L’apport des nouvelles technologies dans la stratégie gouvernementale de gestion des coûts

La technologie est omniprésente dans notre écosystème et le secteur public n’est pas en reste. En effet, l’Etat français encourage les différents organes publics à être toujours plus collaboratifs et connectés pour permettre une performance accrue et similaire à celle des acteurs privés du marché.

Des initiatives tournées vers le digital voient ainsi le jour dans le public. La dématérialisation des factures, l’hôpital numérique ou encore la plate-forme collaborative Faire-simple.gouv.fr figurent parmi celles-ci.
Or, depuis toujours et quel que soit le pays, le problème majeur d’un Etat réside dans la maîtrise de son budget. Le gouvernement français n’échappe pas à la règle : la réforme territoriale et les grands projets qui ont été promis lors des campagnes électorales vont engendrer de grands chantiers … donc des frais importants ! Le musée des Confluences de Lyon ouvre enfin ses portes. A l'origine, le bâtiment devait être construit en cinq ans, entre 2000 et 2005, pour 61 millions d'euros. Il aura finalement fallu près de quinze ans pour livrer cette imposante structure de 22 000 m², et une note de 255 millions d’euros (i)…
Dans quelle mesure les nouvelles technologies et plus particulièrement les logiciels de gestion de projet impactent-ils la collaboration, la rapidité et la transparence de la stratégie gouvernementale de gestion des coûts ?

Collaboration : un projet en Ardèche en « live » depuis Paris !

Les nouvelles technologies génèrent des liens entre les individus y compris lorsque ceux-ci ne sont pas physiquement au même endroit ; elles permettent de travailler de façon collaborative en tenant informées des équipes géographiquement éclatées de l’avancée d’un projet.
Un mode de travail collaboratif supporté par des solutions hébergées dans le Cloud et accessibles depuis n’importe où dans le monde et à n’importe quel moment permet aux personnes responsables du budget de suivre en temps réel l’avancée des projets. En ayant une meilleure vision du retard ou des imprévus, de leurs coûts et des différentes échéances de paiement, les personnes en charge de la supervision des projets sont plus à même de tenir des comptes justes et précis et donc d’ajuster le budget alloué quasiment instantanément.

Rapidité : Benjamin Franklin a dit « Remember that time is money »

Parmi les différentes raisons de ce retard, on peut supposer que les maîtres d’oeuvre et les collectivités ne se sont pas suffisamment appuyés sur des logiciels de gestion de projet.
En effet, le partage immédiat des informations permis par ces solutions a l’avantage d’accélérer les chantiers et d’être ainsi livré en temps et en heure. Il n’est plus nécessaire de faire remonter ses doléances par e-mail et chef de projet interposés : la technologie logicielle permet aux principaux intéressés de recevoir une alerte directement sur leur terminal lorsqu’un chantier est paralysé pour telle ou telle raison.
Les processus de validation et de suivi sont ainsi simplifiés et accélérés … ce qui permet au projet d’aboutir plus rapidement. A ce rythme-là, avec de telles solutions, le Louvre aurait peut-être pu être terminé en moins de 800 ans et coûter nettement moins cher !

Transparence : Je suis transparent, tu es suivi, il est traçable, vous gérez un projet

La mise en œuvre du décret GBCP (Gestion Budgétaire et Comptable Publique) oblige depuis 2014 les organisations publiques à revoir leur système budgétaire pour davantage de transparence. Ainsi, celles-ci sont désormais contraintes de partager avec les citoyens les sommes reçues et investies mais aussi les informations relatives à l’avancement des chantiers. Les nouvelles solutions de gestion de projet jouent un rôle majeur dans l’adoption de ce nouveau comportement : elles permettent de collecter, mesurer, évaluer, synthétiser, diffuser, éditer des graphiques, stocker et partager rapidement les données propres à un chantier ou à un projet.
La transparence est une valeur appréciée dans le secteur public : un projet de loi imposant à l’administration de mettre en ligne d’importantes données budgétaires relatives aux collectivités territoriales (communes, départements...) en est l’une des illustrations (ii). Une fois encore les technologies facilitent la démarche en créant des plateformes de partage d’informations.

L’Etat, ce bon élève

L’enjeu de la technologie est de taille : l’État doit avoir « un rôle d’acteur exemplaire » et donc être un modèle pour jouer un rôle moteur vis-à-vis du reste des acteurs économiques. Toutes les entités sont préoccupées par l’état de leur budget, les organismes publics les premiers. Fort de ce constat, ils doivent figurer parmi les primo-adoptants de ces solutions collaboratives de gestion de projet.
Collaboration, rapidité et transparence sont les atouts majeurs qu’apportent les nouvelles technologies et ces derniers répondent à la perfection aux actuels boulets du gouvernement : le cloisonnement, le retard et l’opacité des projets. Ainsi, en réponse au décret du 1er août 2014 (iii), l'Etat, par le biais de sa DSI centrale, s’appuie désormais sur des outils et des méthodes permettant d'évaluer la pertinence des projets des ministères et de piloter en temps réel leur plan d'investissement. Une révolution est en marche …

Références: