Soirée, séminaire, team building… : comment les maintenir avec le Covid
On pourrait croire que les événements internes ne constituent pas une priorité pour les entreprises, qui doivent actuellement se mobiliser sur pléthore de sujets stratégiques, dont la relance économique. "Les collaborateurs ont besoin de ces moments collectifs et festifs. La question n'est pas de savoir si les entreprises veulent les organiser mais plutôt comment elles peuvent le faire tout en respectant les contraintes sanitaires", corrige Patrick Bois. Pour le fondateur du cabinet Albus Conseil, les événements d'entreprise sont d'autant plus importants que l'engagement des collaborateurs a été mis à mal pendant le confinement. "Le risque serait de se replier sur l'hyper-rationnel et d'oublier que ces moments d'humanité constituent des nécessités vitales pour l'entreprise, qui a un rôle social", ajoute-t-il. "Nous considérons les événements comme une excellente opportunité d'engager nos collaborateurs, de créer du lien avec eux, de favoriser leur sentiment d'appartenance à l'entreprise", explique Benjamin Cluzel, directeur communication et engagement chez AXA France.
Faire respecter les gestes barrières
Ces rassemblements d'entreprise peuvent se dérouler dans le respect des gestes barrières. L'agence Com2Gever, spécialisée dans l'organisation de team building, assure que c'est le cas de 80% de ses activités. Le choix du lieu y est pour beaucoup. Les parcs d'attraction, par exemple, permettent des activités de plein air. Le Parc Astérix, qui avait pour habitude de recevoir des entreprises lors de séminaires ou de conventions, continue son activité évènementielle. "Ces dernières semaines, nous avons reçu des écoles, mais aussi des entreprises, dont les événements se sont adaptés au protocole sanitaire en vigueur", explique Marion Lardic, en charge de la communication.
"Même si ces moments collectifs sont moins qualitatifs que les précédents, les équipes savent être indulgentes"
Reste que les employeurs ont une obligation de santé et de sécurité envers leurs salariés. C'est la raison pour laquelle autant de précautions sont prises lorsque des événements menés en interne. Chez Total par exemple, l'organisation de séminaires, de soirées et de team building est régi par des conditions strictes, dictées par le gouvernement et appliquées à la lettre. "Il est demandé que les événements de convivialité et de célébration soient organisés en interne seulement en respectant les gestes barrières tels que définis par les réglementations locales, que le nombre de participants soit limité à la moitié de la capacité d'accueil des salles, que les repas soient pris assis et servis, en respectant la distance d'au moins 1 mètre entre les convives et un maximum de 6 personnes par table", indique le groupe. Des consignes à contre-courant de l'esprit festif qui caractérise les événements d'entreprise ? "Les collaborateurs connaissent les contraintes inhérentes à l'organisation d'événements internes. Même si ces moments collectifs sont moins qualitatifs que les précédents, les équipes sauront être indulgentes. L'effet escompté – réunir les salariés à l'occasion d'un moment convivial – sera quand même atteint", rassure Patrick Bois.
Le digital à la rescousse
Pour favoriser l'engagement de leurs collaborateurs sans mettre leur santé en péril, la majorité des entreprises basculent toutefois leurs événements en ligne. Intégration de nouvelles recrues, promotions internes, pots de départ à la retraite, séminaire incentives, afterwork, team building... C'est par écrans interposés que les collectifs de travail se réunissent et célèbrent leurs succès à l'heure du Covid-19.
Podcast, JT participatif... Certaines entreprises s'essayent à d'autres formats
"Plutôt que d'organiser nos événements de manière physique, nous misons sur le digital. Nous créons de nouveaux formats que nous voulons le plus dynamique possible. Nous avons notamment lancé des podcasts au cours desquels notre direction générale ou nos managers prennent la parole. Nous constatons que la voix nous permet de véhiculer un message tout en créant un lien de proximité avec les auditeurs", indique Benjamin Cluzel. Dans la même veine, le groupe spécialisé dans les assurances enregistre un journal télévisé en interne : munis de leur smartphone, plusieurs intervenants filment leur témoignage ou leur partage de bonnes pratiques. "Pour casser la froideur qu'induisent les échanges par écrans interposés, nous avons changé la tonalité de nos prises de paroles. Elles sont à la fois plus légères et plus sincères", assure Benjamin Cluzel.
Une bonne dose de créativité
Pour continuer d'offrir des moments festifs à leurs salariés, les entreprises doivent créer de nouvelles formes d'interaction entre les équipes disloquées. "Nous essayons de faire preuve de créativité pour rendre ce nouveau quotidien plus humain pour nos collaborateurs. Pour qu'ils expriment leur talent artistique et qu'ils se sentent épanouis dans leur poste, nous avons construit une chorale virtuelle, avec des outils dédiés, qui a réuni une vingtaine de participants online", illustre Benjamin Cluzel. Si le digital constitue une option intéressante, il a toutefois ses limites. "Tous les sujets ne peuvent pas être abordés à distance. Une entreprise souhaitant sensibiliser ses managers aux risques psycho-sociaux n'a pas d'autre choix que de l'organiser de manière physique. C'est la même chose lorsqu'il s'agit de réunir une équipe pour résoudre des conflits. D'une manière générale, les événements digitaux ne sont pas aussi efficaces que les événements physiques pour développer des synergies au sein d'une équipe", rappelle Patrick Bois. En misant sur le 100% digital, les entreprises risquent, par ailleurs, d'écarter leurs collaborateurs les plus fragiles. "De cette manière, les entreprises isolent davantage les salariés qui avaient jusqu'ici des difficultés à s'intégrer", conclut-il.