Les entreprises ont aujourd'hui un rapport différent au contrôle des dépenses

Le contrôle est souvent perçu comme quelque chose de bénéfique pour les entreprises, surtout lorsqu'il y a beaucoup d'enjeux autour des clients, des collaborateurs, des revenus ou encore des produits.

Pour certains dirigeants, le contrôle rime avec une forte implication dans tous les niveaux de l'organisation, garantissant que rien ne soit validé sans leur aval. Toutefois, ce type de fonctionnement peut rapidement se transformer en micro management, compromettant ainsi la confiance, la créativité et l'innovation au sein de l'équipe. De même, s’il existe des goulets d'étranglement au sein de l’entreprise comme des processus lents qui ne sont pas révisés et optimisés, cela peut avoir un impact direct sur la croissance et la productivité. En effet, les tâches à accomplir prennent plus de temps et des opportunités peuvent être manquées. Cependant, l'inflation, les taux d'intérêt et un paysage politique changeant rendent le contrôle indispensable pour les entreprises, notamment les petites sociétés qui cherchent à stabiliser leur situation face à l'incertitude.

Les dirigeants doivent privilégier un contrôle démocratique à un contrôle rigide, et donner de l'autonomie à leurs collaborateurs tout en s'appuyant sur des décisions basées sur les données.

Contrôler les finances de son entreprise

Assurer la stabilité financière c’est d’abord ne pas perdre de l’argent dans des dépenses inutiles - et ce, avant de penser à augmenter leurs revenus. C’est d’ailleurs une priorité pour 30 % des entreprises françaises cette année.

Le contrôle financier ne doit pas se transformer en une surveillance manuelle traditionnelle. Il s'agit de donner des moyens d’action et d'établir des processus où les données jouent un rôle central. Comme le concept de contrôle, le département financier aussi est en train de se transformer. Autrefois perçu comme une fonction de back-office, ce service devient aujourd'hui une composante stratégique de l'entreprise. Mais le contrôle reste essentiel et, pour l’équipe financière, il ne s'agit pas seulement d'un style de management, mais de transformation numérique. Cette dernière permet aux équipes un meilleur contrôle des dépenses et de tirer des enseignements basés sur les données. Cette approche du contrôle induit alors une responsabilité partagée entre plusieurs collaborateurs et leur permet d’avoir un impact plus important dans le processus. 

Intégrer l’IA dans le nouveau concept de contrôle

L'intelligence artificielle (IA) est une composante clé de toute stratégie de transformation numérique. Pour certains dirigeants, l'IA représente une menace en matière de cybersécurité et de remplacement de l’humain. Toutefois, l’IA n’a pas vocation à remplacer l’être humain mais à l’aider dans les domaines d’automatisation des tâches chronophages tout en permettant à l’équipe de gagner un temps et une productivité considérables.

Pour utiliser l'IA dans le but de donner un nouveau sens au contrôle, les dirigeants doivent d'abord se demander ce qu'ils veulent réellement contrôler. Est-il nécessaire de surveiller une multitude de reçus ou de demandes de remboursement ? Ou faut-il plutôt se concentrer sur la stratégie financière de l'entreprise et de sa gestion des dépenses ?

Seules 26 % des organisations françaises sont confiantes quant à l'introduction de l'IA pour gérer leurs finances. Pourtant, disposer d’une équipe compétente en IA qui maîtrise à la fois la science des données, l'analyse et la programmation, peut stimuler l'évolution de la fonction finance et des performances globales de l’entreprise. En outre, une telle équipe créera une nouvelle forme de contrôle où la responsabilité est partagée et non centralisée.

La démocratisation du contrôle

Pour les dirigeants, déléguer des responsabilités à leurs équipes ne signifie pas nécessairement alléger le contrôle. La confiance est un facteur clé de motivation pour les collaborateurs. S’ils sentent en confiance et soutenus par leur hiérarchie, les salariés ont tendance à être plus motivés et productifs. Et il est vrai que la gestion des dépenses professionnelles est un domaine où la confiance fait souvent défaut.

Mais cette nouvelle approche du contrôle de la part des équipes financières permet d’accroître la confiance et la transparence. Cela améliore non seulement le suivi des dépenses, mais aussi la satisfaction et la fidélisation des salariés. Par ailleurs, responsabiliser les équipes en matière de gestion de leurs dépenses peut renforcer la cohésion interne.

Il y aura toujours des arguments en faveur du statu quo. Les entreprises qui ont traversé les dernières années de récession et de pandémie pourraient être réticentes aux changements. Mais être tourné vers l'avenir c’est comprendre que les outils et les mentalités continuent d’évoluer et qu’il est nécessaire de progresser au même rythme pour rester dans la course.

En adoptant ce nouveau concept, les organisations seront plus résilientes et davantage à même de s’emparer des opportunités à venir. Cette nouvelle façon de repenser le contrôle ne laissera pas les choses échapper à tout contrôle, mais elle permettra d’en tirer le meilleur.