Instaurer la confiance au sein des équipes financières grâce à l'exploitation des données en temps réel

Les services financiers et les CFO ont tout à gagner de l'exploitation en temps-réel des données, d'autant plus dans un contexte économique incertain.

Les dernières années ont été marquées par une forte incertitude économique, engendrant une pression considérable sur les directeurs financiers (CFO). En outre,  leur rôle de conseiller les dirigeants d'entreprise a été rendu plus complexe. Cette situation, exacerbée par la crise prolongée des marchés financiers et la tendance des consommateurs à réduire leurs dépenses, laisse présager un avenir incertain.

Les données, un outil pour superviser les finances plus efficacement

Afin de garantir la pérennité de l’entreprise sur le long terme, les CFO ont pour mission principale d’exercer un contrôle rigoureux sur ses finances. Etablir des prévisions, limiter les coûts, fixer correctement les prix sont parmi les priorités majeures des CFO pour 2023, comme le révèle une étude de Gartner.

Les entreprises qui ont maintenu leurs investissements sur le long terme pendant la crise financière de 2008, étaient mieux armées pour faire face à la reprise économique et ainsi retrouver une croissance solide. Cependant, investir dans les technologies adéquates ne suffit pas pour diriger une entreprise de manière efficiente. La responsabilité revient en premier lieu aux directeurs financiers et à leurs équipes d'être convenablement équipés et formés afin d'exploiter de façon optimale ces technologies.

Ne pas laisser les  données prendre le dessus

Pour une supervision adéquate des finances de l'entreprise et une maîtrise totale sur celles-ci, les équipes financières doivent tout d'abord surmonter deux défis majeurs qui sont fondamentaux et étroitement liés : la confiance accordée aux données et l'accès à une source de données dite « propre ».

Avec l'introduction de nouvelles technologies et de nouveaux processus, les entreprises sont confrontées à des demandes plus spécifiques, nécessitant le traitement de volumes de données toujours plus importants et diversifiés, et ce avec une plus grande rapidité. De nos jours, il est courant que chaque département collecte ses propres données sur des systèmes dédiés répondant à leurs besoins. Ainsi, les logiciels ERP reposent sur un système, les fiches de salaire sur une deuxième et le suivi des pertes et profits (P&L) sur un troisième. Ainsi, se noyer sous une masse de données est un risque bel et bien présent. Le défi pour les directeurs financiers est donc de savoir comment sélectionner les données appropriées pour pouvoir prendre des mesures en temps réel, repérer des sources d'efficacité dans les processus et optimiser l'activité de l'entreprise.

Il est crucial pour les entreprises de mettre en place une source de données propre, mais ce concept reste encore difficile à assimiler pour plusieurs d’entre elles. Les équipes financières ont besoin de collecter toutes ces données et de les stocker dans une source complète et propre afin de leur accorder leur confiance.

Les membres de l'équipe financière qui fournissent les directives stratégiques doivent parfaitement maîtriser le mode de fonctionnement de chaque département de l’entreprise. De ce fait, il est vital de créer une approche globale et de réaliser les investissements numériques appropriés afin d'extraire les données exploitables.

Afin de garantir la mesure précise des résultats et des performances de l'entreprise par tous, la première étape est de définir et de valider les indicateurs clés de performance en amont. Il est ensuite  requis d’identifier l'origine de ces données et de collaborer avec les divisions en possession de ces informations pour bénéficier d'un accès en temps réel. C’est là tout l’enjeu du projet.

Accéder des données en temps réel, une réussite garantie  

La capacité de disposer  en temps réel aux données et de les analyser est devenu indispensable dans la mesure où les entreprises évoluent dans environnement en perpétuel changement. Alors que les données obsolètes peuvent représenter une dette potentielle, les données récentes quant à elles génèrent de la valeur en offrant un aperçu direct des performances financières de l'entreprise. Elles facilitent l'identification des domaines à améliorer et des orientations à prendre en cas de restructuration.

Les informations qui subissent une latence causée par les anciennes pratiques de Business Intelligence, où les rapports financiers étaient souvent préparés par le département informatique, sont caractérisées comme des « mauvaises données ». Autrement dit, le temps que ce dernier rédige et fasse parvenir le rapport, les informations y figurant devenaient vite obsolètes. L'utilisation de ces données pouvait entraîner des choix peu judicieux, des résultats insatisfaisants et une incapacité à réagir efficacement face aux conditions du marché ou à des opportunités concurrentielles imprévues.

En outre, il est généralement courant que les données soient stockées dans des silos répartis au sein de divers systèmes d'exploitation, ce qui rend leur accès automatique et en temps réel difficile pour l'analyse. Le recours à une stratégie moderne permet de combiner les données issues de multiples sources et de les mettre à la disposition des équipes via des analyses. L'exploitation des données en temps réel génère des informations pertinentes et immédiatement utilisables, pouvant conduire à la mise en place d'actions efficaces et concrètes.

Un seul tableau de bord et une seule application offrent aux CFO et à leurs collaborateurs la possibilité de visualiser chaque jour et en temps réel les données financières de l’entreprise, par exemple sur leur smartphone. En outre, les notifications instantanées leur permettent de réagir rapidement en cas d'imprévus ou de problèmes majeurs. Ils ont ainsi un aperçu immédiat de la situation financière de l'entreprise, favorisant la prise de décision stratégiques en temps réel plutôt que d'attendre la fin du mois. Enfin, si le CEO a besoin de données financières de manière urgente, les CFO et leur équipe peuvent fournir toutes les informations de manière immédiate, permettant ainsi une prise de décision quasi instantanée. Cela peut considérablement améliorer les performances de l'entreprise. De nos jours, il est essentiel que toutes les entreprises disposent de la capacité à prendre des décisions éclairées en toute confiance.

Être confiant pour l’avenir

 S’il est impossible de prévoir avec certitude de quoi les prochaines années seront faites – ce qui peut engendrer une certaine anxiété chez les directeurs financiers étant donné leur responsabilité – l’Histoire a démontré que les entreprises qui ont la capacité d’anticiper et d’agir intelligemment seront celles qui continueront à investir de manière réfléchie. Elles seront donc à même de mieux rebondir au sortir d’une crise. Dans ce contexte, briser les silos de données pour faciliter l'accès à des informations fiables et précises peut aider les entreprises à gagner en confiance, même en période d'incertitude.