désormais d'une solution de fax depuis leur poste de travail et n'ont plus besoin de se déplacer à chaque fois», conclut Alexandre Heck.