L'organisation "Remote first" : la clé du télétravail productif et confortable

Penser "Remote first" et offrir ainsi un environnement de travail confortable et efficace pour tous, au bureau comme en télétravail : est-ce une priorité pour les entreprises suite à la crise sanitaire engendrée par le Covid ?

Quand le Coronavirus bouleverse nos habitudes de travail

Travailler à distance n’a rien de nouveau. Les organisations n’ont pas attendu le digital pour collaborer depuis différents sites. Les entreprises ont toujours eu la nécessité d’être mobiles, ne serait-ce que pour rencontrer leurs clients. Poste pneumatique, télégramme, téléphone, courrier, les moyens de communication n’ont jamais cessé d’évoluer pour répondre à ce besoin. Évidemment, Internet a facilité les choses et les usages. Il est devenu beaucoup plus simple, confortable et efficace de travailler à distance que dans le passé. Aujourd’hui, c’est plus simple que jamais : les technologies digitales permettent à l’information de circuler en instantané. Vous pouvez voir, entendre, partager, co-rédiger un même document au même moment et à distance.

Et pourtant, en 2019, malgré ces évolutions et la loi sur le télétravail, les entreprises restent très attachées à voir et avoir leurs collaborateurs sur site en permanence. "On travaille tellement mieux en présentiel" entend-on souvent. Comme tous les changements, ça prend du temps.

Début 2020, la société et l’économie s’inclinent devant la déferlante coronavirus. Elle s’isole, se calfeutre, se terre. Et puis, petit à petit, voyant les semaines passer et l’horizon rester chargé, tente de maintenir un semblant de vie… de loin.

Travailler à distance n’est plus une option, c’est une nécessité.

Quand certains secteurs ont été pris de plein fouet, contraints, du jour au lendemain, de tout fermer, tout arrêter, sans solution immédiate pour maintenir un soupçon d’activité, d’autres, plus avancés dans leur transformation digitale, adaptent leur organisation, accélèrent leur transition. Les derniers, digital natives, ou simplement "remote first" mettront plusieurs semaines à voir un impact sur leur activité : il faudra que l’enchaînement des journées d’isolement et d’enfermement commencent à toucher le moral de leurs troupes.

Mais alors, quel est leur secret ? Comment ont-ils fait ?

Leur organisation était déjà prête : les femmes et hommes étaient prêts, les outils, les modes de management et de communication en place. Capitalisant sur la richesse des technologies digitales, ils ont su transformer leur organisation pour en faire une organisation “remote first”.

Une organisation “remote first”, qu’est-ce que c’est ?

L’expression “Remote first” , contrairement aux idées reçues, ne promeut pas le “tout à distance”. Il s’agit de construire son organisation pour le distanciel comme le présentiel, efficace à tous les degrés entre les deux, pour une organisation flexible et adaptable. Il s’agit de la concevoir en partant de l’environnement le plus contraignant, à savoir le distanciel, pour ensuite l’étendre et l’adapter au présentiel.

Il reprend le même principe que le “mobile first”, qui vous semblera sans doute plus concret. Pour élaborer des écrans de site web offrant une expérience utilisateur de qualité, il est plus facile :

d’imaginer en premier lieu les pages mobiles, qui subissent le plus de contraintes (notamment du fait du petit espace disponible),
pour l’adapter ensuite aux tablettes et ordinateurs,

afin que le parcours soit bien conçu pour tous.

Des écrans créés pour pc et adaptés pour mobile sont souvent de bien moins bonne qualité.

Une organisation “remote first”, c’est donc :

une organisation pensée pour travailler à distance d’abord et en présentiel ensuite afin d’être efficace et confortable pour tous, quel que soit son lieu de travail.
une organisation qui adresse les opportunités et les risques du travail à distance comme en présentiel et qui les transforme en opportunités.

"Remote first", l’avenir de toutes les organisations

Il y a quelques mois, beaucoup louaient les avantages du télétravail et l’efficacité dont ils pouvaient faire preuve à distance ou rêvaient que l’entreprise devienne plus flexible et leur autorise de travailler de chez eux. Aujourd’hui, les mêmes vantent les mérites de voir leurs collègues et revendiquent une meilleure communication (notamment grâce au non verbal) en face à face et rêvent de retourner au bureau.

Sans doute y a-t-il des solutions de chaque côté, pour mieux communiquer à distance, être individuellement plus performant au bureau. Et si les entreprises capitalisaient sur les atouts de chacun et optaient pour une organisation hybride ?

Ni tous en télétravail, ni tous en présentiel, le paradigme "À distance d’abord” s’adapte à toutes les organisations et, idéalement, à une solution hybride : une solution qui permette à chacun, dirigeant, manager, collaborateur, de trouver un équilibre entre sa vie professionnelle et personnelle, son temps de trajet, sa vie sociale au travail, son efficacité personnelle et collective.

Comment devenir une organisation “remote first” ?

Les clés du succès d’une organisation, c’est de prendre en compte tous les paramètres d’une organisation à distance réussie. Trois aspects sont essentiels : de bon outils et process, une bonne organisation et un bon management :

Les outils

Vos choix technologiques sont absolument décisifs dans la qualité de votre organisation et doivent être adaptés aux spécificités de votre entreprise. Il est indispensable de s’équiper de bons outils pour :

communiquer de manière asynchrone
communiquer de manière synchrone
partager la connaissance
gérer les tâches et suivre l’avancement

Il vous faudra également vous assurer que les équipements de vos collaborateurs sont performants (pc, mobile, tablette, connexion internet, etc.)

La méthode

On ne travaille pas à distance comme on travaille en présentiel, il est donc indispensable de revoir ses méthodes de travail et de management :

Organiser le travail
Organiser l’accès à la connaissance
Organiser les rituels d’équipe
Tenir compte des contraintes telles que les fuseaux horaires
Suivre les indicateurs de performance et de bonne santé des équipes

Les Hommes

L’aspect le plus complexe de toute transformation est toujours humain, il n’est donc surtout à ne pas négliger d’embarquer chaque collaborateur :

Donner de la visibilité et partager votre vision
Vous assurer que chacun a les clés de son environnement de travail et s’y repère
Former au travail à distance

Puis de les accompagner au quotidien :

Mettre en place un management de proximité
Manager aux résultats
Entretenir l’esprit d’équipe
Faire confiance

Le "remote first" pour tous, vraiment ?

Tous, oui… tous ceux dont les métiers sont éligibles bien entendu !

Vous en doutez ? Même si vous n’attendez qu’une chose, que la crise actuelle s’estompe pour repasser votre organisation en présentiel à 100%, pensez aux crises qui viendront : tempête, inondation, pandémie, tremblement de terre. La nature est reine. Si une catastrophe empêche vos collaborateurs de se déplacer, du jour au lendemain, par décision gouvernementale ou impossibilité physique, vous, vos équipes, votre organisation, serez préparés et vous ne vivrez pas à nouveau les semaines difficiles de début 2020. De manière moins exceptionnelle, si votre collaborateur est bloqué chez lui pour des raisons plus personnelles comme un enfant malade, vous laisser l’opportunité, à vous comme à lui, de traiter les sujets urgents, est précieux.

Et pour les plus optimistes, les avantages d’une organisation "remote first", c’est aussi :

La flexibilité qui permet à vos équipes de pouvoir travailler ensemble et individuellement de n’importe où ;
L’efficacité de vos équipes qui ont accès à l’ensemble de leur environnement de travail en un clic depuis n’importe quel support ;
L’acquisition et rétention des talents : la localisation de vos collaborateurs n’est plus un élément déterminant, le fuseau horaire et la langue suffisent, vous pouvez vous concentrer sur leurs talents et avoir accès à des profils que vous n’auriez pas osé considérer jusque-là ;
La facilité à gérer un surplus d’activité : vous n’avez pas forcément besoin d’un bureau pour tout le monde 24/24 7/7, grossir vite vos effectifs devient beaucoup plus aisé ;
Des charges immobilières réduites : réduire l’espace de travail individuel et agrandir l’espace dédié aux réunions et travaux d’équipes, probablement réduire la surface totale dans l’absolu.