Gestion automatisée des stocks : cinq outils indispensables

A l’heure de la digitalisation de l’ensemble des activités des collaborateurs, bon nombre d’organisations envisagent d’investir dans des logiciels de gestion des stocks. Or, il s’agit d’une décision cruciale qui mérite une solide réflexion quant aux besoins effectifs de l’entreprise concernée.

Avant de se lancer dans des logiciels de gestion des stocks, il convient de vérifier que les fonctions d’automatisation qui seront nécessaires à la gestion de la supply chain ont bien été pris en compte. Une organisation doit savoir en quoi consiste la gestion automatique des stocks, l’impact de cette dernière sur l’activité, ainsi que les cinq fonctions d’automatisation indispensables à tout système de gestion des stocks.

Dans un système de gestion des stocks, l’automatisation facilite le suivi des articles vendus, la surveillance du niveau des stocks et procure une analyse de la situation à un instant T. 

Prenons un exemple : un client régulier vient de passer commande pour 100 unités d’un produit. Avant de confirmer la commande, le dit fournisseur doit vérifier qu’il dispose du stock suffisant. Selon sa feuille de calcul, 102 unités de ce produit sont en rayon, mais il sait que cet article est régulièrement commandé, que ce soit par son magasin, sur son site web ou sur la place de marché en ligne (marketplace), à laquelle son entreprise est associée. Que se passe-t-il s’il valide cette commande et apprend dans la foulée qu’un autre client vient d’acheter dans sa boutique 25 exemplaires de cet article ? Pour ne pas prendre ce risque, il doit s’assurer que ses plateformes de vente n’ont pas vendu les 100 articles nécessaires pour honorer cette commande.

L’automatisation permet ainsi à un système de gestion des stocks d’actualiser en temps réel le nombre des produits disponibles, dès qu’une commande est traitée sur l’une des plateformes de vente. Il est dès lors inutile d’appeler un magasin pour vérifier ce qui a été vendu dans la journée, puisque toutes les opérations sont répertoriées dans le système dès qu’un article quitte les rayons. En d’autres termes, si le logiciel affiche 102 unités, l’entreprise a la certitude que ce nombre est actuellement disponible à la vente, sans risque de "survente" ; la commande peut alors être confirmée sans délai pour le client.

Les quatre principaux acteurs de toute activité économique d’une organisation sont : les partenaires ou investisseurs, les employés, les clients et les fournisseurs. Sachant que tous ces intervenants ont des intérêts différents à satisfaire, l’automatisation permet une efficacité opérationnelle qui répondra à ces attentes. Elle permet notamment de préserver la productivité des activités quotidiennes, en améliorant la précision et la rapidité d’exécution des opérations.

De nombreuses applications de gestion des stocks permettent d’appliquer des règles simples de gestion des workflows, qui déclenchent certaines actions sans nécessiter la moindre intervention. En automatisant les tâches courantes, les employés peuvent se concentrer davantage sur les stratégies de croissance, et l’entreprise peut consacrer plus de temps à la qualité des produits et du service. Résultat, cette approche augmente le niveau de rentabilité, et conduit à la satisfaction des clients et des investisseurs. Enfin, cette automatisation aidera les organisations à accélérer le règlement des factures, ce que leurs fournisseurs ne manqueront pas d’apprécier.

Ainsi, pour une automatisation optimale de la gestion de leurs stocks, les entreprises doivent mettre en place cinq fonctions indispensables...

·  Automatisation de la marketplace

Comme évoqué, le traitement des commandes est un aspect crucial de la gestion des stocks, qui couvre la gestion quotidienne des articles, le traitement des achats et des ventes, la facturation, la conditionnement et l’expédition. Dans un premier temps, une entreprise peut traiter la plupart de ces opérations manuellement. Toutefois, si celle-ci décide de développer ses activités en ligne, il sera rapidement nécessaire de les automatiser. À l’heure où une majorité des consommateurs en ligne choisissent d’acheter sur une marketplace, il est judicieux de rejoindre ce type de plateforme. Cependant, il ne faut pas oublier que ce canal ajoute une couche de complexité à la gestion des stocks, tout en augmentant le volume de commandes reçues. Par conséquent, une entreprise doit veiller à ce que son logiciel prenne automatiquement en charge la synchronisation des unités de gestion des stocks (UGS), récupération des commandes et tarifs d’expédition en temps réel.

·  Notification de réapprovisionnement 

Il s’agit de l’alarme incendie d’une entreprise ! Cette fonction protège en effet les organisations contre l’un des plus grands risques : la rupture de stock. C’est un système d’avertissement qui se déclenche lorsque le niveau des stocks d’un article devient dangereusement bas, et qui invite les équipes à procéder rapidement au réassort. Au fur et à mesure que le nombre d’articles et de commandes augmente, il devient difficile de suivre manuellement le niveau des stocks sans commettre d’erreur. Par ailleurs, la notification permet également de savoir quelle marchandise est nécessaire et à quel moment. Cette fonctionnalité évite de stocker des marchandises en quantités excessives, un problème majeur pour de nombreuses entreprises qui induit des coûts inutiles. Un bon système de gestion des stocks permet de choisir un niveau de réapprovisionnement adapté pour chaque article (et, le cas échéant, de le modifier), d’automatiser le suivi des stocks de A à Z, et de recevoir des notifications au moment opportun.

·  Lecteurs de codes-barres ou « douchettes »

 Ce sont des appareils électroniques qui scannent les codes-barres apposés sur les articles, pour enregistrer les informations correspondantes dans le logiciel de gestion des stocks. Cette solution améliore l’efficacité, limite le nombre d’erreurs – souvent humaines – et fait gagner du temps aux entreprises. À titre d’exemple, un client passe une commande de trois unités de vingt articles différents. L’enregistrement de cet achat s’avère particulièrement fastidieux en temps et en main-d’œuvre : le fournisseur doit gérer de multiples références, des numéros de série ou de lot distincts, des tarifs et des prix d’achat différents ; avec un risque d’erreur humaine pour chaque information supplémentaire. Avec un lecteur de codes-barres, la tâche se simplifie et devient moins propice aux erreurs. Cependant, l’utilisation d’une douchette n’est bénéfique que si elle est reliée à un système de gestion des stocks compatible. Il s’agit d’une fonction d’automatisation majeure pour une entreprise en forte croissance, amenée à gérer des stocks importants.

·  Générateur d’unités de gestion des stocks (UGS)

En ce qui concerne le traitement des UGS d’articles individuels, les douchettes facilitent grandement la tâche. Toutefois, si l’entreprise stocke un grand nombre de groupes d’articles similaires, mais présentant des attributs distinctifs – tels que la couleur ou la taille - mieux vaut utiliser un outil pour gérer les références des produits, et pas uniquement pour les saisir. Ainsi, un générateur d’unités de gestion des stocks permettra de réduire les risques d’erreur et de répétition, et s’adaptera aux besoins de l’entreprise en cas de nouveaux groupes ou attributs, sans pour autant perturber la gestion des stocks.

·  Édition de rapports (reporting)

Toutes les stratégies et décisions sont basées sur cette étape. Il est important de se baser des chiffres exacts pour élaborer des tendances précises et prendre des décisions efficaces. Or, les petites entreprises consacrent souvent beaucoup de temps à la préparation de ces rapports, puis à réfléchir à leur sujet. Si les données sont mises à jour manuellement dans plusieurs tableurs dès qu’une vente est réalisée, le risque de passer à côté d’informations cruciales, ou d’insérer un décalage dans les données, augmentera. Sur les marchés en évolution rapide et concurrentiels, les retards et les erreurs de ce type peuvent être catastrophiques. Un système de gestion des stocks simplifie ce processus en actualisant simultanément les données enregistrées dans tous les modules associés. Il est désormais inutile mettre à jour manuellement le niveau d’un article après une vente. Le système de gestion des stocks actualisera les données et complétera automatiquement les rapports de ventes, le rapport détaillé concernant la gestion des stocks ainsi que celui d’évaluation des stocks, offrant ainsi un gain de temps et élimine le risque d’erreurs.

L’automatisation peut, à première vue, sembler être un chantier de grande envergure. Les chefs d’entreprise risquent d’être découragés face à l’ampleur de l’investissement et à la complexité de la tâche. Pourtant, il n’est pas nécessaire d’utiliser un progiciel de gestion intégré (ERP) complet pour automatiser certaines opérations basiques quotidiennes. Investir dans un logiciel en cloud doté des bons outils d’automatisation peut s’avérer extrêmement profitable pour une entreprise. Si la plateforme de gestion des stocks prend en charge les opérations exécutées sur les marketplaces, le réapprovisionnement, les codes-barres, les UGS et le reporting, les organisations sont sans conteste sur la bonne voie.

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