La technologie aide à respecter les nouvelles exigences de l’événementiel

Le numérique s’est immiscé dans l’événementiel depuis plusieurs années jusqu’à devenir aujourd’hui une composante essentielle de son organisation.

Conférences interactives, formulaires d’inscription, solutions de mise en relation, de prise de rendez-vous ou de "matchmaking" lecteurs de badge dématérialisés, RFID pour la gestion des entrées, objets connectés, géolocalisation, écrans tactiles… Les solutions technologiques au service des événements se sont multipliées alors que 90% d’entre elles n’existaient pas - ou à peine- il y a 10 ans. Preuve de cette incroyable expansion : des salons références du MICE (Meetings, Incentives, Conferences and exhibitions) comme IBTM World ou IMEX dédient des zones entières aux prestataires de technologie événementielle quand d’autres y sont carrément 100% dédiés comme Event Tech Live.

Mais qu’apportent réellement ces solutions aux événements ? Leur avènement a-t-il révolutionné les événements ? Essayons de répondre à cette question en nous concentrant sur les salons professionnels.

On entend souvent dire que les objectifs de participation à un salon ont changé, qu’il y aurait un "avant" et un "aujourd’hui". En réalité, ces objectifs restent les mêmes. Ils se sont simplement chargés de nouvelles exigences.

Les attentes ont changé

Avant, on venait sur un salon pour trouver de l’information et rencontrer ses fournisseurs. Aujourd’hui, l’information est partout et les opportunités de mise en relation sont largement facilitées. On pourrait donc penser que les salons ne sont plus pertinents dans ces démarches et qu’ils doivent se renouveler pour offrir autre chose. C’est faux. Ils doivent se renouveler pour offrir mieux, tant au niveau de l’information que des rencontres.  

Si le participant ne vient plus simplement chercher de l’information, il vient trouver du contenu exclusif et personnalisé, adapté à ses problématiques.Si le participant ne vient plus simplement rencontrer ses fournisseurs, il vient trouver les contacts qui lui permettront de trouver une solution, de réaliser un projet ou une affaire.

Ces exigences nouvelles sont nées d’un environnement économique plus complexe, traversé par la crise économique de 2008 et se traduisant par une diminution des budgets marketing et communication en même temps qu’un durcissement des politiques de résultats. En clair, la participation à un salon professionnel – pour un visiteur comme pour un exposant – est devenue plus fortement encore conditionnée par le succès et l’efficacité mesurés. Par chance (mais-est-ce vraiment une coïncidence ?), les solutions à disposition des événements pour répondre à ce besoin de résultat se sont développées au même moment avec la technologie événementielle.

Reprenons nos objectifs de participation à un salon : trouver de l’information et des contacts. Quand Google répond aujourd’hui à toutes nos questions, que des newsletters nous nourrissent chaque matin et que LinkedIn ou des bases de données professionnelles nous mettent en relation sans intermédiaire, le défi pour les salons pourrait paraître énorme. Ils ont pourtant un avantage : être au cœur de leur industrie et donc en capacité de connaître les besoins individuels de chaque participant.

Ainsi, la technologie événementielle doit leur permettre de répondre à ces objectifs en introduisant de l’intelligence dans l’exploitation de la connaissance que les organisateurs ont de leurs participants.

Prouver l’intérêt du salon 

En tant qu’organisateur, je peux demander à mes participants via un formulaire d’inscription ou un portail visiteurs de renseigner leur profil et le projet dont ils sont porteurs pour leur suggérer les conférences qui leur apporteront une expertise et les contacts capables de répondre à leur besoin et problématique.

En tant qu’organisateur, je sais que mes exposants ne reviendront pas s’ils n’ont pas pu prouver à leur direction que mon salon est bénéfique pour leur business : je mets donc à leur disposition dans l’application mobile de mon événement un lecteur de badge afin qu’ils puissent scanner les visiteurs rencontrés, les qualifier et les exporter vers leur solution CRM pour un meilleur suivi commercial.

En tant qu’organisateur, je sais que Google n’apportera jamais la convivialité à mes participants dans leur environnement professionnel. Et puisqu’elle ne dessert en rien l’objectif d’efficacité que l’on attend de mon événement, je mets donc à profit la technologie pour favoriser l’engagement : concours, timeline, selfies…

La technologie ne révolutionne pas les événements au sens où elle ne dicte pas leur devenir. Au contraire, bien intégrée à des parcours clients dont l’objectif est de répondre aux objectifs des participants, elle permettra aux événements d’être à la hauteur des exigences nouvelles de ces derniers.

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