Comment organiser une AG de copropriété à l'ère du Covid-19
Une AG en présentiel en respectant les gestes barrières
Durant les deux premières périodes de confinement (printemps et automne 2020), il était impossible d'organiser des assemblées générales physiquement, c'est-à-dire dans une salle. Le 3e confinement du printemps 2021 a été plus souple sur le sujet. Il était légalement possible de réunir des copropriétaires à l'occasion d'une assemblée générale, en respectant le cadre sanitaire : port du masque, salle ventilée, respect de la distanciation avec un espace minimum de 8 m2 par personne, jauge... Voilà pour la théorie.
Rares sont donc aujourd'hui les syndics à prendre la responsabilité d'organiser une AG en présentiel et à jouer avec la sécurité des copropriétaires
"En réalité, même si cette option est possible, elle est difficilement applicable, d'une part parce que les syndics de copropriété ne peuvent pas louer de salle actuellement et qu'ils ont rarement l'espace suffisant au sein de leur agence, d'autre part parce qu'il devient extrêmement compliqué de respecter les gestes barrières lorsque le nombre de copropriétaires est élevé", constate Rachid Laaraj, directeur général de Syneval, courtier en syndic. Rares sont donc aujourd'hui les syndics à prendre la responsabilité d'organiser une AG en présentiel et à jouer avec la sécurité des copropriétaires. Le couvre-feu encore en vigueur limite également leur marge de manœuvre, la présence à une AG ne constituant pas un motif dérogatoire de déplacement.
Une AG en visioconférence
Etant donné le contexte sanitaire, la loi du 10 juillet 1965, qui fixe le statut de la copropriété, a été adaptée par le gouvernement. Une ordonnance datée du 20 mai 2020 autorise le recours à la visioconférence jusqu'à la fin du mois suivant l'arrêt de l'état d'urgence sanitaire, soit jusqu'au 1er juillet 2021, sans que la décision soit préalablement validée en AG. En d'autres termes, elle permet au syndic de le décider de manière unilatérale. Reste que, dans la pratique, "l'usage de la visioconférence est anecdotique", indique Rachid Laaraj. Et pour cause : rares sont les syndics à être équipés d'outils adaptés.
Les grands réseaux, comme Foncia et Citya, disposent de solutions dédiées, tandis que les petites structures doivent se contenter d'outils grand public comme Zoom ou Teams
Les grands réseaux, comme Foncia et Citya, disposent de solutions dédiées, tandis que les petites structures doivent se contenter d'outils grand public comme Zoom ou Teams, qui ne proposent pas de fonctionnalités d'authentification, pourtant requises pour mener une AG. Lorsque la copropriété rassemble des personnes âgées qui sont éloignées des nouvelles technologies, l'option de la visioconférence est également exclue. Pour Jean-Pierre Zembra, gérant de l'agence Immobilière du Château à Paris, la visioconférence offre pourtant plusieurs avantages. "Les AG durent moins longtemps en visio, car les copropriétaires prennent la parole uniquement lorsque c'est nécessaire. Les interruptions sont donc moins nombreuses et les copropriétaires vont à l'essentiel", estime-t-il.
Le vote par correspondance (VPC)
"Lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n'est pas possible, le syndic peut prévoir que les décisions du syndicat des copropriétaires soient prises au seul moyen du vote par correspondance", indique l'ordonnance du 25 mars 2020. Dans ce cas-là, l'AG se résume au seul vote par correspondance. Aujourd'hui, cette option est celle qui remporte le plus de suffrages. Selon un sondage de l'UNIS mené en février dernier, 60 % des 200 000 AG qui se sont tenues entre septembre 2020 et janvier 2021 ont uniquement intégré le vote par correspondance.
"Par principe, certains copropriétaires votent contre par correspondance car ils n'ont reçu aucune explication"
Cette option est loin d'être satisfaisante pour les copropriétaires. "La limite de l'exercice, c'est que les copropriétaires reçoivent une convocation pour voter, mais sans avoir la possibilité de débattre sur les sujets qui font l'objet du vote. Cette approche peut créer des tensions chez les copropriétaires", explique Bilal Layati, responsable du développement de Syneval. Le résultat du vote est directement impacté. "Par principe, certains copropriétaires votent contre car ils n'ont reçu aucune explication. Lorsqu'il s'agit de voter la réalisation de travaux par exemple, ils n'ont pas eu accès aux quote-parts par propriétaire et n'ont donc pas tous les éléments pour se positionner", ajoute Rachid Laaraj. "Lorsque le vote par correspondance est privilégié, les décisions importantes sont souvent reportées", note Jean-Pierre Zembra. Seuls les contrats des prestataires ou les mandats de syndics survivent au vote par correspondance. Un manque à gagner puisque d'après la FNAIM, 36% de ses adhérents veulent porter, en 2021, un projet de rénovation énergétique à leur ordre du jour.
L'AG hybride qui mixte présentiel et distanciel
Depuis le début de la crise sanitaire, une autre option – hybride – a vu le jour. "Elle consiste à envoyer une convocation pour un vote par correspondance et à proposer, avant que les copropriétaires renvoient leur bulletin de vote, une pré-AG uniquement axée sur le débat autour des résolutions", résume Bilal Layati. Cette alternative permet ainsi aux copropriétaires d'échanger sur les sujets qui concernent leurs copropriétés puis de voter, de manière éclairée, quelques jours après cette réunion d'informations.
Puisque l'AG hybride génère davantage de travail pour les syndics, elle est souvent réservée aux grandes copropriétés ou à celles à sujets
Puisque cette option génère davantage de travail pour les syndics, elle est toutefois peu répandue. "Elle est souvent réservée aux grandes copropriétés ou à celles à sujets", constate-t-il. Selon l'UNIS, seules 29,1% des copropriétés ont utilisé le vote par correspondance en complément d'une réunion physique (17%) ou d'une réunion en visioconférence (28,4%). Une autre option, pour les plus technophiles, permet de mixer différentes modalités : utiliser la vidéo à des fins didactiques. "J'ai eu vent d'un conseil syndical qui a créé une vidéo pour expliquer chaque résolution qui devait être abordée pendant l'AG et qui a ensuite envoyé les liens à tous les copropriétaires, avant leur vote par correspondance", raconte Rachid Laaraj. Une articulation de contenus à laquelle réfléchit l'UNIS pour aider les copropriétaires durant l'ère Covid-19.